Como escolher o software de marcação certo para a sua equipa de vendas

Facto: Não há absolutamente nenhuma outra forma de exceder a sua quota de vendas a não ser estabelecer contacto com o maior número possível de contactos de qualidade.

Na prática, isto significa fazer imensas chamadas de saída, certo?

E tenho a certeza de que concordará. Marcar manualmente um número atrás do outro nem sempre o leva a uma venda mais rapidamente. Muitas vezes, acaba por perder ainda mais tempo a ouvir tons de marcação, sinais de ocupado e atendedores de chamadas...

...E só ocasionalmente falar com alguém.

Com um marcador preditivo, reduzirá o intervalo entre as chamadas atendidas para apenas 3 segundos. Assim, em vez de passar 45 minutos a marcar e a ouvir voicemails e sinais de ocupado, com um marcador preditivo pode inverter essa situação e passar 45 minutos a falar com potenciais clientes.

Especificamente, descobrirá como a utilização de um marcador preditivo o levará de uma conversa para outra à velocidade da luz.

Em primeiro lugar, ficará a conhecer o conceito de marcação preditiva e como este reduz drasticamente o tempo de espera (permitindo-lhe assim falar com mais potenciais clientes). Também lhe mostraremos porque é que a utilização de um marcador preditivo é tão importante para as equipas de vendas actuais. E, para além disso, descobrirá como a automatização das chamadas pode ajudar a aumentar as suas vendas.

Vamos começar.

O que é um Marcador Preditivo?

Um marcador preditivo é um software de chamadas de saída automatizadas que marca a partir de uma lista de números de telefone e utiliza algoritmos para eliminar sinais de ocupado, atendedores de chamadas, telefones desligados e não atendidos para ligar rapidamente os representantes de vendas aos contactos. Os marcadores preditivos avançados também utilizam dados para ajustar o padrão de chamada, utilizando as equipas de vendas em todo o seu potencial.

Um marcador preditivo pode ser um produto autónomo ou uma parte de uma solução maior, como um CRM com um marcador integrado.

Devido a essa concentração em ligar rapidamente os representantes aos clientes potenciais, os marcadores preditivos reduzem significativamente o tempo que as equipas de vendas perdem.

Mas, e como tenho a certeza que já experimentou, grande parte do seu dia é dedicado à espera que alguém atenda a chamada.

De acordo com os dados de uma empresa de consultoria de vendas, a Brevet, são necessárias 8 tentativas de chamadas não solicitadas para contactar um potencial cliente. Além disso, os vendedores têm muitas vezes de esperar pelo menos 18 ou mais marcações antes de estabelecerem contacto com um potencial cliente.

Espantoso, não é?

Mas vamos pôr estes números em contexto.

Em média, um representante de desenvolvimento de vendas faz cerca de 30 a 50 chamadas por dia. No entanto, para efeitos deste exercício, vamos supor que telefona a 40 clientes potenciais por dia.

Vamos também assumir que espera por essas 18 marcações por chamada. E que cada marcação dura cerca de 4 segundos (o que penso ser bastante exacto).

Um cálculo rápido revela que se gasta um minuto por cada chamada apenas a ouvir o tom de marcação. E isto sem qualquer garantia de que alguém atenderá o telefone do outro lado.

Se a isso juntarmos o tempo que gastamos a registar a chamada no CRM, o tempo que perdemos aumenta ainda mais.

Mas o efeito de tudo isto vai para além da perda de produtividade de vendas. Passar horas do seu dia a tentar estabelecer uma ligação com alguém faz com que perca o ímpeto e a motivação para vender.

Em vez de falar com as pessoas, as únicas palavras que ouve são, na melhor das hipóteses, as mensagens do correio de voz. Como resultado, perde-se o burburinho com cada chamada não atendida.

Os marcadores preditivos marcam um par de números de uma só vez. Em seguida, filtram os tons de marcação e só lhe transmitem os que foram atendidos.

Em suma, um marcador preditivo permite-lhe interagir apenas com as chamadas atendidas por pessoas reais. Além disso, fá-lo de uma forma que lhe permite passar rapidamente por grandes conjuntos de contactos.

E o efeito da implementação de um marcador automático na produtividade de uma equipa de vendas é irrefutável.

Por um lado, a utilização de um marcador pode reduzir o tempo de inactividade dos seus representantes de vendas em mais de 80%.

Em vez de ser produtivo durante apenas 40 minutos por hora, pode agora interagir com os contactos durante 57 minutos. Isto representa apenas 5% de tempo inactivo por hora!

Uma redução tão significativa do tempo de inactividade só pode resultar em duas coisas - mais contactos e receitas.

Embora inicialmente utilizados apenas na banca para telemarketing ou cobranças, os marcadores de saída acabaram por se expandir para outras áreas. Actualmente, podem ser encontrados no serviço de apoio ao cliente, em campanhas políticas e em vendas, entre outros.

Estes modernos marcadores automáticos ajudam as empresas a reduzir o tempo de inactividade da equipa de vendas através de uma marcação mais inteligente.

Compreender este último elemento é incrivelmente crucial para o seu sucesso com a marcação preditiva. Por isso, vamos dar uma olhadela agora.

O que é a Marcação Preditiva?

A marcação preditiva é um método de chamada de saída que ajuda a maximizar a produtividade de uma equipa de vendas. Um software de marcação preditiva utiliza várias métricas de chamadas para prever quando o representante seguinte estará disponível para atender a chamada e, em seguida, marca o número da pessoa em nome do representante, eliminando os tons de ocupado, as mensagens de voz e os números desligados durante o processo.

Como a marcação preditiva ajuda a marcar de forma mais inteligente

Ao marcar de forma preditiva, um software de marcação passará de ligar para um número de cada vez para marcar muitos. Também ajustará o seu padrão de chamadas para ligar os representantes de vendas aos potenciais clientes o mais rapidamente possível.

Eis como se move através dessas chamadas.

Depois de marcar um número, em caso de ausência de sinal, o marcador preditivo desliga-se.

No caso de outras chamadas, o sistema elimina os tons de ocupado, as chamadas não atendidas ou as mensagens de voz para ligar apenas as chamadas atendidas por humanos aos representantes.

E como é que ele sabe quando uma pessoa real atendeu a chamada? Porque o seu algoritmo procura automaticamente os "olá", ignorando qualquer outro tipo de resposta.

É importante notar que um marcador preditivo funciona mesmo com um único representante disponível para atender chamadas. Mas para beneficiar plenamente da marcação preditiva, deve ter pelo menos 10 vendedores registados no sistema.

E isso deve-se precisamente ao facto de um software de marcação ligar para um grande grupo de números em simultâneo. Ao utilizar vários algoritmos sofisticados, os marcadores podem definir o ritmo a que ligam para esses números com base nos agentes disponíveis. Assim, quanto mais representantes iniciarem sessão no sistema, mais contactos o marcador pode chamar de cada vez.

De facto, para utilizar o potencial máximo da equipa de vendas, um marcador preditivo ajustará continuamente a taxa de chamadas automáticas. Para o efeito, terá em conta estes indicadores de chamadas:

• O número de representantes de vendas disponíveis para atender chamadas. Uma pessoa pode utilizar um software de marcação. Mas, para tirar o máximo partido do seu potencial, deve ter pelo menos 4 pessoas ligadas ao sistema. O número ideal de representantes para a marcação preditiva é de 10 ou mais.
• O número médio de marcações antes de uma pessoa pegar no telefone. Esta métrica ajuda um marcador preditivo a estimar quantos números marcar para evitar o abandono da chamada.
• O rácio de chamadas atendidas e a taxa de abandono de chamadas. O objectivo de um marcador preditivo é aproximar os representantes de uma conversa. Mas também tem como objectivo evitar que as chamadas atendidas sejam abandonadas por não haver ninguém para as atender. Assim, o sistema calculará automaticamente quantos números devem ser contactados em simultâneo para garantir a menor taxa de abandono.
• A duração média da conversa. Por último, o tempo que os seus representantes passam em cada chamada também afecta o rácio de chamadas.

Ao ajustar a taxa de chamadas, um marcador pode ajudar os representantes de vendas a passarem sem problemas de uma chamada para a seguinte. E muitas vezes com apenas alguns segundos de atraso entre as conversas.

Não é de admirar que um marcador preditivo possa aumentar a produtividade das vendas, a motivação e gerar mais vendas.

Mas estas não são as únicas vantagens da utilização de marcadores preditivos...

Como é que as equipas de vendas beneficiam com a utilização de um marcador preditivo

Pense nisso. Em média, gasta um minuto à espera de estabelecer uma ligação com alguém. Outros 30 segundos a um minuto são gastos a registar a chamada e a seleccionar o próximo número a marcar. Também está a fazer pequenas pausas entre as chamadas. E estes intervalos irão, muito provavelmente, aumentar após cada chamada efectuada.

São pelo menos 2 minutos por chamada, em média.

Mesmo com uma taxa de alcance de 25%, continua a esperar pelo menos 8 minutos antes de falar com alguém.

Se a sua taxa de alcance estiver próxima da média de 15%, então esse tempo pode estender-se a 10 minutos ou mais.

O resultado? Desmotivação. Esperar tanto significa que lhe falta o fogo para continuar e continuar a vender. Está a passar por aquilo a que nós, em Close, chamamos frequentemente não estar suficientemente aquecido.

Agora, aqui está o ponto alto:

Um marcador preditivo pode reduzir esse intervalo entre chamadas para apenas 3 segundos.

O resultado? Uma série de benefícios, incluindo:

• Custos de chamadas de saída mais baixos.
• Menos tempo inactivo significa mais conversas. E, com isso, um maior potencial para efectuar mais vendas.
• Poupa-lhe o trabalho.
• Já estabelecemos que a marcação manual de números pode demorar pelo menos 30 segundos. E isto sem contar com o tempo gasto a ouvir o tom de marcação.
• A utilização de um marcador preditivo elimina a maior parte desse processo, resultando em conversações muito mais rápidas.
• Aumentar a taxa de alcance.
• Um marcador preditivo analisará cada chamada e descartará as negativas, passando apenas as chamadas genuínas atendidas por pessoas reais. Isto, por sua vez, aumentará drasticamente as suas taxas de alcance.
• O que lhe dá mais tempo para cada contacto.
• Poupar tempo por não ter de marcar números à mão significa que pode concentrar-se em cada lead durante mais tempo. Já não sente a pressão de ter de passar rapidamente pela lista de chamadas. Em vez disso, pode concentrar-se naquilo que realmente gosta de fazer: estabelecer contacto com novos clientes potenciais e envolvê-los.

E, mais importante ainda, aumentar a sua motivação e dinamismo.

Sejamos realistas, o seu sucesso nas vendas depende da sua atitude. Sabe que, se abordar uma chamada com um sentimento de desânimo, as suas hipóteses de conseguir um novo cliente potencial diminuem significativamente. Se o fizer com uma atitude positiva, essa atitude afectará o resultado da chamada.

De facto, estudos como a análise do Dr. Martin Seligman sobre as atitudes da equipa de vendas da Met Life provam-no de forma incontestável:

Os vendedores optimistas e vibrantes vendem mais. Ponto final.

Durante a sua investigação na Met Life, Seligman descobriu que os optimistas vendiam mais do que o resto da equipa de vendas em 31%.

Porquê? Porque com a motivação de vendas correcta, conseguirá:

• Transmita essa atitude ao interlocutor, causando uma primeira impressão muito melhor,
• Comunicar melhor a sua convicção na empresa e no produto, e
• Soa mais confiante, enérgico e entusiasta. E escusado será dizer que estas três qualidades são altamente contagiosas.

O que é precisamente o que precisa para fazer da próxima chamada fria um sucesso, certo?

Marcadores preditivos: Desafios e regulamentos

Os marcadores preditivos conduzem-no a uma conversa mais rapidamente. E já sabe porquê e como.

Infelizmente, também implicam desafios específicos para a sua equipa de vendas. Eis os mais comuns:

Atraso na chamada

Ocasionalmente, as empresas podem registar um pequeno atraso, de cerca de 1-2 segundos, entre o momento em que uma pessoa atende o telefone e o momento em que um representante entra na conversa.

Isto deve-se a um atraso temporário do sistema que liga um representante à chamada.

Embora esse atraso possa parecer insignificante, pode afectar a sua estratégia de marcação preditiva. Eis como:

De acordo com os regulamentos da FCC nos EUA, se ninguém interagir com um destinatário no espaço de 2 segundos após a saudação da pessoa, a chamada deve ser considerada abandonada. Como resultado, o marcador deve reproduzir uma mensagem gravada.

Além disso, a FCC exige que as empresas que utilizam sistemas de marcação preditiva abandonem menos de 3% das suas chamadas por mês.

No Canadá, a taxa máxima de abandono é de 5%. Além disso, os marcadores não podem ligar para números registados no Registo Nacional de Não Ligar. Também não podem telefonar para serviços de emergência ou de saúde.

No Reino Unido, a Ofcom impõe igualmente uma taxa de abandono inferior a 3%, mas calcula-a numa base diária. As empresas britânicas também são obrigadas a reproduzir uma mensagem pré-gravada após os primeiros 2 segundos.

O Marcador Preditivo em Close facilita a gravação de uma mensagem pré-gravada personalizada.

Falta de capacidade de priorizar os leads

Outro desafio é que, ao utilizar a marcação preditiva, os representantes raramente têm a opção de dar prioridade aos contactos.

Não podem seleccionar pessoas específicas com quem gostariam de falar. E, como resultado, acabam muitas vezes por falar com pessoas sobre as quais pouco sabem.

Felizmente, há uma solução alternativa.

No momento em que o marcador liga uma chamada, todas as informações da pessoa são apresentadas no ecrã. Isto permite que um representante de vendas se familiarize com os dados do autor da chamada num instante.

Além disso, com as visualizações inteligentes e as funcionalidades de pesquisa em Close, pode criar dinamicamente listas de potenciais clientes com base nos critérios específicos que mais lhe interessam. Isto permite-lhe dar prioridade aos contactos com base em métricas e pontos de dados específicos que são mais relevantes para o seu processo de vendas.

Resultados mais fracos na venda de artigos de elevado valor

Por último, os marcadores preditivos nem sempre funcionam para as equipas que vendem artigos de elevado valor.

Para envolver os seus clientes, essas empresas têm de saber mais sobre os seus contactos. Muitas também têm de criar um contexto para a conversa de vendas antes de entrarem em contacto.

Ansioso por experimentar um marcador preditivo? Veja como o fazer

Um marcador preditivo torna as vendas muito mais interessantes, não é verdade?

Com esta simples funcionalidade, elimina todo o tempo que perde a ouvir os tons de ocupado ou as mensagens de voz...

... E percorrer a sua lista de chamadas à velocidade da luz.

Por isso, se está ansioso por ver como pode melhorar as suas vendas, inscreva-se para uma avaliação em Close e comece a utilizar o nosso novo marcador preditivo imediatamente. Não se preocupe, apenas lhe pediremos as informações básicas necessárias para se registar. Não é necessário cartão de crédito.