„Taten sagen mehr als Besprechungen.“ – Lee Clow | Global Director, TBWA
Ein neuer Tag, ein neues Meeting. Eine Stunde später hatte ich das Gefühl, das Einzige, was dabei herausgekommen war, war Zeitverschwendung.
Alle redeten um den heißen Brei herum, es wurden keine Entscheidungen getroffen, und das ganze Team ging frustriert und erschöpft nach Hause – bis auf den einen, der noch da war und mitten in der Besprechung eingeschlafen war.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Meetings haben einen ziemlich schlechten Ruf. Einer Studie zufolge halten 47 Prozent der Beschäftigten Meetings für die größte Zeitverschwendung in ihrem Unternehmen, und 39 Prozent geben zu, währenddessen einzunicken.
Manchmal, wenn man nach einer Idee für ein Vertriebsmeeting sucht, ist es am besten, weniger Meetings abzuhalten, dafür aber jedes einzelne Meeting besonders gewinnbringend zu gestalten.
Aber die Sache ist die: Meetings müssen nicht so sein. Wenn deine Vertriebsmeetings nichts taugen, dann liegt das daran, dass du sie schlecht leitest. Du kannst nicht einfach einen Termin festlegen und erwarten, dass sich der Nutzen von selbst einstellt. Produktive Meetings sind das Ergebnis von Planung, nicht von Wunschdenken.
Verwandeln Sie Ihre Besprechungen von sinnlosen in sinnvolle, indem Sie diese fünf Fragen stellen.
Frage Nr. 1: Was ist das Ziel dieses Treffens?
Jede erfolgreiche Besprechung hat eines gemeinsam: ein klar definiertes Ziel.
Das Ziel Ihres Meetings bestimmt dessen Aufbau und Ablauf, daher sollten Sie und alle Teilnehmer wissen, worum es geht. So können Sie produktiv bleiben und sich auf das Wesentliche konzentrieren.
Hier sind sechs gängige Ziele und jeweils eine effektive Sitzungsstruktur.
Ziel Nr. 1: Eine Entscheidung treffen
Berufen Sie eine Entscheidungssitzung ein, wenn Sie die Meinung anderer Entscheidungsträger benötigen, um weiterzukommen. Diese Sitzungen sind besonders effektiv bei größeren geschäftlichen Veränderungen, wie der Einstellung eines Bewerbers, der Umverteilung von Mitteln oder der Einführung einer neuen Marketingkampagne.
Entscheidungssitzungen sind klein, kurz und äußerst zielgerichtet. An ihnen sollten nur die wichtigsten Entscheidungsträger teilnehmen, die entweder Einfluss auf die Entscheidung nehmen können oder direkt von ihr betroffen sind.
Ziel Nr. 2: Konflikte lösen
Konflikte innerhalb eines Start-ups müssen so schnell und so umfassend wie möglich gelöst werden. Der beste Weg, dies zu erreichen, ist die Einberufung einesAbstimmungsgesprächszwischen den betroffenen Parteien.
Diese Besprechungen können unterschiedliche Formen annehmen. Es kann sich um Einzelgespräche zwischen Mitgründern oder um Team-zu-Team-Besprechungen zwischen Vertrieb und Technik handeln. Sie können innerhalb einer Stunde oder eines Tages abgeschlossen sein. Das spielt keine Rolle, solange am Ende alle auf dem gleichen Stand sind.
Je früher Sie Konflikte erkennen, desto schneller können sie gelöst werden. Anstatt abzuwarten, bis sich Spannungen aufbauen, sollten Sie Abstimmungsgespräche einberufen, sobald Sie Unstimmigkeiten bemerken.
Ziel Nr. 3: Brainstorming-Sitzung
Neue und innovative Ideen halten Unternehmen am Leben. Führen Sie ein Brainstorming durch, wann immer Sie neue Ideen für die Produktentwicklung, die Markterweiterung, Vertriebs- und Marketingkampagnen oder die Zielsetzung benötigen.
Um optimale Ergebnisse zu erzielen, bitten Sie alle Teilnehmer, vor oder zu Beginn der Besprechung ein Brainstorming durchzuführen. Andernfalls führt ein Brainstorming während der Besprechung laut FastCompany dazu , dass die ersten Ideen dominieren und die Entwicklung besserer Ideen verhindert wird.
Das Brainstorming-Treffen selbst kann in kleiner Runde oder unternehmensweit stattfinden. Denken Sie jedoch daran, dass es bei diesem Treffen um Ideen geht, nicht um Entscheidungen.
Ziel Nr. 4: Unternehmensweite Information
In Start-ups in der Frühphase, in denen die Teams klein sind und die Grenzen zwischen den Abteilungen verschwimmen, sind unternehmensweite Informationsrunden üblich.
Bei diesen kurzen Besprechungen steht die allgemeine Lage des Unternehmens im Mittelpunkt; dabei werden in der Regel Themen wie Kapitalbeschaffung, Änderungen der Unternehmenspolitik, Neuausrichtungen und andere wichtige Ankündigungen behandelt.
Wenn Ihr Unternehmen wächst, sollten Sie dazu übergehen, ein persönliches Treffen nur mit den wichtigsten Abteilungsleitern abzuhalten und allen anderen eine E-Mail mit den neuesten Informationen zu schicken.
Ziel Nr. 5: Team-Update
Ein Team ist nur so effektiv wie seine Kommunikation, und Teambesprechungen sind eine hervorragende Möglichkeit, den Zusammenhalt zu stärken und die Produktivität aller zu gewährleisten.
Nutzen Sie diese Rückblicke, um sich Ziele für die kommende Woche zu setzen und darüber nachzudenken, ob die Ziele der vergangenen Woche erreicht wurden.
Die meisten Teams treffen sich einmal pro Woche, andere entscheiden sich jedoch für tägliche Treffen. Wenn Sie sich für den täglichen Ansatz entscheiden, sollten Sie jedes Treffen auf fünfzehn Minuten beschränken. Sie können dazu beitragen, diese Zeitvorgabe einzuhalten, indem Sie Ihre täglichen Besprechungen in Stand-up-Meetings umwandeln. Nach fünfzehn Minuten möchte niemand mehr stehen bleiben.
Ziel Nr. 6: Persönliches Update
Individuelles Feedback und Ratschläge können in einer Gruppensituation als feindselig empfunden werden. Aus diesem Grund sollten Führungskräfte gelegentlich Einzelgespräche mit jedem Teammitglied führen.
Diese Besprechungen helfen Führungskräften zu verstehen, wie jedes Teammitglied arbeitet, und ermöglichen es ihnen, Ziele zu formulieren, die auf die jeweilige Person zugeschnitten sind.
Beschränken Sie diese Besprechungen auf einmal im Monat, um unnötige Unterbrechungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass genügend Daten zur Auswertung vorliegen.
Frage Nr. 2: Wie kurz kann ich dieses Treffen gestalten?
Diese wöchentliche einstündige Besprechung, vor der sich alle fürchten? Man könnte sie in 15 Minuten hinter sich bringen, wenn das die einzige Zeit wäre, die einem dafür zur Verfügung steht.
Legen Sie für Ihr nächstes Meeting eine strenge Zeitbegrenzung fest – kürzer, als Sie es für nötig halten – und setzen Sie diese mit einem Timer durch. Sobald der Alarm ertönt, ist das Meeting beendet. Da dies etwas gewöhnungsbedürftig sein kann, richten Sie sich vor dem endgültigen Signalton eine Erinnerung ein.
Es kann ein paar Sitzungen dauern, bis man den Dreh mit dem Zeitlimit heraushat, aber Ihre Teams werden dadurch produktiver sein. Das gilt insbesondere für Vertriebsbesprechungen.
Frage Nr. 3: Wer von „ “ sollte an diesem Treffen teilnehmen?
In den meisten Besprechungen sitzen lauter Leute, die gar nicht dabei sein müssten.
An einer durchschnittlichen Besprechung nehmen 9 Personen teil, und 33 Prozent von ihnen halten die Besprechung für Zeitverschwendung. Das bedeutet, dass ein Drittel der Teilnehmer keinen Nutzen daraus zieht und auch keinen beiträgt.
Um Ihre Besprechungen effizient zu gestalten, sollten Sie den Teilnehmerkreis klein halten. Laden Sie nur diejenigen ein, die das Ziel der Besprechung beeinflussen können (oder von diesem beeinflusst werden).
Befürchten Sie, dass der Rest Ihres Teams das Meeting verpasst hat? Schicken Sie im Anschluss an Ihre Meetings eine unternehmensweite E-Mail, um alle, die nicht dabei waren, auf den neuesten Stand zu bringen.
Frage Nr. 4: Wie viel wird dieses Treffen kosten?
Den meisten Menschen ist nicht bewusst, dass jede Besprechung mit versteckten Kosten verbunden ist. Diese einstündigen, unternehmensweiten Besprechungen könnten Ihr Budget sprengen.
Stellen Sie sich vor, Sie halten wöchentlich einstündige Besprechungen mit Ihrem zehnköpfigen Team ab. Wenn jeder Teilnehmer 80.000 Dollar pro Jahr verdient, kostet eine Besprechung 360 Dollar. In einem Jahr geben Sie über 4.000 Dollar für Besprechungen aus, vorausgesetzt, Sie treffen sich nur einmal pro Woche.
Glauben Sie, dass Sie in jeder einstündigen Besprechung einen Mehrwert von 360 Dollar schaffen? Wahrscheinlich nicht.
Sobald Sie wissen, wie lange Ihr Meeting dauern wird und wer daran teilnehmen wird, berechnen Sie, wie viel es Sie kosten wird. (Brauchen Sie Hilfe? Scrollen Sie zum Ende dieses Beitrags und probieren Sie unseren kostenlosen Meeting-Rechner aus.)
Dann frag dich doch mal …
Frage Nr. 5: Müssen wir uns wirklich treffen?
Nicht alle Besprechungen sind sinnlos, aber die meisten sind unnötig.
Wie Jason Fried und David Hansson von 37signals in ihrem Bestseller „Rework“ schrieben: „Jede Minute, die du nicht in einer Besprechung verbringst, ist eine Minute, in der du echte Arbeit erledigen kannst.“
Anstatt den Arbeitsablauf aller durch eine Besprechung zu unterbrechen, schicken Sie Ihre Frage oder Ihr Anliegen per E-Mail. In vielen Fällen erhalten Sie die gewünschten Antworten in der Hälfte der Zeit und mit halb so viel Aufwand.
Wenn eine E-Mail, eine Instant Message oder ein Telefonat nicht ausreichen, ist es wahrscheinlich an der Zeit, ein Treffen zu vereinbaren.
Jedes Verkaufsgespräch zählt: Weniger ist mehr
„Meetings haben einen schlechten Ruf, und das zu Recht – die meisten sind unorganisiert und ablenkend. Aber sie können ein entscheidendes Instrument sein, um Ihr Team auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen.“ – Justin Rosenstein | Mitbegründer von Asana
Grundsätzlich sollten persönliche Treffen nur als letztes Mittel in Betracht gezogen werden.
Sie eignen sich hervorragend für wichtige Entscheidungen oder zur Konfliktlösung; ansonsten schick lieber eine E-Mail. Ruf an. Schreib einen Brief, wenn es sein muss. Aber störe nicht alle in ihrem Tagesablauf, es sei denn, du hast schon alles andere versucht.
Sie brauchen nicht MEHR Ideen für Vertriebsmeetings. Sie brauchen BESSERE Ideen für Vertriebsmeetings.
Wenn Sie Besprechungen abhalten, sorgen Sie dafür, dass diese zielgerichtet und produktiv sind. Optimieren Sie jede Besprechung im Hinblick auf Zeitaufwand, Effizienz und Produktivität.
Je schneller du auf den Punkt kommst, desto schneller kann dein Team wieder voll durchstarten.
