CRM implementation timeline: a roadmap to finish in <6 weeks

"Die Implementierung eines neuen CRM sollte nicht länger als ein paar Wochen dauern."

Nick Persico, Verkaufsleiter bei Close

Klingt verrückt? Nick hat im Laufe der Jahre Hunderten von Vertriebsteams geholfen, ein neues CRM einzuführen (er weiß also, wovon er spricht).

Auch wenn Ihr Zeitplan für die CRM-Implementierung derzeit eher in Monaten oder Quartalen als in Wochen strukturiert ist, werden wir Ihnen genau zeigen, wie Sie diesen Prozess so gestalten können, dass er nicht den Rest Ihrer Karriere in Anspruch nimmt.

Lassen Sie uns diskutieren:

• Zeitplan für die CRM-Einführung: ein zielorientierter Prozess, der Ihnen Zeit spart
• CRM-Implementierungsfahrplan-Vorlage

Zeitplan für die CRM-Einführung: ein zielorientierter Prozess, der Ihnen Zeit spart

Wenn Sie Ihre CRM-Implementierung auf wenige Wochen verkürzen wollen, müssen Sie sich strukturierte Ziele setzen und diese erreichen.

"Beginnen Sie mit einem zielorientierten Ansatz", sagt Nick. "Wählen Sie eine Lösung und einen Weg, der innerhalb weniger Wochen zum Einsatz kommt."

Sie fragen sich, wie Sie anfangen sollen? Hier ist ein zielorientierter Zeitplan für die CRM-Implementierung, der Ihnen hilft, Ihren Prozess zu vereinfachen und Ihr neues CRM in wenigen Wochen in Betrieb zu nehmen.

Denken Sie daran, dass viele der Schritte, die mit den einzelnen Zielen verbunden sind, gemeinsam ausgeführt werden können. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um diese Schritte schneller abzuschließen, und Sie werden im Handumdrehen ein neues CRM ausgewählt und implementiert haben.

Ziel 1: Bereiten Sie Ihre Daten vor

1 WOCHE: Es ist vielleicht kein sexy Ziel, mit dem man beginnt, und aus diesem Grund wird die Datenbereinigung normalerweise an das Ende des Prozesses verschoben. Aber wenn Sie mit der Datenbereinigung bis zur letzten Minute warten, verursachen Sie unnötige Reibungsverluste für alle Beteiligten (und verschwenden am Ende einen Haufen Geld, den Sie durch die Übertragung sauberer Daten hätten sparen können).

Wenn Sie dies zuerst tun, sind Sie besser auf eine schnelle Übertragung vorbereitet.

Nick erklärt, warum das so wichtig ist: "Das ist es, was die Leute wochenlang ohne Ergebnisse festhält: Die Daten waren schon bei der Eingabe unordentlich, und als sie sie in das neue System importierten, wurden sie noch unordentlicher. Dann müssen sie wochenlang mühsam aufräumen."

"Ich würde mich auf den Datenteil konzentrieren und mich dann um das CRM kümmern, wenn Sie ein sauberes Datenmodell haben, das Sie importieren können.

Bereinigen Sie also zunächst Ihre Daten, indem Sie:

• Eliminieren oder Zusammenführen von doppelten Daten
• Verstehen der Datenformate, die Sie in einem neuen System benötigen (z. B. benutzerdefinierte Felder)
• Bereinigung des Prozesses für den Import von Daten aus anderen Systemen in Ihr aktuelles CRM

Ziel 2: Den aktuellen Herausforderungen auf den Grund gehen

1-2 WOCHEN: Es ist an der Zeit, eine klare Antwort auf die Frage "Warum suchen Sie ein neues CRM?" zu geben.

Wenn Sie sich mit einem neuen CRM befassen, wissen Sie, dass es Probleme gibt. Jetzt ist es an der Zeit, diese Probleme zum Nutzen Ihres Teams und anderer Entscheidungsträger klar zu definieren.

Stellen Sie sich (und Ihrem Team) einige Fragen, die Sie sich stellen sollten:

• Welches sind die wichtigsten Herausforderungen, die wir lösen müssen?
• Wie wirken sich diese Herausforderungen auf unsere wichtigsten KPIs aus(Erreichen der Verkaufsquote, Outreach-Metriken, Umsatz)?
• Steckt hinter dieser Herausforderung ein tieferes Problem?
• Was erwarten wir konkret von einem neuen CRM, um diese Herausforderungen zu bewältigen?

Das Verstehen und Dokumentieren der Probleme, mit denen Sie derzeit konfrontiert sind, gibt Ihrer CRM-Suche eine Richtung vor und ist eine gute Grundlage, um Genehmigungen zu erhalten.

Ziel 3: Erstellung einer Liste von "Must-have"-Funktionen und -Integrationen

1-2 WOCHEN: Während Sie die wichtigsten Herausforderungen definieren, die es zu lösen gilt, werden Sie wahrscheinlich beginnen, eine Liste der wesentlichen Funktionen zu erstellen, die Ihr neues CRM haben muss.

Lassen Sie uns eine saubere, klar definierte Liste erstellen, auf der Sie aufbauen können.

Betrachten Sie Ihr CRM als das Tool, das zum Einsatz kommt, wenn Ihr Vertriebsteam mit einem warmen Lead arbeitet, also mit jemandem, der einen bestimmten Meilenstein erreicht hat, der eine direkte Interaktion mit einem Mitarbeiter Ihres Vertriebsteams erfordert.

Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie nach einem CRM suchen, das sich gut in Ihr bestehendes Lead-Generierungssystem integrieren lässt, aber nicht versucht, zwei Herren zu dienen: Ein CRM, das gleichzeitig als Tool zur Lead-Generierung dient, ist selten ein CRM, das für Ihr Vertriebsteam benutzerfreundlich ist und den Abschluss von Geschäften behindern kann.

Um eine Liste der wichtigsten CRM-Funktionen und -Integrationen zu erstellen, analysieren Sie zunächst, wofür Ihr Team das CRM derzeit nutzt. Welche Funktionen sind Teil ihrer täglichen Routine?

Analysieren Sie als nächstes Ihren Vertriebsprozess. Wo passt das CRM in diesen Prozess? Welche Funktionen werden den Prozess für Ihr Team vereinfachen?

Schließlich sollten Sie auch als Vertriebsmitarbeiter Zeit im CRM verbringen, um aus erster Hand zu erfahren, was im aktuellen System funktioniert und was nicht.

Reduzieren Sie die Liste der wesentlichen Funktionen auf diejenigen, die wirklich notwendig sind, damit Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit in möglichst kurzer Zeit erledigen können.

Ziel 4: Wählen Sie Ihr neues CRM

2-3 WOCHEN: Sie wollen die richtige Entscheidung für Ihr Team treffen, aber Sie wollen diesen Teil des CRM-Implementierungsplans nicht zu lange hinauszögern.

Beginnen Sie damit, sich eine Frist für Ihre Entscheidung zu setzen. Nehmen Sie den Druck von sich, indem Sie sich bewusst machen, dass es sich nicht um eine Entscheidung handelt, mit der Sie für den Rest Ihres Lebens leben müssen.

"Dies ist keine isolierte Entscheidung, mit der Sie auf Jahre und Jahrzehnte hinaus leben müssen", erklärt Nick Persico. "Es gibt CRMs für verschiedene Unternehmensphasen, und die Branche insgesamt ist besser geworden, wenn es darum geht, Ihre Daten ohne große Reibungsverluste in andere Systeme zu exportieren.

Betrachten Sie dies also nicht als etwas, mit dem Sie die nächsten 10 Jahre leben müssen.

Wenn Sie einige der Top-CRMs ausgewählt haben, die auf Ihre Liste der "Must-haves" passen, sollten Sie verschiedene Tools ausprobieren und kostenlose Testversionen testen. Wenn möglich, führen Sie einige dieser Tests mit Ihren Mitarbeitern durch, um zu sehen, wie sie das neue Tool finden. Vergleichen Sie CRMs und schauen Sie auf Software-Bewertungsportalen wie G2, Capterra oder SoftwareAdvice nach, was aktuelle Benutzer denken.

Pro-Tipp: Möchten Sie ein CRM für den Vertriebsinnendienst testen, das speziell für Vertriebsteams mit hoher Geschwindigkeit entwickelt wurde? Ihre kostenlose 14-tägige Testversion von Close wartet schon auf Sie (wir fragen Sie nicht einmal nach Ihrer Kreditkarte)!

Bedenken Sie auch, dass ein All-in-One-Tool nicht unbedingt die beste Lösung ist. Unabhängig davon, ob Sie eine eher branchenspezifische Option bevorzugen, die bereits für Ihre Bedürfnisse eingerichtet ist, oder eine leere Leinwand, die Sie von Grund auf anpassen können, sollten Sie sich über die Tools von Drittanbietern informieren, die sich gut integrieren lassen und die CRM-Erfahrung so optimieren können, dass sie genau Ihren Anforderungen entspricht.

Ziel 5: Genehmigung für den Kauf einholen

1 WOCHE: Der Zeitplan für die CRM-Einführung kann in diesem Stadium leicht ins Stocken geraten. Auch wenn es nicht in Ihrer Macht steht, den Genehmigungsprozess zu beschleunigen, können Sie Ihr Bestes tun, um ihn zu straffen, bevor Sie Ihre Entscheidung zur Genehmigung vorlegen.

Das Wichtigste dabei ist, dass Sie genau wissen, wie das Genehmigungsverfahren in Ihrem Unternehmen funktioniert. Informieren Sie sich im Voraus darüber, wer beteiligt werden muss und wie diese Personen über die Anschaffung neuer Software entscheiden wollen.

Bevor Sie dies den Entscheidungsträgern im Unternehmen vortragen, sollten Sie sich vergewissern:

• Eine kurze Zusammenfassung
• Alle erforderlichen Unterlagen
• Technische Anforderungen und Informationen für das Ingenieurteam
• Detaillierte Ziele und Metriken
• Dokumentation über bekannte Probleme
• Vollständige Risikobewertung
• Voraussichtlicher Haushalt

Vergessen Sie nicht, auch Ihr Vertriebsteam zu überzeugen, wenn Sie die Zustimmung der Vorgesetzten einholen. Konzentrieren Sie sich auf die Produktivität Ihrer Mitarbeiter: Machen Sie ihnen klar, wie diese Änderung ihnen helfen wird, ihre Arbeit besser zu machen.

Ziel 6: Die Einrichtung des Systems abschließen

1-3 WOCHEN: Wenn Sie das erste Ziel in diesem CRM-Implementierungsfahrplan erreicht haben, sind Ihre Daten bereits bereinigt und bereit für den Export in ein neues System.

Jetzt, wo der Kauf abgeschlossen ist, werden Sie die Früchte dieser frühen Vorbereitungsarbeit ernten. Sie sparen nicht nur Zeit bei der Migration von Daten in das neue CRM-System - jeschneller Sie in das neue System wechseln, desto weniger Zeit müssen Sie für zwei CRM-Systeme aufwenden, wodurch Sie leicht Tausende von Euro sparen könnten.

Führen Sie die folgenden drei Schritte aus, um Ihr System einzurichten:

• Konfigurieren Sie Ihr CRM: Passen Sie Ihre Vertriebspipeline, Lead-Seiten und benutzerdefinierten Felder an und importieren Sie alle E-Mail-Vorlagen und -Sequenzen, die Sie eingerichtet haben.
• Migrieren Sie Ihre Daten: Importieren Sie Kunden- und Lead-Daten und testen Sie, ob die Daten korrekt eingerichtet sind.
• Benutzer importieren: Richten Sie Ihr Vertriebsteam im neuen System ein und vergewissern Sie sich, dass es über die richtigen Benutzerrechte, E-Mail-Einstellungen und Telefonnummern verfügt.
• Integrieren Sie den Rest Ihres Vertriebsstacks: Richten Sie zusammen mit Ihrem Betriebs-, Marketing- und Technikteam APIs, Zapier-Integrationen oder native Integrationen für den Rest Ihres Vertriebs- und Marketing-Technologiestacks ein.

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Ziel 7: Ihr Team auf das neue CRM schulen

1 WOCHE: Jetzt, wo alles eingerichtet ist, müssen Sie als Vertriebsleiter dafür sorgen, dass die Akzeptanz und Nutzung durch Ihr Team hoch ist.

Der beste Weg, Ihr Team in Schwung zu bringen, besteht darin, dafür zu sorgen, dass die erste Interaktion mit dem neuen CRM-System unendlich viel reibungsloser verläuft als mit dem bisherigen System.

Nick Persico erklärt es folgendermaßen:

"Wir haben festgestellt, dass es bei der Umstellung eines Unternehmens auf ein neues CRM vor allem auf den ersten Moment ankommt, wenn sich der Vertriebsmitarbeiter anmeldet, seine Konten, seine vergangenen Aktivitäten und seine Aufgaben sieht und sofort loslegen kann. Das ist es, worauf sie reagieren. Der Wert schlägt zu, wenn er sieht, dass seine Daten und seine Aktivitäten im neuen CRM besser dargestellt werden und er dadurch produktiver arbeiten kann."

Nutzen Sie alle vom neuen CRM-Anbieter angebotenen Schulungen. Suchen Sie auch nach Video-Tutorials von aktuellen Nutzern und stellen Sie die besten Schulungsmaterialien für Ihre Mitarbeiter zusammen, damit sie das neue System schnell erlernen können.

Ziel 8: Abschluss der Umstellung auf das neue System

<1 WEEK: This final goal of your CRM implementation timeline will take you over the finish line and push your project completion to 100%.

Es ist an der Zeit, die letzten Aufgaben in Ihrem Projektplan abzuhaken:

• Überprüfen Sie, ob alle Ihre CRM-Daten aus dem alten System übernommen wurden.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr gesamtes Team mit dem neuen System vertraut ist.
• Löschen Sie das alte CRM und seine Daten so schnell wie möglich und erhöhen Sie die Compliance mit den geltenden Datenvorschriften.
• Kündigen Sie Ihr Abonnement für das alte System, und verabschieden Sie sich von den zusätzlichen Kosten für ein System, das Sie nicht nutzen!

Sobald diese letzten Aufgaben erledigt sind, haben Sie Ihr neues CRM erfolgreich implementiert!

CRM-Implementierungsfahrplan-Vorlage

Suchen Sie eine Vorlage für eine Roadmap, die Sie durchstreichen und verwenden können, um Ihre Fortschritte zu verfolgen? Hier ist unsere CRM-Implementierungs-Roadmap-Vorlage, die Sie verwenden können.

Denken Sie daran: Die meisten der Aufgaben, die zu den Meilensteinen Ihrer CRM-Implementierung führen, können parallel erledigt werden. Verwenden Sie diese Vorlage als Leitfaden, um sich einen Überblick über das Projekt als Ganzes zu verschaffen, und gehen Sie dann der Frage nach, was gleichzeitig erledigt werden kann, und delegieren Sie, was immer Sie können, um das Projekt schneller voranzubringen.

Beginnen Sie Ihre Reise mit einer vollständigen CRM-Implementierungs-Roadmap

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Reise ist die Verwendung einer guten Karte.

Bei den oben genannten Schritten handelt es sich um Tipps, die wir durch die Unterstützung von Tausenden von Start-ups und KMUs bei der Implementierung eines neuen CRM und der Skalierung ihrer Unternehmen gelernt haben.

Diese proprietäre Roadmap steht Ihnen zur Verfügung und hilft Ihnen garantiert, von Punkt A (Ihrem aktuellen CRM) zu Punkt B (einem brandneuen CRM) mit so wenig Reibungsverlusten wie möglich zu gelangen.

Aber woher wissen Sie nach der Einführung eines neuen CRM, ob Sie die richtige Entscheidung getroffen haben? Springen Sie zu Kapitel 4, um die Erfolgsfaktoren für ein CRM-Einführungsprojekt zu erfahren. →‍