Der einzige CRM-Implementierungsplan, den Sie jemals brauchen werden

Sie haben das perfekte CRM für Ihr Team ausgewählt. Sie haben Ihre Genehmigungen erhalten. Der Vertrag ist unterzeichnet.

Jetzt ist es an der Zeit, einen Plan für die CRM-Implementierung aufzustellen.

Die Auswahl der richtigen CRM-Software mag wie eine monumentale Aufgabe erscheinen, aber das ist nur der Anfang dieses Projekts.

Jetzt müssen Sie Ihr Team über die Ziellinie bringen und mit dem neuen CRM beginnen!

Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter das neue CRM effektiv nutzen? Wie können Sie eine CRM-Implementierungsstrategie aufstellen, bei der keine Zeit verloren geht und keine wichtigen Daten verloren gehen? Wie richten Sie Ihr CRM für den Erfolg ein?

In diesem Kapitel werden wir sehen:

• CRM-Implementierungsplan: eine Strategie, die Sie bis zur Ziellinie führt
• CRM-Implementierungsprojektplan-Vorlagen

Am Ende dieses Kapitels werden Sie einen klaren Plan haben, wie Sie Ihr Team an das neue CRM heranführen und den Fortschritt Ihrer Implementierung von Anfang bis Ende verfolgen können.

CRM-Implementierungsplan: eine Strategie, die Sie bis zur Ziellinie führt

Diese CRM-Implementierungsstrategie ist mehr als nur die Migration all Ihrer Daten und die Zuweisung einiger Aufgaben an Ihre Mitarbeiter. Sie müssen einen Plan mit überschaubaren Schritten aufstellen, der Sie vom Kauf bis zur vollen Nutzung Ihres neuen CRM führt.

Wir werden Ihnen jetzt eine spezielle Strategie vorstellen, die den Erfolg Ihres neuen CRM garantiert, indem Sie es vom ersten Tag an richtig einrichten.

1. Bereinigen Sie Ihre aktuellen Kundendaten

Seien wir ehrlich: Ihre Kunden- und Lead-Daten sind wahrscheinlich ein einziges Chaos.

Unabhängig davon, ob Ihre Daten in einem Tabellenkalkulations-CRM oder in einer speziellen CRM-Software gespeichert sind, kann es leicht zu einem Durcheinander von veralteten Kundeninformationen, längst verlorenen Leads und Opportunities kommen, die die Anrufe Ihres Teams nicht mehr entgegennehmen (obwohl sie gesagt haben, dass sie in sechs Monaten nachfassen sollen).

Jetzt, wo Sie auf ein neues CRM-System migrieren, ist es an der Zeit, die Daten zu bereinigen. Wenn Sie dies tun, bevor Sie die Daten migrieren, sparen Sie während des Migrationsprozesses Zeit und Geld. Außerdem beginnen Ihre Mitarbeiter ihr neues CRM-Abenteuer in einem System, das blitzsauber ist und nur relevante, aktualisierte Informationen enthält.

Trennen Sie Ihre Daten in diese 4 Abschnitte:

1. Aktive Angebote
2. Abgelaufene Opportunities
3. Aktive Kunden
4. Abgewanderte Kunden

Bereinigen Sie nun die Daten in jedem Abschnitt.

Aktive Möglichkeiten:

• Auf Duplikate prüfen und diese zusammenführen
• Aktualisieren Sie das Geschäftsstadium, den geschätzten Wert und das Abschlussdatum sowie die Kontaktinformationen.
• Finden Sie aktive Projekte, die deutlich länger in Ihrer Pipeline sind als Ihr durchschnittlicher Verkaufszyklus, und verschieben Sie sie in abgelaufene Projekte.

Abgelaufene Gelegenheiten:

• Löschen Sie Angebote, zu denen mehr als 6 Monate bis ein Jahr kein Kontakt besteht.
• Duplikate löschen

Aktive Kunden:

• Stellen Sie sicher, dass alle Informationen auf dem neuesten Stand sind
• Duplikate löschen

Abgewanderte Kunden:

• Löschen Sie Geschäfte, die vor mehr als einem Jahr abgeschlossen wurden und seither nicht mehr kontaktiert worden sind

Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um diese Aufgabe weniger entmutigend zu gestalten. Lassen Sie Ihre Vertreter alle ihnen zugewiesenen Leads in diese 4 Kategorien einteilen und arbeiten Sie dann mit ihnen zusammen, um jeden Abschnitt zu bereinigen.

2. Stellen Sie sicher, dass Sie einen gut definierten Verkaufsprozess haben

Ein CRM soll im Rahmen Ihres eigenen Vertriebsprozesses funktionieren. Wenn Sie keinen effektiven Vertriebsprozess für Ihr Team eingerichtet haben, wird ein neues CRM nicht dazu beitragen, dass es besser läuft als bisher.

Stellen Sie sich das so vor: Sie versuchen, ein Haus zu bauen. Ihr Vertriebsprozess ist das Fundament. Ihr CRM ist der Werkzeugkasten. Mit diesen beiden wesentlichen Bestandteilen können Sie ein solides Haus bauen, das den Test der Zeit bestehen wird.

Nehmen Sie sich also etwas Zeit, um Ihren Verkaufsprozess zu analysieren. Schauen Sie sich Ihre Pipeline-Phasen und deren Umwandlungsraten an. Sprechen Sie mit Ihrem Team darüber, was funktioniert und was nicht.

Nutzen Sie diese Zeit, um Ihren Vertriebsprozess zum Glänzen zu bringen. Dann haben Sie etwas Schönes und Sauberes, das Sie in Ihr neues CRM implementieren können.

3. Richten Sie Schulungen für Ihr Team ein

Kein CRM-Implementierungsmodell wäre ohne Teamtraining vollständig.

Hoffentlich verwenden Sie bereits eine kostenlose Testversion Ihrer neuen CRM-Software. Wenn ja, fangen Sie so bald wie möglich damit an, den Rest Ihres Teams in das System zu integrieren. Wenn möglich, importieren Sie ein paar aktive Leads und lassen Sie Ihre Mitarbeiter mit dem neuen System spielen, um Geschäfte zu verfolgen, Anrufe zu tätigen, E-Mails zu versenden und vieles mehr.

Wenn Ihr neues CRM-System eine Teamschulung anbietet, sollten Sie diese in Anspruch nehmen. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob er bereit wäre, mit Ihrem Team eine kurze Demo der wichtigsten Funktionen des Systems durchzugehen.

CloseWussten Sie schon...
‍UnserVertriebsteam bietet wöchentlich ein Webinar für neue Benutzer an, in dem die wichtigsten Funktionen sowie nützliche Tipps und Tricks für die Einrichtung Ihres CRM und den Abschluss von Geschäften vorgestellt werden. Informieren Sie sich über kommende Webinare und melden Sie sich hier an.

Finden Sie Schulungsinhalte, die Ihr Team in seiner Freizeit konsumieren kann, z. B. Schulungsvideos vom CRM selbst (z. B. auf dem YouTube-KanalClose ) oder von seinen aktuellen Nutzern.

Kuratieren Sie diese Inhalte und senden Sie die besten Stücke an Ihr Team, damit es sich mit dem neuen System vertraut machen kann.

4. Beginnen Sie mit der Migration einer kleinen Menge von Daten

Wenn es an der Zeit ist, mit der Migration Ihrer Daten zu beginnen, sind Sie wahrscheinlich gleichermaßen aufgeregt und verängstigt. Auch wenn dies bedeutet, dass Sie Ihr neues CRM-System nun wirklich nutzen können, ist die Datenmigration immer ein wenig beängstigend, weil Sie keine der wertvollen Daten verlieren wollen.

Wenn Ihre neue CRM-Software Datenmigration anbietet, ist das fantastisch! Das bedeutet, dass sie Profis darin sind, und Sie können sich weniger Sorgen machen.

Wenn Sie die Datenmigration selbst durchführen müssen, versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu übertragen. Nehmen Sie stattdessen eine kleine Menge Ihrer Lead-Daten und versuchen Sie, diese zuerst zu übertragen.

Erinnern Sie sich an die 4 Lead-Kategorien, die Sie in Schritt 1 erstellt haben? Beginnen Sie bei Ihrem ersten Versuch der Datenmigration mit einer der weniger wertvollen Kategorien, wie z. B. abgelaufene Opportunities. Nehmen Sie einen kleinen Teil dieser Kategorie und übertragen Sie diesen zuerst, um sicherzustellen, dass alles richtig funktioniert.

5. Einrichten von Anpassungen innerhalb Ihres CRM

Ihr neues CRM ist ein unbeschriebenes Blatt: Es liegt an Ihnen, es mit Ihrem einzigartigen Vertriebsprozess und Ihrer Teamstruktur zu füllen.

Im Allgemeinen werden Sie diese Aspekte des CRM wahrscheinlich anpassen können:

• Pipeline-Stufen: Ihr CRM verfügt möglicherweise über Standard-Pipelinestufen für einen grundlegenden Verkaufsprozess, aber es liegt an Ihnen, diese an den Verkaufsprozess anzupassen, den Ihr Team tagtäglich verwendet.
• Benutzerberechtigungen: Richten Sie Ihre Benutzerberechtigungen wie Ihre Teamstruktur ein. Direktoren und Manager sollten einen Admin-Zugang erhalten, während einzelne Mitarbeiter wie SDRs und AEs eine niedrigere Stufe von Berechtigungen in der App haben können. Mit den richtigen Benutzerberechtigungen stellen Sie sicher, dass nur die richtigen Personen wichtige Daten löschen oder Kontoeinstellungen ändern können.
• E-Mail-Vorlagen: Wenn Ihr Team Warm- oder Kalt-E-Mail-Vorlagen verwendet, ist es jetzt an der Zeit, diese in Ihrem neuen CRM einzurichten.
• Verkaufssequenzen: E-Mail-, SMS- oder Anrufsequenzen, die Ihre Mitarbeiter regelmäßig verwenden, sollten zum neuen CRM hinzugefügt werden.
• Listen mit Leads: Die Art und Weise, wie Sie Ihre Leads in Listen aufteilen, ist einzigartig für Ihr Unternehmen, Ihr Team und Ihren Prozess. Richten Sie diese Lead-Listen in Ihrem neuen CRM ein, damit Ihre Mitarbeiter genau wissen, wo sie nach wichtigen Informationen suchen müssen.
• Maßgeschneiderte Lead-Daten: Voreingestellte Datenfelder reichen normalerweise nicht aus. Richten Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Felder für Opportunities, Leads und Kontakte ein.
• Berichte oder Dashboard-Ansichten: Bei den meisten CRMs können Sie die Anzeige von Berichten anpassen oder sogar eigene Dashboards einrichten. In Close können Sie zum Beispiel eine benutzerdefinierte Aktivitätsübersicht einrichten, indem Sie Kacheln mit den wichtigsten Metriken hinzufügen, die Sie verfolgen möchten, sowie eine anpassbare Rangliste, in der Sie die Vertreter nach getätigten Anrufen, versendeten E-Mails, erstellten Opportunities und mehr einstufen können.

6. Integrieren Sie den Rest Ihres Werkzeugstapels

Ihr CRM ist nicht das einzige Tool, das Ihr Team verwendet. Jetzt ist es an der Zeit, den Rest Ihres Vertriebsstapels mit Ihrem CRM zu integrieren.

Dazu könnten gehören:

• Tools zur Lead-Generierung
• Chat- und Website-Nachrichten-Tools
• Interne Kommunikation
• Analytik und Data Warehouses
• Projektmanagement-Tools
• Dokumentationstools

Die korrekte Einrichtung von CRM-Integrationen ist ein wichtiger Aspekt Ihrer CRM-Implementierungsstrategie. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Integrationen gründlich testen, bevor Sie automatisierte Arbeitsabläufe einführen.

7. Testen Sie neue Funktionen mit Ihrem Team

Ihr neues CRM ist vollgepackt mit interessanten Funktionen, die Ihr Team noch nicht ausprobiert hat. Diese können die Produktivität steigern und Ihr Team zu noch besseren Abschlusskräften machen, als es ohnehin schon war.

Aber nur, wenn sie wissen, wie sie diese Funktionen richtig nutzen können.

Zu diesem Zeitpunkt hat Ihr Team bereits einige Schulungen absolviert, und es wurde bereits eine beträchtliche Menge an Daten in das neue System migriert.

Bevor Sie in die Vollen gehen, sollten Sie sich mit dem System selbst vertraut machen.

Planen Sie einen Tag oder einen Nachmittag mit Ihrem Team ein, um neue Funktionen zu testen und auszuprobieren, die sie in ihrem bisherigen CRM nicht hatten.

Wenn Sie zum Beispiel Close CRM zum ersten Mal mit Ihrem Team implementieren, sollten Sie die Funktionen zur Anrufautomatisierung ausprobieren: Power Dialer und Predictive Dialer?

Sie können auch die Funktionen des Anruf-Coachings ausprobieren, um zu sehen, wie Sie zuhören, flüstern, anklingeln und andere Benutzer zu einem aktiven Anruf einladen können. Und warum spielen Sie nicht mit benutzerdefinierten Aktivitäten, intelligenten Ansichten oder der Zoom-Integration herum?

8. Importieren Sie den Rest Ihrer Daten

Ihre Integrationen sind eingerichtet, Sie haben einige Ihrer Daten importiert, und Ihr Team fühlt sich jetzt noch wohler mit Ihrem neuen CRM.

Alle freuen sich darauf, loszulegen. Jetzt ist es an der Zeit, den Rest Ihrer Daten zu übernehmen und den CRM-Implementierungsplan zu vervollständigen.

Denken Sie einfach daran: Löschen Sie keine Daten, bevor die Migration abgeschlossen ist und Sie das System getestet haben, um sicherzustellen, dass es keine Probleme gibt.

9. Verfolgen, messen und berichten Sie über Ihre Ziele

Sobald Ihr neues CRM implementiert ist und das Team es nutzt, müssen Sie immer wieder beweisen, dass Sie die richtige Wahl getroffen haben.

Erinnern Sie sich an die Ziele, die Sie sich im letzten Kapitel gesetzt haben? Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Ziele, die Sie sich für Ihr CRM-Implementierungsprojekt gesetzt haben, zu verfolgen und darüber zu berichten.

In Kapitel 4 dieses Leitfadens gehen wir näher auf die wichtigsten Vertriebs-KPIs ein, die den Erfolg Ihrer CRM-Umstellung anzeigen, aber hier sind einige wichtige Kennzahlen, die Sie auf jeden Fall im Auge behalten sollten:

• Anrufe und E-Mails pro Vertreter
• Rufreichweiten
• E-Mail-Antwortraten
• CRM-Einführungsrate in Ihrem Vertriebsteam
• Kundenakquisitionskosten (CAC)
• Kundenlebensdauerwert (LTV)
• Bindungs- und Abwanderungsraten
• Produktivitätskennzahlen (z. B. für die Dateneingabe aufgewendete Zeit im Vergleich zu den tatsächlichen Verkaufsaktivitäten)
• Länge des Verkaufszyklus

CRM-Implementierungsprojektplan-Vorlagen

Sie möchten schnell loslegen? Streichen Sie diese Checkliste unseres CRM-Implementierungsprojektplans durch:

• Kategorisieren Sie Ihre Vertriebsdaten: Teilen Sie Leads und Kunden in 4 Kategorien ein: aktive Verkaufschancen, abgelaufene Verkaufschancen, aktive Kunden, abgewanderte Kunden.
• Bereinigen Sie Ihre Daten: Entfernen Sie Duplikate, abgelaufene oder verpasste Opportunities oder abgewanderte Kunden, von denen Sie seit Jahren nichts mehr gehört haben.
• Definieren und dokumentieren Sie Ihren Vertriebsprozess: Dies ist die Grundlage Ihres Verkaufserfolgs, auf der Sie Ihr neues CRM erfolgreich implementieren werden.
• Richten Sie Schulungen für Ihr Team ein: Stellen Sie sicher, dass Ihr gesamtes Team weiß, wie man die wichtigsten Funktionen des CRM nutzt.
• Beginnen Sie die Migration: Beginnen Sie mit einer kleinen Datenmenge, um zu testen, wie der Migrationsprozess funktioniert.
• Passen Sie alles an, was Sie können: Dazu gehören Benutzerberechtigungen, benutzerdefinierte Felder, Pipeline-Stufen, E-Mail-Vorlagen und Sequenzen.
• Integrieren Sie andere Tools: Stellen Sie sicher, dass Ihr Tool-Stack mit Ihrem CRM integriert ist.
• Ermitteln Sie neue Funktionen, die Sie mit Ihrem Team testen können: Suchen Sie nach Funktionen und Tools, die sie in ihrem vorherigen CRM nicht hatten.
• Nehmen Sie sich einen Nachmittag Zeit, um gemeinsam mit Ihrem Team mit dem neuen CRM zu spielen: Testen Sie neue Funktionen, beantworten Sie Fragen, und machen Sie sich mit dem neuen Tool vertraut.
• Beenden Sie die Datenmigration: Fügen Sie den Rest Ihrer Kundendaten in das neue CRM ein.
• Ermitteln Sie Schlüsselkennzahlen, um Ihren Erfolg zu verfolgen: Dazu können Adoptionsraten, Erreichbarkeitsraten, Länge des Verkaufszyklus, CAC und LTV gehören.
• Berichten Sie über diese Erfolgskennzahlen: Die an dem Geschäft Beteiligten werden sich freuen, wenn sie im Laufe der Zeit bessere Kennzahlen und Zielerreichungen sehen.

Wie man einen CRM-Implementierungsplan mit gängiger Projektmanagement-Software durchführt

Jedes gute Projekt braucht ein praktisches Projektmanagement-Tool, um es zu organisieren und auf Kurs zu halten. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihren CRM-Implementierungsplan in 4 der beliebtesten Projektmanagement-Tools einrichten:

1. Asana

Am besten geeignet für: Größere Teams mit vielen Beteiligten

In Asana können viele Benutzer in dasselbe Team eingeladen werden und an separaten Projekten zusammenarbeiten. Beginnen Sie mit einer der verfügbaren Projektvorlagen oder verwenden Sie unsere obige Checkliste als Vorlage für einen CRM-Implementierungsprojektplan.

Innerhalb Ihres Projekts können Sie einzelne Aufgaben erstellen, sie nach Abschnitten kategorisieren, Fälligkeitsdaten festlegen und sie verschiedenen Teammitgliedern zuweisen. Sie können auch Abhängigkeiten zwischen Aufgaben erstellen, damit der richtige Benutzer benachrichtigt wird, wenn er an der Reihe ist, den Ball ins Rollen zu bringen.

Ein großer Vorteil von Asana ist, dass Sie ganz einfach zwischen Listen-, Kanban-Board-, Zeitleisten- und Kalenderansicht wechseln können, so dass jeder das Projekt auf eine für ihn sinnvolle Weise betrachten kann.

2. Trello

Am besten geeignet für: KMUs und kleinere Vertriebsteams

Trello basiert auf dem Kanban-Stil des Projektmanagements und ermöglicht es Ihnen, gemeinsame Tafeln zu erstellen und darin Aufgaben zu erstellen. Mit der kostenlosen Version für kleinere Projekte mit weniger Mitgliedern ist der Einstieg leicht. Es gibt auch eine Vorlagengalerie mit Hunderten von verschiedenen Vorlagen, aus denen Sie wählen und die Sie anpassen können.

Sobald Sie Ihr CRM-Implementierungsboard erstellt haben, können Sie die verschiedenen Phasen des Prozesses einrichten und jeder Phase Aufgaben hinzufügen. Wenn Sie auf einen kostenpflichtigen Plan upgraden, können Sie auch coole Automatisierungen und Integrationen (Power-Ups genannt) erhalten, mit denen Sie Ihren Workflow glätten, Berechtigungen erhalten, Abhängigkeiten hinzufügen und vieles mehr.

3. Excel (oder Google Sheets)

Am besten geeignet für: Startup-Gründer und Solopreneure in der Frühphase

Es ist zwar nicht das attraktivste Projektmanagement-Tool auf der Liste, aber viele von uns, die schon Projekte verwaltet haben, bevor all diese ausgefallenen Tools aufkamen, fühlen sich bei der Durchführung von Projekten in einer Excel-Tabelle wohler als irgendwo anders.

Das Wichtigste ist, dass es sich um ein Tool handelt, das Sie wahrscheinlich bereits besitzen, so dass Sie es kostenlos verwenden können (und wenn nicht, ist Google Sheets eine kostenlose Alternative). Es gibt viele Möglichkeiten, die Leistung von Excel als Projektmanagement-Tool zu maximieren, aber denken Sie daran, dass es nicht einfach ist, es zu teilen und zusammenzuarbeiten.

Wenn Sie ein knappes Budget haben, aber mit einem Team zusammenarbeiten müssen, ist die kostenlose Version von Trello wahrscheinlich die bessere Wahl.

4. Miro

Am besten geeignet für: Entfernte Teams

Miro wurde für die Remote-Zusammenarbeit entwickelt und ist ein beeindruckendes visuelles Tool, das für fast alles verwendet werden kann. Es ist im Grunde ein unbegrenztes Whiteboard, was die Einsatzmöglichkeiten praktisch unendlich macht.

Das Tolle an der Verwendung von Miro zur Planung Ihres CRM-Implementierungsmodells ist, dass Sie in Echtzeit mit Teammitgliedern auf der ganzen Welt zusammenarbeiten können. Außerdem gibt es eine robuste Vorlagengalerie mit vielen Vorlagen, die ausschließlich für das Projektmanagement erstellt wurden.

Wenn Sie ein dezentrales Team leiten und eine Strategie zur Implementierung und Nutzung Ihres CRM an verschiedenen Standorten planen, ist Miro ein hervorragendes Tool, um das Projekt von Anfang bis Ende zu verwalten.

Planen und implementieren Sie Ihr neues CRM

Wenn Sie von Anfang an einen soliden CRM-Implementierungsplan aufstellen, erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen bei der Umstellung Ihres gesamten Teams auf das neue CRM.

Dies führt zu:

• Höhere Adoptionsraten
• Höhere Nutzerzufriedenheit
• Nachgewiesene Verkaufsergebnisse durch das neue System

(Möchten Sie sehen, wie Close Ihrem Team helfen kann, die Vertriebseffizienz zu steigern? Testen Sie Close 14 Tage lang, keine Kreditkarte erforderlich)

Sie sind bereit, ein neues CRM zu implementieren, fragen sich aber, wie lange das Ganze dauern wird? In Kapitel 3 erfahren Sie mehr über die Erstellung eines Fahrplans für die CRM-Implementierung und den voraussichtlichen Zeitplan. →