Como o OutboundSync reduziu custos, cliques e complexidade ao voltar a Close

Os desafios de ser uma empresa liderada pelo fundador

Como fundador da OutboundSync, Harris Kenny sabia como criar um produto para simplificar as vendas proativas. Havia apenas um problema: quanto mais expandia a sua ferramenta, mais se afastava da simplicidade que a tinha inspirado inicialmente.

A trajetória profissional de Kenny levou-o a mergulhar no mundo das tecnologias de vendas. Antes de lançar o OutboundSync como uma ferramenta integrada de vendas proativas que une o OutboundSync com o HubSpot e o Salesforce, ele ajudou empresas a criar os seus próprios mecanismos de vendas proativas através da sua agência. 

O Kenny começou por utilizar sistemas como Close . Na verdade, Close proporcionou à sua agência uma forma rápida e fácil de gerir as vendas proativas, os negócios e as chamadas num único local. Ele gostava da interface simples e intuitiva — e do facto de funcionar tão bem.

No entanto, à medida que a sua agência crescia e ele percebia que muitos dos seus clientes utilizavam o HubSpot, a atração exercida pelas soluções em escala revelou-se impossível de resistir. 

«Comecei com Close», disse Kenny, «mas como tínhamos clientes que usavam o HubSpot, achei que fazia mais sentido usar a ferramenta que eles já usavam. Por isso, tornei-me parceiro de soluções do HubSpot.»

Essa decisão fazia sentido para o Kenny. Mudar-se para a HubSpot significava integrar-se num enorme ecossistema com o qual os seus clientes estavam familiarizados. Isso fazia sentido no contexto do seu antigo negócio. Mas depois o seu negócio mudou. 

À medida que criava novos fluxos de trabalho para o seu SaaS, a complexidade começou a aumentar. As integrações com várias ferramentas do HubSpot revelaram-se um desafio. As automatizações descoordenadas implicavam mais trabalho manual.

Afinal, os sistemas que ele estava a criar para apoiar outras equipas estavam a começar a atrasar a sua própria equipa.

Isso bastou para o levar a questionar-se se o seu crescimento se traduzia realmente num progresso.

O «Terrível Meio-termo» (Quando a escalabilidade se torna complicada)

À primeira vista, Kenny estava satisfeito. As bases para a expansão estavam lá, mas os casos práticos de aplicação para automatizar a sua empresa, liderada pelo próprio fundador, não eram tão idílicos como ele tinha imaginado. 

Para Kenny, «liderado pelo fundador» significava que ele próprio podia até gerir grande parte da sua estratégia de entrada no mercado; é assim que a automação pode ser sofisticada nesta fase da tecnologia. Mas faltava algo.

Por mais robusto que seja, o HubSpot acabou por não ser a solução ideal para a estratégia liderada pelo fundador, Kenny. Sim, fazia sentido usar o HubSpot quando a sua empresa era uma agência HubSpot.

No entanto, Kenny achou que a solução envolvia uma complexidade manual superior àquela que ele conseguia gerir. Embora isso pudesse funcionar para uma equipa, a abordagem liderada pelo fundador de Kenny exigia automatizações fáceis de utilizar, concebidas para equipas mais pequenas.

Afinal, o HubSpot não é uma solução que sirva para todos.

«É uma plataforma enorme e um modelo de dados complexo», disse Kenny. Muitos níveis de preços, muitas integrações, muitas opções. E isso é ótimo. Mas o que acontece se acabares por marcar «sim» em todas essas opções? «Quando encerrei a minha agência e me concentrei em expandir o meu SaaS, percebi que não estávamos a usar as ferramentas adequadas ao tamanho real da nossa equipa.»

À medida que Kenny trabalhava no ecossistema da HubSpot, viu-se preso num «péssimo meio-termo». Sim, a HubSpot era boa, mas não se adequava às suas necessidades específicas.

Até mesmo as ações mais simples exigiam demasiados cliques, e muitas automatizações de saída falhavam numa fase posterior do processo. Se o Kenny tivesse de clicar 10 vezes para criar um novo fluxo de trabalho de negócio, perceberia que isso não funcionava. 

As integrações não ajudaram. Pelo contrário, pareciam até atrapalhar. Poucas foram desenvolvidas com o mesmo cuidado que ele dedicou ao desenvolvimento do OutboundSync. Um problema particularmente frustrante ao tentar integrar o Slack com o Salesforce acabou por ser a gota de água.

«O que me deixou à beira do desânimo foi tentar configurar a ligação entre o Slack e o Salesforce», disse Kenny. «Passei uma hora a tentar e não consegui avançar nada.»

Depois de toda aquela frustração, Kenny voltou à sua abordagem centrada no fundador. Precisava de simplicidade. E, ao fazê-lo, recordou-se da altura em que as suas soluções pareciam mais simples.

Close », disse o Kenny. «Claro. Então, [voltei lá e] criei uma conta de teste. E comecei simplesmente a organizar tudo.»

O Boomerang: Voltar ao Close Escolher menos, enviar mais rápido)

Para Kenny, o regresso ao Close de um exercício mental: e se ele tivesse apenas uma hora de trabalho por dia? 

Como seria isso? Como poderia ele obter o máximo resultado com o mínimo de esforço? 

As respostas levaram-no de volta a Close.

O Kenny tinha-se imaginado a tirar férias e imaginado o que poderia acontecer se surgissem novos negócios em potencial. Ele percebeu que, se a OutboundSync fechasse cinco negócios enquanto ele estivesse ausente, não conseguiria integrar todos eles numa hora. «Foi isso que me fez voltar para Close.» 

Outros elementos da pilha também começaram a encaixar-se, como a ferramenta de agendamento SavvyCal. Ele voltou a perceber que «menos é mais». Com um CRM mais simples em funcionamento, podia utilizar um modelo de dados mais simples.

A automatização do seu processo de contacto com clientes exigiu menos campos e menos atividades. Desde que os dados estivessem no sistema — desde que estivessem corretos — os fluxos de trabalho começaram a funcionar.

«E se menos fosse mais?», recorda Kenny ter-se perguntado. «E se eu simplesmente escolhesse um CRM com um modelo de dados mais simples, menos campos, menos atividades, menos propriedades? Mas se [os dados] estiverem lá, estão corretos, não é?»

A experiência começou com um teste do Close . O Kenny começou imediatamente a montar a sua pilha de ferramentas. O primeiro ponto da sua lista: testá-lo com um cenário de vendas simulado para ver se as novas automatizações funcionariam. 

Não só funcionou, como os dados necessários para concretizar o negócio foram mínimos. O Kenny referiu que só precisou de três informações e que o fluxo de trabalho decorreu sem problemas. As suas vendas ativas voltaram a ser divertidas. Além disso, conseguiu uma sensação de controlo que nunca tinha tido com sistemas mais complexos.

Essa simplicidade trouxe consigo uma vantagem adicional: poupar dinheiro. «Estou a poupar dinheiro ao mudar Close para Close », afirmou Kenny. «E vou poupar ainda mais dinheiro à medida que as minhas outras assinaturas forem expirando.»

Em vez de recorrer a planos dispendiosos para implementar fluxos de trabalho complexos de CRM, a abordagem simples está a revelar-se a mais eficaz para a sua empresa nesta fase. E a relação custo-benefício faz parte disso.

O Círculo Completo (Por que voltar me pareceu a escolha certa)

«Estou mesmo a divertir-me a fazer isto no trabalho outra vez», comentou Kenny. «É algo que já não sentia há algum tempo. Estou de ótimo humor [nas vendas] e fico muito contente por poder conversar.»

Voltar à abordagem liderada pelo fundador, que foi o que fez com que o OutboundSync funcionasse desde o início, tem sido revigorante. Os seus princípios originais — eficiência, simplicidade e envolvimento prático — estão de volta. O Kenny considera as funcionalidades Close práticas.

Talvez ainda mais importante, ele não precisa de se dedicar a tarefas como formar pessoas numa interface enorme e complicada. Isto torna a integração de novos colaboradores menos dispendiosa. Além disso, encaixa-se perfeitamente na sua pergunta inicial: e se ele tivesse apenas uma hora de trabalho por dia para alcançar os melhores resultados que a sua empresa fosse capaz de atingir?

Além de lhe proporcionar mais clareza, tem sido divertido gerir a redução de custos.

«Provavelmente, no final do dia, vou reduzir as nossas despesas com a pilha tecnológica em cerca de mil dólares por mês», disse Kenny. «Isso representa um retorno imediato de 10 vezes o investimento Close, mesmo que não fechemos mais negócios, apenas do ponto de vista dos custos.»

O HubSpot é uma excelente ferramenta repleta de funcionalidades robustas que permitem às equipas alcançar uma grande escala. Mas, no que diz respeito à abordagem do Kenny, o retorno ao Close uma lufada de ar fresco.

Ele voltou à solução inicial e percebeu que o regresso à simplicidade era exatamente o que precisava. A sua estrutura mais enxuta adapta-se melhor à abordagem de equipa liderada pelo fundador, reduzindo os seus custos e devolvendo a diversão ao local de trabalho.

Menos cliques. Acompanhamento mais rápido. Tudo no Close.

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