Die meisten der heute erhältlichen Telefonanlagen sind nicht für kleine Unternehmen konzipiert. Sie sind umständlich und kompliziert. Ihr Team verbringt mehr Zeit damit, zwischen verschiedenen Registerkarten hin- und herzuwechseln, den Überblick über Anrufe zu verlieren und Notlösungen zu finden, als Fragen zu beantworten und Geschäfte abzuschließen.
Du weißt doch, was du brauchst, oder? Ein robustes, einfaches und datenfreundliches System zur Verwaltung eingehender und ausgehender Anrufe. Und die üblichen Lösungen? Die sind einfach nicht das Richtige.
Das kennen wir nur zu gut: sich durch eine unübersichtliche Systemkonfiguration zu kämpfen, voller Funktionen, die wir gar nicht brauchten (für die wir aber trotzdem bezahlt haben). Wir haben das Problem gelöst. Und jetzt kannst du das auch. 😏
Ist das Geschäftstelefon auf dem Weg ins Aus? Wahrscheinlich – hier liegen die Schwachstellen von Geschäftstelefonen im Jahr 2024
Das Zeitalter des Geschäftstelefons – so wie wir es kennen – neigt sich dem Ende zu. Tools von Drittanbietern wie OpenPhone, Grasshopper oder RingCentral erfüllen nicht die Anforderungen, die kleine Unternehmen an sie stellen.
„Die meisten Systeme sind entweder zu teuer und mit Funktionen ausgestattet, die für große Unternehmen gedacht sind, oder es fehlt ihnen an Flexibilität, um sich an kleinere Teams anzupassen“, sagt Sergey Taver, Marketingleiter bei Precision Watches.
Einzelne Tools verursachen Reibungsverluste in Ihren Abläufen und bei der Kundenansprache, schränken Ihre Kapazitäten ein und verlangsamen Ihre Arbeit. Gleichzeitig wird die Funktion der eingehenden Telefonanrufe zu einem immer wichtigeren Bestandteil des Betriebs kleiner Unternehmen.
Der Bedarf ist da, aber die bestehenden Systeme reichen nicht aus, weil sie:
- Sie sind nicht gut mit anderen Tools (wie Ihrem CRM) vernetzt, was bedeutet, dass Sie ständig zwischen den Registerkarten hin- und herwechseln und dabei den Überblick (oder Kunden) verlieren.
- sind mit Funktionen überladen, die kleine Unternehmen einfach nicht brauchen (für die man aber trotzdem bezahlen muss).
- Es ist schwierig, auf Unternehmen und Mitarbeiter im Homeoffice einzugehen , da herkömmliche Telefonanlagen für eine Büroumgebung mit fest installierter Hardware ausgelegt sind.
- Es entstehen zusätzliche Kosten pro Anschluss und Monat, die das Budget jedes Kleinunternehmens belasten können. Das ist besonders ärgerlich, wenn das Produkt zudem noch zusätzlichen Stress verursacht.
- Verlangen Sie eine manuelle Anrufprotokollierung für eingehende und ausgehende Anrufe, wodurch es für Ihr Team leicht passieren kann, dass Details zu potenziellen Kunden verloren gehen. (Dies trifft auf die meisten, jedoch nicht auf alle Systeme von Drittanbietern zu.)
Diese gravierenden „Nachteile“ ärgern Unternehmer nach wie vor und lassen die Menschen darüber nachdenken: Wie geht es weiter?
Shawn Plummer, Geschäftsführer von „The Annuity Expert“, sagt:
„Die mangelnde Integration zwischen unserer Telefonanlage und dem CRM-System ist zu einem erheblichen Produktivitätshemmnis geworden. Bei jedem eingehenden Anruf müssen wir die Informationen separat erfassen, was uns Zeit kostet und das Risiko birgt, dass wichtige Daten verloren gehen.
„Die Einführung eines vollständig integrierten Systems würde unsere täglichen Abläufe grundlegend verändern und die Produktivität erheblich steigern.“
Im Zeitalter der „All-in-One“-Lösungen erwarten (und verdienen) Führungskräfte kleiner Unternehmen durchgängige Systeme, die zusätzliche Kosten vermeiden und ihre Geschäftsabläufe optimieren.
Na, Shawn? Wir haben genau das richtige System für dich. 🙏
Die beste Alternative für Ihre Geschäftstelefonie – Richten Sie Ihre Geschäftstelefonanlage direkt in Ihrem CRM ein
Stellen Sie sich vor, Sie könnten alles haben: IVR- und Routing-Funktionen, nahtlos integriert mit den Lead-Daten in Ihrem CRM. Kein Hin- und Herwechseln zwischen Registerkarten. Keine komplizierten Funktionen. Einfach ein zuverlässiges All-in-One-Kommunikationssystem, das speziell für moderne Kleinunternehmen entwickelt wurde.
Viele Jahre lang war das der Traum. „Wir mussten andere Telefonielösungen nutzen, um eingehende Anrufe an die Hauptnummer Closezu verwalten und weiterzuleiten“, erklärt Nick Persico, Director of Business Operations bei Close. „Das war umständlich und manchmal schwer zu handhaben.“
Also haben wir diesen Traum direkt in unser CRM integriert.
„Wir sind unser eigener idealer Kunde“, sagt Nick. „Daher Close die Teams aus Vertrieb, Customer Success und Support bei Close direkt von den meisten Funktionen, die wir entwickeln. Unser Ziel war es, eine einheitliche Telefonielösung für unsere Kunden, aber auch für unser Team zu schaffen.“
Ich möchte Ihnen eine bessere Alternative vorstellen: die Geschäftstelefonie direkt in der CRM-Lösung. Vereinfachen Sie Ihre Systemlandschaft, um Ihre Telefonie zu optimieren (und Geld zu sparen). 🤲
Unsere neuen Funktionen in Close die „Telefonanlagenfunktionalität“ wieder aufleben, da das System:
- Der gesamte Anrufkontext wird an einem Ort gebündelt. Sie müssen nicht zwischen verschiedenen Registerkarten wechseln, da Sie sowohl bei eingehenden als auch bei ausgehenden Anrufen vollständig innerhalb Ihres CRM arbeiten. (Wir bieten zudem zahlreiche Integrationen für Ihre sonstigen betrieblichen Anforderungen.)
- Bietet leistungsstarke, benutzerfreundliche Funktionen. Sie erhalten genau das, was Sie brauchen – nicht mehr und nicht weniger. Vom Inbound-IVR bis zum Outbound-Dialer und allem, was dazwischen liegt.
- Unterstützt die Arbeit in Remote-Teams. Close ein reines Remote-Unternehmen, daher ist unser Telefoniesystem speziell auf Ihre Anforderungen im Remote-Bereich zugeschnitten.
- Wir bieten kostengünstige und wettbewerbsfähige Preise. Viele unserer Funktionen sind bereits in Ihrer Grundgebühr für die Telefonmiete enthalten, während für andere (einschließlich IVR und automatischer Weiterleitung) eine Pauschale von 19 $ pro Premium-Leitung und Monat anfällt. Das ist 40 bis 50 Prozent günstiger als bei einem durchschnittlichen Anbieter von Geschäftstelefonie!
- Protokolliert Details zu eingehenden und ausgehenden Anrufen –ganz automatisch. Die Nutzer können sich ganz auf das Gespräch konzentrieren, während der Call Assistant es automatisch transkribiert, um Ihnen Zeit zu sparen und wichtige Erkenntnisse festzuhalten.
Ein himmelweiter Unterschied, oder? Die Integration Ihrer Geschäftstelefonie in Ihr CRM-System ist der einfachste Weg, um Ihre Telefonate zu optimieren und Ihren Kundenservice zu verbessern.
„Früher haben wir Salesforce als CRM und Groove als Dialer genutzt“, sagt Jonathan Hinshaw, Vertriebsleiter bei UGURUS. „Ein Vertriebsmitarbeiter hatte Schwierigkeiten, 100 Anrufe pro Tag zu tätigen, da er ständig zwischen den beiden Tools hin- und herwechseln musste, um Informationen zu suchen. Jetzt schafft er problemlos 200 oder sogar 250 Anrufe in derselben Zeit. Unsere Arbeitsgeschwindigkeit hat sich um 100 Prozent erhöht.“
So richten Sie Ihr Geschäftstelefon in Close ein
Close schon immer leistungsstarke Telefoniefunktionen geboten, denn es ist unser Ziel, kleine Unternehmen mit den notwendigen Tools auszustatten. Unsere neuesten Upgrades sind speziell darauf ausgelegt, Ihre Telefonanlage eines Drittanbieters zu ersetzen – und Ihr Team zu stärken.
So richtest du in Close alles rund um ✨Anrufe✨ ein.
6 Schritte zur Einrichtung des Close eingehenden Anrufen
Diese Funktionen für eingehende Anrufe sind benutzerfreundlich und sofort einsatzbereit. Sie lassen sich an Ihr Team anpassen und an Ihre Bedürfnisse skalieren – denn wir wissen, dass sich diese ändern.
Befolgen Sie diese sechs Schritte, und schon bald haben Sie den eingehenden Anrufverkehr im Griff:
1. Wandeln Sie Ihre Gruppennummer in eine Premium-Nummer um. Wählen Sie in Close die Gruppennummer aus , die Sie upgraden möchten. Dabei handelt es sich um Ihre Hauptleitung und/oder Nebenleitungen (z. B. für den Vertrieb), falls Sie ein größeres Unternehmen sind. Das Upgrade auf eine Premium-Nummer kostet 19 $ pro Leitung und Monat und bietet alle Funktionen, die Sie als Ersatz für eine Telefonanlage benötigen.
2. Richten Sie das leadbasierte Routing ein, um den Prozess zu automatisieren. Beim leadbasierten Routing werden eingehende Anrufer mit bestehenden Leads in Ihrem CRM abgeglichen und automatisch entsprechend der von Ihnen festgelegten Lead-Status-Regel (z. B. Testphase, Kunde usw.) und/oder dem benutzerdefinierten Feld (z. B. Lead-Verantwortlicher) weitergeleitet. Hier ein Beispiel: Wenn ein bestehender Kunde, der David „zugewiesen“ ist , anruft, wird er automatisch an David weitergeleitet . Wenn dieser nicht antwortet – je nachdem, wie Sie es eingerichtet haben –, wird dieser Kunde an den Support (wo Kunden hingeleitet werden) oder an Davids Voicemail weitergeleitet. Sie mussten lediglich die Regeln für das leadbasierte Routing einrichten und den Autopiloten einschalten!
Eine auf Leads basierende Weiterleitung hilft dabei, Entscheidungsprobleme und die falsche Weiterleitung von Anrufern über ein IVR-System zu vermeiden. Sollte die Nummer eines Anrufers jedoch nicht mit Ihren CRM-Daten übereinstimmen, leiten Sie ihn einfach durch Ihr Telefonmenü weiter – oder direkt an eine andere Gruppenrufnummer (z. B. den Vertrieb).
3. Programmieren Sie Ihr IVR-Telefonmenü. Ein gutes Telefonmenü ist wie ein Fluglotse. Es bringt jeden schnell und sicher ans gewünschte Ziel. Wählen Sie bis zu 10 Wahloptionen für eingehende Anrufe aus und legen Sie fest, ob diese an bestimmte Gruppenmitglieder weitergeleitet, an eine externe Nummer umgeleitet, an die Voicemail weitergeleitet oder erneut vorgelesen werden sollen. Legen Sie eine Standardaktion fest, falls der Anrufer keine Option auswählt!
Beispielsweise könnte Option 1 Anrufer an ein bestimmtes Teammitglied weiterleiten. Option 2 an die Nummer der Vertriebsgruppe. Option 3 an Ihr externes Kundendienstteam. Und so weiter. Die Standardaktion könnte die Optionen wiederholen, falls der Anrufer keine Option wählt.
4. Nehmen Sie Ihre individuelle Begrüßungsansage auf. Laden Sie Ihre personalisierte Begrüßungsansage für das IVR-Telefonmenü hoch oder nehmen Sie sie auf. So schaffen Sie eine noch persönlichere Verbindung zu Ihren Anrufern.
5. Benutzerdefinierte Klingelreihenfolgen und Klingelzeiten aktivieren. Wie sollen die Anrufe an Ihr Team weitergeleitet werden? Wählen Sie die Klingelreihenfolge – „Alle gleichzeitig“ oder „Round-Robin“ –, um die Anrufer auf Ihre Teammitglieder zu verteilen (für Anrufe, die an die Gruppennummer weitergeleitet werden). Legen Sie nun die Klingelzeiten fest, um ihnen mehr (oder weniger) Zeit zum Abheben zu geben.
Ein Beispiel? Sie stellen die Klingelreihenfolge auf „Round Robin“ ein und können die Klingeldauer auf 15, 30, 45 oder 60 Sekunden festlegen. Das System klingelt dann (beispielsweise) 30 Sekunden lang beim ersten Mitarbeiter (oder Agenten), anschließend 30 Sekunden lang beim nächsten Mitarbeiter (oder Agenten) und so weiter.
6. Legen Sie Ihre Ausweichnummer für die Weiterleitung fest (+ Voicemail-Nachricht). Geben Sie die Weiterleitungsnummer an – also die Nummer, an die der Anruf weitergeleitet werden soll –, falls Sie oder Ihr Team nicht antworten. Dies kann eine Handynummer, ein anderes Teammitglied oder eine Rückleitung zum Telefonmenü sein. Alternativ können Sie den Anruf an die Voicemail weiterleiten. (Ziel: Lassen Sie Anrufer nicht ins Leere laufen.)
Close noch mehr. Nehmen Sie eingehende Anrufe über die Close entgegen – und falls Sie den Anruf doch einmal verpassen sollten? Verpasste Anrufe werden in Ihrem Close angezeigt. Und natürlich können Sie laufende Anrufe bei Bedarf nahtlos weiterleiten. Dies sind Standardfunktionen, die in allen Close enthalten sind.
Starten Sie Ihre Outbound-Anrufe in Close diesen 4 Schritten
Eingehende Anrufe? Kein Problem. Ausgehende Anrufe? Auch kein Problem.✌️
Erreichen Sie mit weniger Aufwand mehr potenzielle Kunden, indem Sie diese vier einfachen Schritte befolgen:
1. Erstellen Sie Smart Views für Ihre Leads. Smart Views sind gespeicherte Lead-Filter, mit denen Sie in Close per Mausklick auf Ihre bevorzugten Suchanfragen zugreifen können. Sie zeigen Ihnen 1) an, ob Sie diesen Lead anrufen sollten (oder nicht), und 2) was Sie sagen sollten. Legen Sie einen bestimmten Lead-Status fest (z. B. „Testphase“), filtern Sie nach Ortszeit, berücksichtigen Sie etwaige Lead-Zuweisungen, legen Sie fest, wie lange Sie zwischen den Anrufversuchen warten möchten – und vieles mehr. Smart Views fügen automatisch Leads hinzu und entfernen sie, die Ihren festgelegten Kriterien entsprechen. Ganz einfach, oder?
„Smart Views sind für uns überlebenswichtig“, sagt Liz Stephany, Director of Sales and Success bei Close. „Wir haben eine Smart View mit Filtern, die uns neue Testanmeldungen anzeigt, bei denen unser Team noch keinen Anruf oder keine SMS gesendet hat. Dann kann unser Vertriebsteam damit beginnen, diese Leads anzurufen, und während sie anrufen, werden diese Leads aus der Liste entfernt (und neue hinzugefügt).“
2. Nutzen Sie den integrierten Power Dialer, um Ihre Lead-Listen zügig abzuarbeiten. Der Power Dialer ist die beste Möglichkeit, schnell eine große Anzahl von Leads anzurufen. Klicken Sie in Ihrer Smart View auf die Schaltfläche „Anrufen“, und das System arbeitet Ihre Leadsautomatischnacheinander ab. Machen Sie eine Pause, um Notizen zu machen, oder aktivieren Sie die Anrufaufzeichnung und den Call Assistant, damit diese Aufgaben für Sie erledigt werden!
3. Nutzen Sie den Predictive Dialer für noch mehr Effizienz. Der Predictive Dialer ruft mehrere potenzielle Kunden gleichzeitig an und verbindet Sie (oder Ihr Team, falls es sich um eine Gruppensitzung handelt) mit den Personen, die tatsächlich abheben. Wenn Sie genug von Besetztzeichen, Voicemails oder nicht mehr gültigen Nummern haben, können Sie mit diesem Dialer all das umgehen und sich wieder auf produktive Kundenansprache konzentrieren.
4. Keine Antwort? Nutzen Sie „Voicemail Drop“, um mit einem Klick eine Nachricht zu hinterlassen. Die Kombination aus Dialer und Smart View ist äußerst effektiv, doch manchmal landet man trotzdem in der Voicemail. Mit „Voicemail Drop“ können Sie mit einem Klick eine vorab aufgezeichnete Nachricht hinterlassen und so Ihren Mitarbeitern Zeit und Mühe sparen.
Diese praktischen Funktionen erfordern keine Integrationen und sind auch nicht nur für Premium-Nummern verfügbar. Der Predictive Dialer und die Voicemail-Einrichtung stehen jedoch nur unseren Enterprise-Kunden zur Verfügung. Informieren Sie sich daher über Ihre Optionen, bevor Sie sich für einen Tarif entscheiden.
Wie immer kannst du deine 14-tägige kostenlose Testphase starten und sofort loslegen – im Handumdrehen.
Nutzen Sie Close die Fähigkeiten Ihres Teams zu verbessern und mehr Einblicke in die Telefonate zu gewinnen
Moment mal. Das ist noch nicht alles! Close Ihnen auch Unterstützung beim Vertriebscoaching und Informationen zum Anrufkontext.
- Mit „Call Coaching“ ( verfügbar in Enterprise-Tarifen) können Nutzer bei laufenden Anrufen zuhören, Hinweise flüstern oder sich in das Gespräch einschalten. Nutzen Sie diese Funktion, um neue Vertriebsmitarbeiter zu schulen, bestehende zu betreuen oder bei komplexen Verkaufsgesprächen zu unterstützen. Muss Ihr Vertriebsmitarbeiter noch an seiner Abschlusskompetenz arbeiten? Hören Sie bei seinem nächsten Anruf zu (um die Schulung darauf abzustimmen), flüstern Sie ihm Hinweise zu (nur für ihn hörbar) oder schalten Sie sich ein, stellen Sie sich vor und schließen Sie den Verkauf selbst ab (gehen Sie dabei klug vor).
- Der Call Assistant übernimmt für Sie das Erstellen von Notizen. Während Sie sich ganz auf das Gespräch konzentrieren, erstellt er ein präzises, durchsuchbares Protokoll und eine Zusammenfassung sowie eine Liste mit Maßnahmen, die Sie im Anschluss umsetzen können. Das ist KI in ihrer besten Form. (Fügen Sie diese Funktion für 50 $/Monat zu jedem Tarif hinzu.)
- Die Gesprächsansicht ist der schnellste Weg, um Anrufe und Besprechungen zu überprüfen. Suchen Sie einfach nach bestimmten Stichwörtern und Phrasen oder filtern Sie nach Benutzer, Lead, Anrufrichtung usw. Nutzen Sie diese Funktion, um den Kontext aus dem Gespräch abzuleiten – statt aus Ihrem Gedächtnis.
- Die Aktivitätsberichte liefern Einblicke in die Gesamtzahl der getätigten Anrufe, die Anzahl der Anrufe pro Benutzer, die Anrufdauer und ähnliche Daten. Sie bieten Ihnen eine Aufschlüsselung der Zahlen von oben nach unten.
Diese Funktionen liefern neue Erkenntnisse über Ihre Vorgehensweise bei Telefonaten. Was funktioniert? Was nicht? Was können Sie ändern, um diese Leads abzuschließen? Die besten umfassenden Telefonlösungen bieten Ihnen genau das – und wir zählen uns zu dieser Gruppe.
Fazit: CRM + Geschäftstelefon = reibungsloses Telefonieren und mehr abgeschlossene Geschäfte
Moderne Kleinunternehmen benötigen eine umfassende Telefonielösung für die Verwaltung eingehender (und ausgehender) Anrufe. Wie erreichen Sie das? Verzichten Sie auf Tools von Drittanbietern und entscheiden Sie sich für ein CRM mit integrierter Telefoniefunktion. Das ist besser für Sie – und auch für Ihre Interessenten und Kunden.
Das CRM verfügt über alle Lead-Daten, die Ihrer Telefonanlage fehlen. Lead-basiertes Routing und übersichtliche, einfache Telefonmenüs sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Anrufs – vom Wählton bis zum Geschäftsabschluss – und steigern so die Kundenzufriedenheit und -bindung. Die Kunden gelangen direkt an ihr Ziel.
Ihr Team? Es ist erleichtert, nun über einen zentralen Anrufkontext und benutzerfreundliche Funktionen zu verfügen. Und Ihr Budget? Es freut sich, eine teure, schwer zu verwaltende externe Telefonanlage loszuwerden. Starten Sie Ihre 14-tägige kostenlose Testphase von Close– ganz ohne Kreditkarte – und erleben Sie den Unterschied.
