Guía del comprador de CRM: cómo elegir un sistema CRM para su equipo

¿Ha escrito alguna vez "CRM" en la barra de búsqueda? Google devuelve más de 200 millones de resultados.

Vaya. Es mucha información que probablemente no necesites.

Si está buscando un CRM, debe responder a algunas preguntas muy concretas. Por ejemplo, ¿qué es un software CRM? ¿Cómo sé si necesito un CRM? ¿Cómo elijo un buen CRM entre las opciones que existen? ¿Y cómo sé después si he tomado una buena decisión?

Por suerte, estamos aquí para ayudarle a responder a todas estas preguntas (y más).

Esta guía para compradores de CRM es algo más que una lista de características que puede necesitar o no.

Siga leyendo. Está a punto de embarcarse en un viaje interactivo para descubrir sus necesidades de CRM más profundas y cómo satisfacerlas con éxito. Al final de esta guía, tendrá una ruta clara para completar su compra de CRM y obtener el mayor beneficio por su dinero.

¿Qué es un CRM y por qué es importante para su empresa?

CRM son las siglas en inglés de gestión de las relaciones con los clientes, los métodos que utiliza su empresa para gestionar con éxito las relaciones con los clientes. Pero estos métodos funcionan mejor dentro de un software CRM, donde se almacena información, se establecen contactos con posibles clientes y se crea una base de datos de ventas sobre la que elaborar informes.

Para las empresas que no utilizan un CRM, la información de los clientes se almacena en varios lugares. Algunos equipos de ventas tienen múltiples canales de Slack, tableros de Trello, tareas de Asana, por no hablar de la interminable cadena de hojas de Google o libros de Excel como CRM improvisados.

Si esta situación le resulta familiar, sabrá que es demasiado fácil que la información importante se pierda en el camino y que, como consecuencia, las relaciones con sus clientes se resientan. Lo que, a su vez, conduce a todo tipo de problemas evitables que se agravan a medida que crece la empresa: mayores tasas de rotación de clientes, menor satisfacción de los clientes, menor fidelidad a la marca, comentarios negativos de boca a boca y en línea, y menos ingresos. Incluso la satisfacción laboral de sus empleados se verá afectada negativamente cuando los clientes no estén contentos con las experiencias que tienen con su empresa.

Un buen sistema CRM actúa como una única fuente de verdad, reuniendo toda la información de los clientes y los puntos de contacto recientes en un sistema sencillo al que todo el equipo puede acceder y actualizar según sea necesario.

Consejo profesional: ¿Quieres ver la historia real de una empresa que depuró sus interminables fuentes de datos de ventas y las organizó en una única fuente de verdad? Echa un vistazo a Underground Ecom utilizó su CRM para organizar sus datos y ahorrar a su equipo de ventas más de 150 horas al mes.

¿Cómo funcionan los CRM?

El software CRM puede ser complejo, pero los mejores sistemas son fáciles de usar. Una buena herramienta permite a su equipo trabajar de forma más inteligente al tener a mano toda la información que necesitan, sin abrumarlos con demasiada información irrelevante. (Algunos sistemas de CRM rastrean cada interacción en las redes sociales, cada visita a un sitio web, etc.). Aunque en teoría esto puede parecer una gran característica, los representantes de ventas pronto se encuentran con dificultades para extraer información significativa de una base de datos abultada y difícil de navegar).

Por supuesto, un CRM es mucho más que un lugar donde almacenar datos. Piense en él como una herramienta que ayuda a su equipo de ventas, asistencia y éxito a utilizar los datos disponibles de forma eficaz, para ofrecer una mejor experiencia al cliente y aumentar los ingresos.

El software adecuado incluirá funciones de divulgación, capacitación, formación, gestión de la cartera de ventas y elaboración de informes.

Dicho esto, las mejores herramientas de gestión de relaciones con los clientes también ofrecen a su equipo formas de automatizar las tareas repetitivas de su proceso de ventas, liberando tiempo para centrarse en cerrar acuerdos en lugar de en la introducción manual de datos.

En pocas palabras: el software CRM funciona como el eje central de ventas en el que viven sus representantes desde el momento en que fichan hasta que terminan la jornada.

¿Por qué son importantes los CRM para su empresa?

El software CRM adecuado puede hacer que cada persona de su equipo gane una hora al día al ofrecerle todo lo que necesita en un solo lugar. En lugar de cambiar continuamente de pestañas o aplicaciones durante el día, su equipo de ventas puede utilizar su CRM como un espacio de trabajo central que vive en tándem con su proceso de ventas único.

Pero, ¿qué puede hacer un CRM por su equipo en términos prácticos?

• Contextualice cada interacción y cada operación: en un CRM, cada cliente potencial se almacena con los datos más relevantes, junto con todas las interacciones que su empresa haya tenido con él. Esto significa que cualquier miembro de su equipo puede continuar donde lo dejaron sus colegas, con todo el contexto a la vista. En el mejor de los casos, todo esto se rastrea automáticamente, lo que minimiza la introducción manual de datos.
  

• Ayude a los representantes de ventas a centrarse en sus mejores clientes potenciales: El seguimiento de prospectos ofrece a los representantes una visión clara de sus prospectos prioritarios, de los que están atascados en el pipeline o de los que requieren atención inmediata.
• Proporcione herramientas de comunicación que agilicen sus actividades de captación: Una buena herramienta tiene funciones de comunicación nativas, como correo electrónico, llamadas o SMS, que permiten a los representantes vender activamente sin abandonar la vista de clientes potenciales.
• Añada un nivel de automatización que ahorre tiempo a su equipo: La difusión integrada implica la introducción automatizada de datos: ya no es necesario registrar las llamadas manualmente en el sistema o escribirlas en una hoja de Google. Además, cuanto mejor sea la herramienta y mayor sea el nivel de automatización, más tiempo ahorrará tu equipo para la venta activa.
• Cree oportunidades para ayudar a su equipo a mejorar sus habilidades: Los responsables de ventas que utilizan un CRM para gestionar un equipo de ventas internas pueden ver fácilmente dónde necesitan mejorar ciertos representantes mediante el seguimiento de datos reales sobre las tasas de respuesta de correo electrónico, las tasas de conversión o las etapas del pipeline en las que un representante podría estar atascado.
• Almacene los datos que miden la salud de su equipo y proceso de ventas: Los datos de actividad de ventas, las tasas de conversión de las fases del pipeline, los ingresos a lo largo del tiempo, el ratio de conexión de llamadas y las tasas de respuesta de correo electrónico son métricas de ventas prioritarias que te indicarán la salud de tu proceso (y dónde podrías necesitar hacer ajustes).
• Proporcione información sobre los puntos débiles de su proceso de ventas: Los datos del pipeline dentro de su software de gestión de relaciones con los clientes le dirán dónde hay más clientes potenciales que tardan demasiado en convertirse, cuánto dura su ciclo de ventas o si su equipo está a punto de quedarse sin nuevos clientes potenciales que cerrar. La plataforma adecuada le ofrece una visión clara de su pipeline, manteniéndole al tanto de posibles problemas antes de que se conviertan en problemas graves.

Suena bien, ¿verdad? Pero, ¿cómo saber si su equipo necesita realmente un CRM?

6 casos de uso principales que requieren un CRM de calidad

¿Cómo saber si necesita un CRM?

Estos son los 6 casos de uso principales para un sistema CRM: vea por qué cada uno de ellos necesita una buena solución CRM y qué requisitos únicos tiene cada caso de uso.

1. SaaS

Cuando se vende software, el proceso de venta debe ser tan ágil y activo como el producto que se vende.

Especialmente para las startups de SaaS, es normal hacer malabarismos con los clientes potenciales entrantes y salientes dentro de un equipo de ventas reducido. O es posible que no haya ningún equipo de ventas: muchos fundadores de SaaS se encuentran inesperadamente en el papel de representantes de ventas.

Consejo profesional: ¿Buscas orientación sobre la venta de productos SaaS como fundador? Descargue el libro SaaS Sales for Startup Founders de Steli Efti, CEO de Close , para obtener consejos de alguien que ha pasado por todo.

Tanto si su equipo de ventas SaaS es reducido como si no existe, necesita un sistema que le ahorre tiempo en lugar de atascarle con información errónea y obsoleta o con una interfaz de usuario dolorosamente compleja. No tiene tiempo que perder extrayendo información de clientes potenciales de una hoja de cálculo de Excel que puede o no estar actualizada, escribiendo correos electrónicos individuales a miles de clientes potenciales entrantes o calificando manualmente esos clientes potenciales.

Un buen CRM SaaS aprovecha la automatización para que los equipos de ventas puedan centrarse en lo que mejor saben hacer: cerrar acuerdos.

2. Equipos de ventas remotos

Demasiada gente piensa que el trabajo a distancia es una desventaja. Pero el CRM adecuado puede convertir el trabajo a distancia en la mayor ventaja de tu equipo.

El CRM de ventas a distancia adecuado está optimizado para establecer relaciones a través de canales digitales. También garantiza actualizaciones en tiempo real de toda la información, los puntos de contacto y el estado de cada una de las operaciones en curso. De este modo, los equipos de ventas remotas pueden confiar en que los datos que consultan son precisos al 100 %.

Con un CRM, los gestores de ventas remotos también pueden realizar un seguimiento de la actividad de cada uno de sus representantes de ventas, así como de su éxito en los distintos canales o etapas del proceso. Esto les ayuda a entrenar de forma más eficaz, aunque no puedan estar en la misma sala.

Sabías que...

En Close, somos un equipo 100% remoto y distribuido desde 2014. Por eso podemos decir con orgullo que Close es el CRM construido PARA equipos de ventas remotos, POR un equipo remoto. Conocemos las dificultades a las que se enfrentan los equipos de ventas remotos cada día, y hemos creado un sistema que potencia a los equipos de ventas remotos en lugar de frenarlos. Descubra cómo Close está optimizado para las ventas remotas.

3. 3. Servicios financieros

Las empresas de servicios financieros a menudo se quedan atascadas reutilizando las viejas listas de clientes potenciales con las que llevan años trabajando. Pero una empresa de éxito nunca deja de trabajar para captar nuevos clientes. Si quieres incorporar nuevos clientes potenciales a tu cartera (y hacer un mejor seguimiento de los datos de tus clientes actuales), necesitarás un CRM.

Sus clientes confían en usted para manejar el dinero que tanto les ha costado ganar. Para ganarse esa confianza, debe mantener sus datos almacenados de forma segura en un sistema que sepa que es seguro. Además, el CRM de servicios financieros adecuado le permite personalizar sus listas de clientes potenciales y asegurarse de que llega a ellos en los momentos clave.

4. Seguros

A la hora de vender cualquier tipo de seguro, hay muchos datos personales que debe almacenar de forma segura sobre sus clientes. Una vez más, un sistema seguro es esencial para el éxito en la venta de seguros.

Las aseguradoras también recurren a su CRM para optimizar sus procesos: al fin y al cabo, no querrá dejar escapar a sus mejores clientes sólo porque hayan encontrado una póliza más barata. Al utilizar un CRM para desarrollar mejores relaciones y realizar un seguimiento de los vencimientos de las pólizas, puede convencer a sus clientes para que se queden con usted a largo plazo, ya que ven el gran valor que usted otorga a la prestación de un buen servicio, no solo a un buen precio.

5. Bienes inmuebles

Los agentes inmobiliarios necesitan algo más que un lugar donde almacenar clientes potenciales: necesitan un sistema que les ayude a vender y alquilar más propiedades.

El CRM adecuado para agencias inmobiliarias debe contar con un sistema de llamadas integrado que permita a los agentes hacer un seguimiento de los nuevos clientes potenciales entrantes y salientes con facilidad, herramientas de automatización para poner las tareas repetitivas en piloto automático y seguimiento de la participación para obtener datos históricos de por vida.

Además, un buen CRM inmobiliario debería integrarse con las herramientas que ya utiliza para obtener firmas, programar visitas y descubrir nuevos clientes potenciales.

6. Equipo de ventas internas que realiza ventas entrantes o salientes

Un equipo de ventas internas trabaja incansablemente para vender a nuevos clientes potenciales, ya sean entrantes o salientes. Para asegurarse de que el equipo de ventas internas aprovecha todo su potencial, los responsables de ventas deben dotarles de un sistema que optimice todos los puntos de contacto y les permita centrar claramente su jornada.

Cuando llegan nuevos clientes potenciales, un buen CRM de captación toma la información clave y la convierte automáticamente en listas de los mejores clientes potenciales del equipo. Esto permite a los representantes de recepción dar prioridad a los clientes potenciales que tienen más probabilidades de cerrarse. El mejor CRM ofrece a los equipos de recepción una automatización sencilla para conectar inmediatamente con los nuevos clientes potenciales mediante secuencias de correo electrónico e introducirlos más rápidamente en el ciclo de ventas.

Por otro lado, los equipos de ventas salientes necesitan un sistema CRM optimizado para una conexión saliente rápida. El sistema adecuado incluye una importación sencilla de clientes potenciales, así como un Power Dialer que permite a los representantes de ventas salientes aprovechar al máximo el tiempo que pasan al teléfono.

Cómo elegir un sistema CRM adecuado para su empresa en 5 pasos

¿Listo para comprar?

Más despacio, socio. Con tantas opciones de CRM en el mercado, ¿cómo puede asegurarse de que está comprando un sistema que potenciará a su equipo en lugar de empantanarlo?

Puede resultar tentador optar por la herramienta más barata que encuentre. O, por otro lado, puede que te atraiga la plataforma con más funciones.

Pero lo más probable es que ninguna de ellas sea la opción adecuada para su equipo. Por ejemplo, Salesforce es el líder de facto del mercado de CRM, pero a menudo NO es la opción adecuada para las startups y las pymes.

Elegir una solución CRM que ayude a su equipo a cerrar más tratos y a trabajar de forma más productiva, implica algunos pasos específicos para determinar lo que realmente necesita y qué sistema se ajusta a esas necesidades.

Aquí tienes un proceso de 5 pasos que te ayudará a tomar una decisión de la que no te arrepentirás en el futuro:

Paso 1: Defina las prioridades clave de su equipo como líder de ventas

Más arriba hemos tratado diferentes casos de uso del software de gestión de relaciones con los clientes. Cada uno de estos casos tiene sus propios retos, necesidades y prioridades.

Muchas plataformas se adaptan a casos de uso específicos. Destacan las características y capacidades que más importan para el caso de uso al que se dirigen.

Por lo tanto, como líder de ventas, debe comprender bien el caso de uso de su equipo en particular y determinar cuáles son sus principales prioridades en un CRM.

Por ejemplo, ¿su equipo trabaja con un gran número de clientes potenciales? Entonces probablemente necesites funciones de automatización y secuenciación de correos electrónicos.

¿Dirige un equipo de ventas sobre el terreno? Entonces puede que necesites un CRM que tenga una aplicación móvil y funciones potentes de gestión de territorios.

¿Su equipo realiza principalmente ventas salientes? Entonces un sistema de llamadas integrado será importante para usted.

Al definir las principales formas en que su equipo utilizará el CRM, tendrá una idea más clara de sus prioridades. Esto le ayudará a reducir la lista de CRM disponibles a los que están construidos para su caso de uso.

Paso 2: Decida si necesita una herramienta integral o una pila de ventas específica para sus necesidades.

Algunos líderes de ventas piensan que el CRM es el todo-lo-todo de su pila tecnológica. Pero, ¿es siempre así?

Es cierto que muchos CRM incluyen funciones para ventas, marketing y otros equipos de la empresa. La pregunta a la que debe responder es la siguiente: ¿quiero una solución integral o prefiero apilar herramientas especializadas que se adapten a mis necesidades específicas?

Por ejemplo, los grandes CRM como Salesforce incluyen muchísimas funciones y capacidades para diferentes equipos. Pero pregúntese: ¿cuántas de estas funciones utilizará realmente mi equipo a diario? Definitivamente, más no es mejor cuando se trata de un CRM, porque aunque las potentes funciones de personalización son estupendas, también suponen una carga para todo el sistema y el flujo de trabajo. Por poner un ejemplo: El equipo de ventas de FourSquare tenía que hacer 16 clics para registrar una sola llamada de ventas. Esto puede no parecer gran cosa, pero considere esto: Si tus representantes realizan 100 llamadas al día, eso supone 1600 clics repetitivos al día. Sólo para registrar las llamadas, algo que otros CRM de ventas hacen automáticamente. Es un aguafiestas. Usted quiere que sus representantes estén en plena forma cuando hablen con clientes potenciales, no que se sientan frustrados por tener que lidiar con un software de ventas engorroso durante todo el día.

Muchas veces, tiene más sentido crear una pila de ventas que dote a su equipo de las funciones específicas que necesita, en lugar de comprar una supuesta solución "todo en uno" llena de funciones que probablemente nunca utilizará.

Combinar varias herramientas le permite personalizar las necesidades de su equipo. Por ejemplo, una empresa de seguros puede estar mejor servida con un CRM que se integre con otro software específico de seguros, como Quotehound.

Por supuesto, como líder de ventas, debe determinar junto con otros líderes de su empresa qué solución tiene más sentido para todos los implicados.

Paso 3: Colabore con su equipo para identificar las características esenciales

Sus representantes de ventas son los que estarán dentro del CRM día tras día. Son ellos los que tendrán que registrar información, hacer llamadas, enviar correos electrónicos y realizar otras tareas de ventas.

Por lo tanto, hable con su equipo a la hora de elegir un sistema CRM para ellos, en lugar de obligarles a cambiar a una nueva herramienta que puede no tener sentido para sus procesos o necesidades.

Reúna a sus representantes. Pregúnteles qué carencias tiene el sistema que utilizan actualmente. ¿Qué les impide ser plenamente productivos? ¿Qué funciones o capacidades les gusta utilizar? ¿Qué haría por ellos la herramienta ideal? ¿Con qué otras herramientas de su arsenal debería integrarse el software?

Formular estas preguntas e implicarles en el proceso de toma de decisiones también ayudará a mejorar la adopción de CRM.

Paso 4: Elabore una lista de lo que debe tener (y otra de lo que le gustaría tener).

Después de analizarlo todo con tu equipo y otros líderes de tu empresa, es hora de hacer dos listas muy claras: lo que debes tener y lo que te gustaría tener. Parte de su responsabilidad cuando vende a clientes potenciales es ayudarles a identificar claramente sus prioridades. Haga lo mismo con su propio proceso de compra de CRM.

Su lista de imprescindibles incluirá todas las funciones o capacidades sin las que su equipo no puede vivir. También incluirá las integraciones esenciales que su equipo necesitará para funcionar correctamente. Son los requisitos que realmente rompen el acuerdo cuando no se cumplen.

Cuando tenga una lista de elementos imprescindibles, podrá descartar inmediatamente cualquier opción de CRM que no incluya estas funciones. Si le falta algo imprescindible, no es la herramienta adecuada para su equipo.

Para elegir el CRM ideal para su equipo, también es importante tener una lista de cosas que le gustaría tener. Estas funciones no son esenciales para el funcionamiento diario de tu equipo, pero seguro que te harían la vida mucho más fácil (o simplemente te parecerían divertidas).

La combinación de estas listas es el CRM ideal de su equipo, y si encuentra uno que incluya todo lo de ambas listas, probablemente también encontrará una olla de oro al final del arco iris al final del día (ninguna de las dos cosas es muy probable, ¡lo siento!).

Recuerde mantener la mente abierta: a veces, las características o funciones de una u otra lista se pueden conseguir con integraciones, aunque el propio CRM no ofrezca exactamente lo que desea.

Paso 5: Demostración de diferentes herramientas

Llegados a este punto, debería tener una idea clara de lo que busca en un CRM (y en el resto de su pila de ventas).

Pero no hay nada como meterse en una herramienta y probarla uno mismo.

Así que, entra y empieza a probar diferentes herramientas. Inscríbase en pruebas gratuitas de los CRM que se ajusten a sus necesidades. Invite a sus representantes a probar las distintas herramientas. Así podrá comparar con mayor honestidad las distintas herramientas que está considerando.

¿Está listo para empezar una prueba gratuita de un CRM diseñado para trabajar junto a su proceso de ventas y optimizar sus resultados? Pruebe Close durante 14 díassin coste alguno (ni siquiera le pediremos su tarjeta de crédito).

Una vez que empiece a probar los CRM, ¿cómo puede comparar y evaluar el CRM adecuado para su equipo?

Comparación de las principales características de los CRM: ¿qué debe tener un buen CRM?

Como ya se ha mencionado, las funciones adecuadas para su equipo dependerán del tipo de sistema y proceso de ventas que esté utilizando.

Dicho esto, hay algunas funciones básicas que todo CRM de ventas debe incluir.

¿Quiere sacar el máximo partido a su dinero? Asegúrate de añadir estas características esenciales a tu lista de imprescindibles:

• Gestión de contactos y clientes potenciales: Esto puede parecer un poco obvio, pero debes asegurarte de que el CRM que elijas tenga una gestión de contactos y clientes potenciales optimizada. No querrás que la información importante se pierda entre las grietas, así que asegúrate de que la importación automática de clientes potenciales es una opción.
• Vista histórica de las interacciones: Para gestionar las relaciones, es necesario ver las interacciones anteriores. Esto es imprescindible para cualquier buen CRM.
• Gestión de oportunidades: Un proceso de ventas limpio ofrece una visión general de las oportunidades abiertas. Tu CRM debe tener una vista de pipeline para que veas cómo progresan las operaciones por el embudo, dónde necesita ayuda tu equipo y qué operaciones necesitan un empujón extra para cerrarse.
  

• Funciones de llamada: Casi todos los equipos de ventas del mundo llaman a sus clientes potenciales y potenciales. Si el CRM que has elegido no tiene funciones de llamada integradas (como VoIP integrada, Power Dialer, Predictive Dialer o grabación automática y envío de mensajes de voz), como mínimo debería integrarse sin problemas con una herramienta que sí las tenga.
• Correo electrónico y automatización: El correo electrónico es otra herramienta esencial en el repertorio de un vendedor. Un buen CRM permite enviar correos electrónicos y registrarlos automáticamente. Pero un buen CRM también te permitirá configurar secuencias automatizadas de correos electrónicos y crear plantillas para que tu equipo las utilice y personalice sobre la marcha.
• Segmentación de clientes potenciales: Un buen CRM no se limita a darle una lista enorme de clientes potenciales. Le permite segmentar y separar esos clientes potenciales en función de los factores que usted elija. En Close, por ejemplo, puede configurar vistas inteligentes que se actualizan automáticamente a medida que entran nuevos clientes potenciales o cambia su estado. Puede hacer cualquier cosa, desde configurar una lista de clientes potenciales que se ajusten a su perfil ideal y no hayan sido contactados en los últimos 7 días, hasta configurar una lista de asistentes a demostraciones que no hayan programado la próxima reunión con un AE.
• Búsqueda sencilla: Toda buena herramienta de gestión de las relaciones con los clientes debe tener una barra de búsqueda que permita buscar información clave, clientes potenciales o empresas en su cartera de proyectos.
• Tareas y notificaciones: Para mantener a tu equipo al día, la plataforma debe incluir la funcionalidad de tareas y notificaciones de próximas tareas o reuniones programadas.
• Informes de ventas: Las métricas de ventas esenciales deben rastrearse dentro de su CRM, y los informes deben ser fáciles de acceder y exportar. Una buena plataforma también se integra con otras herramientas de informes de ventas para que siempre tengas la opción de subir el nivel de tus informes si es necesario.
• Informes de actividad de los representantes: Dado que su CRM es el centro donde su equipo es más activo, los informes de actividad deben ser fácilmente accesibles. Esto le dirá cuánto tiempo pasan sus representantes al teléfono, el número de correos electrónicos que envían y otras métricas de actividad importantes. (Bonificación: algunos sistemas incluyen una tabla de clasificación integrada basada en la actividad de ventas, lo que ofrece a los representantes un incentivo adicional para ponerse al teléfono y llegar a lo más alto de la lista).

• Integración Zapier: La mayoría de las integraciones esenciales dependerán de ti, pero Zapier es una integración que tu CRM debe tener. Cuando un CRM tiene una conexión integrada con Zapier, se abre la flexibilidad para conectarse a más de 1000 otras herramientas, y vincularlas de ida y vuelta de una manera completamente personalizada.
• Funciones de previsión de ventas: La confianza en el trato, el valor proyectado del trato y el seguimiento del ciclo de ventas deberían formar parte de su CRM. Las funciones de previsión le ayudan a mantener el rumbo hacia sus objetivos y le avisan cuando se está quedando atrás. En Close, por ejemplo, la vista Pipeline muestra el valor de todas las operaciones en la fase actual, junto con el valor anualizado y mensual previsto. Estos valores se actualizan automáticamente a medida que las operaciones avanzan por las distintas fases.
• Fácil personalización: Su proceso de ventas y su equipo son únicos: su CRM debe adoptar esa singularidad, no tratar de contenerla en estandarizaciones genéricas. Algunos ejemplos de personalización que debería ver en su CRM son los campos personalizados para los clientes potenciales, las etapas personalizadas del pipeline y los paneles de informes personalizados.
  

Guía del comprador de CRM: cómo evaluar las principales opciones de CRM

Ha hablado con su equipo. Ha establecido prioridades. Tiene una lista de lo que debe tener y otra de lo que le gustaría tener. Y ya ha empezado a probar diferentes CRM.

Está más cerca que nunca de tomar una decisión. Pero, ¿cómo puede evaluar qué CRM es el mejor para su equipo?

Cuando esté reduciendo sus opciones hasta tomar una decisión final, aquí tiene algunos factores para evaluar la mejor opción de CRM para sus necesidades individuales:

La principal necesidad de CRM de su equipo

Más arriba le pedimos que estableciera una prioridad clara para su CRM.

Ahora, compare las opciones de CRM que ha seleccionado con la prioridad que ha establecido.

Si el CRM satisface sus necesidades principales, habrá superado la primera fase.

Apoyo y éxito

Saber qué tipo de apoyo obtendrá del equipo de su nuevo CRM es esencial para tomar una buena decisión.

Averigüe qué tipo de opciones de asistencia ofrece este CRM. Tendrás que pasar por el aro de un chatbot o podrás comunicarte directamente con el equipo de asistencia cuando lo necesites?

Además, ¿tiene este CRM un equipo dedicado al éxito? ¿Es algo por lo que hay que pagar o se puede conectar con este equipo de forma gratuita?

Incorporación y formación

Al empezar a utilizar un nuevo CRM, tanto usted como su equipo necesitarán una formación básica.

¿Le ofrece este CRM opciones de formación sencillas? ¿Existen recursos que pueda consultar a su propio ritmo? ¿Qué tipo de formación puede esperar su equipo?

Opciones de migración de datos

Sus datos históricos de ventas son una parte esencial de su negocio. Antes de tomar una decisión, infórmate de los pasos concretos que tendrás que dar para importar los datos de tu CRM anterior a tu nuevo CRM.

¿Es fácil el proceso de importación? ¿Ofrece la empresa ayuda? Si te pueden ayudar con la migración de datos, ¿tendrás que pagar por ello?

Usabilidad y adopción

Un gran conjunto de funciones es un juguete brillante que puede distraerte de una interfaz de usuario terrible. Pero la usabilidad del producto es mucho más importante que el número de funciones que ofrece.

¿Por qué? Porque si el sistema no es fácil de usar, su equipo estará aún menos motivado para utilizarlo. Pagará más por un sistema que no le proporcionará el ROI que espera, porque los usuarios finales de su equipo no están contentos con él.

Cuanto más fácil de usar sea su nuevo CRM, mayor será la adopción por parte de su equipo de ventas.

Integraciones flexibles

Tener integraciones es bueno, pero la flexibilidad dentro de esas integraciones es esencial.

Así que, antes de tomar una decisión sobre qué CRM comprar, haga lo siguiente:

• Haz una lista de las integraciones que tu equipo quiere o necesita
• Enumere las funciones específicas que necesita que realicen esas integraciones

A continuación, cuando hable con su proveedor de CRM, obtenga detalles concretos sobre las integraciones que le interesan. Si se trata de una integración nativa, ¿realiza la tarea que necesita?

Si no te haces estas preguntas, podrías llevarte una desagradable sorpresa más adelante con una integración débil que no hace lo que necesitas.

Esa es parte de la razón por la que Zapier es una integración tan importante para cualquier CRM, y cualquier equipo. Cuando tu CRM se conecta a Zapier, puedes estar seguro de que tendrás opciones más flexibles para las integraciones.

Transparencia de precios

Llegados a este punto, ya sabe cuánto está dispuesto a gastar en un CRM. Pero, ¿sabe exactamente cuánto le va a costar ese CRM?

La transparencia del precio puede ser un factor decisivo a la hora de comprar un CRM. Algunos sistemas tienen planes de precios complejos con muchos complementos y costes ocultos. Cuando compares tus mejores opciones de CRM, compara todas sus páginas de precios en sus sitios web.

¿Hasta qué punto son transparentes los precios? ¿Hay un precio fijo por usuario/mes o se basa en una métrica como el número de clientes potenciales? ¿Las funciones esenciales están en un plan inferior o sólo son accesibles en planes más caros? O peor aún, ¿sólo se puede acceder a las funciones más importantes pagando complementos adicionales?

La transparencia de los precios dice mucho de la empresa incluso antes de hablar con ella.

Seguridad y conformidad

Los datos de sus clientes son sensibles, por lo que debe asegurarse de que estén seguros.

La seguridad es un factor clave que puede ayudarle a decidir si comprar o no un CRM.

Además, en función del tipo de empresa que dirija, el cumplimiento de determinados requisitos legales puede ser decisivo. Si su empresa está sujeta a requisitos gubernamentales en materia de datos de clientes, asegúrese de que el sistema CRM que utiliza cuenta con las funciones necesarias para ayudarle a cumplir dichos requisitos.

Prueba social

Ya sea para elegir un lugar donde tomar un helado, escoger una nueva marca de gomina o comprar software para nuestro negocio, a todos nos gusta ver a otras personas disfrutando de algo antes de decidirnos a comprarlo.

Por eso es importante comprobar lo que dicen otras personas sobre el CRM que desea comprar.

Empiece con las historias de clientes y los estudios de casos en el sitio web del CRM. ¿Cómo utilizan el producto sus clientes? ¿Con qué funciones están muy satisfechos? ¿Qué integraciones y automatizaciones utilizan?

Sitios de opiniones como G2 o Capterra también pueden ayudarle a determinar la satisfacción general con este CRM.

Por último, diríjase a las redes sociales. ¿Qué dice la gente en Internet sobre este CRM?

Al examinar todos estos tipos de prueba social, no se limite a si la persona está satisfecha o no con el CRM. Busca menciones específicas al equipo de soporte. Busca reseñas que hablen de la interfaz de usuario.

Y, lo que es más importante, intente encontrar reseñas específicas de empresas que considere de su mismo sector o tamaño. Esto te dirá, no sólo si es un buen CRM, sino si es un buen CRM para tu negocio.

12 preguntas que debe hacer a sus proveedores de CRM

Los vendedores de CRM saben cómo vender su producto: un buen vendedor es un experto en su CRM y sabe cómo presentarlo de la forma adecuada.

Por supuesto, debe asegurarse de que recibe la información correcta para evaluar las distintas opciones de forma imparcial. Entonces, ¿qué debería preguntar a su proveedor de CRM que no le haya dicho en el discurso de ventas?

Obtener respuestas claras y positivas a estas preguntas le ayudará a tomar una decisión más informada a la hora de comprar un CRM.

Cómo evaluar el éxito de un CRM

Por fin ha llegado el día: ha evaluado todas las opciones de CRM y ha elegido la que mejor se adapta a su equipo.

¿O no?

Pasado un tiempo, ¿cómo puede estar seguro de que la compra que ha hecho le ha merecido la pena?

Estas son algunas métricas de ventas y KPI esenciales que le indicarán el éxito de su CRM:

• RETORNO DE LA INVERSIÓN: Por supuesto, esta es la métrica más importante para evaluar su nuevo CRM. ¿Está recuperando más dinero del que gasta en él? Si es así, ¿cuánto más? Siga midiendo el retorno de la inversión a lo largo del tiempo para ver lo valioso que es este CRM para su proceso de ventas y su negocio.
• Consecución de objetivos y cuotas: ¿Qué quería conseguir con este nuevo CRM? Después de un tiempo razonable, ¿ha alcanzado esos objetivos? ¿Sus representantes alcanzan sistemáticamente las cuotas? Si es así, va por buen camino.
• Tasa de conversión: La tasa de conversión total, así como la tasa de conversión por etapa, le ayudarán a ver si el CRM está ayudando a que su proceso fluya con mayor facilidad.
• Duración del ciclo de ventas: Un buen CRM ayudará a su equipo de ventas a vender de forma más productiva. Si todo funciona bien, deberías ver cómo se reduce la duración de tu ciclo de ventas.
• Volumen de divulgación: Una mayor productividad en las actividades de ventas también debería reflejarse en la cantidad de actividades de divulgación que su equipo es capaz de realizar en las mismas horas de trabajo.
• Adopción y actividad: Las métricas de ventas pueden fluctuar, pero si la adopción es baja, todo lo demás también se resentirá. Controle cómo trabajan sus representantes con el nuevo CRM y hable con ellos regularmente para conocer sus impresiones sobre el nuevo sistema. Si observa algún problema, empiece por buscar formación adicional para que se sientan más cómodos utilizando el nuevo sistema.

Cuando todo funcione correctamente en su nuevo CRM, todas estas métricas deberían mostrar una mejora gradual con el tiempo.

Cómo utilizar esta guía del comprador de CRM

Hemos hecho algo más que darle una lista desordenada de cientos de funciones que su CRM puede o no tener.

En su lugar, ahora dispone de una guía paso a paso para elegir, examinar y evaluar el éxito de un nuevo CRM.

Todo comienza con sus objetivos únicos como líder de ventas y como equipo. Tú determinas qué es lo que más importa a tus representantes, y eso guiará tus decisiones a medida que te abres paso entre el mar de opciones de gestión de las relaciones con los clientes que hay en el mercado.