Cómo Hygge actualizó su flujo de trabajo para aumentar su cuenta de resultados

Muchas empresas funcionan con un revoltijo de tecnología que se ha ido entretejiendo en las operaciones comerciales a lo largo de varios años: no funciona correctamente, pero sigue funcionando. Esto se debe a que las empresas encuentran soluciones a los problemas a medida que surgen, sin dar un paso atrás y considerar un flujo de trabajo integral.

Si esto le suena a su organización, ha sido víctima del temido "Frankenstack".

Cuando se cosen piezas de tecnología, se crea un flujo empresarial que es semifuncional, pero que no está realmente vivo. Y eso es un problema porque afecta a la productividad y a la capacidad de gestionar bien a los clientes.

Hygge, un espacio de coworking con sede en Charlotte, Carolina del Norte, tuvo que superar su Frankenstack para salvar (y construir) relaciones con los clientes.

El monstruo de la tecnología

Todo el modelo de negocio de Hygge se basa en su capacidad para comunicarse rápida y eficazmente con los clientes, de modo que éstos puedan disponer de un espacio de trabajo cuando más lo necesiten.

En sus inicios, la empresa utilizaba una combinación de Front y Asana como CRM improvisado para la comunicación con los clientes. Aunque el proceso estaba automatizado en cierta medida, seguía requiriendo un esfuerzo manual para coordinar la comunicación.

Al principio, el equipo de Hygge dedicó mucho tiempo:

• Dejar comentarios
• Añadir notas
• Modificación del estado de los clientes

Con una pequeña lista de clientes, este proceso parecía factible. Pero el propietario de Hygge, Garrett Tichy, temía estar dejando decenas de miles de dólares sobre la mesa debido a sus deficiencias operativas.

Dar vida a los flujos de trabajo

Hygge necesitaba una forma mejor de comunicar a su lista de clientes cuándo había oficinas y habitaciones disponibles. Y, si alguien estaba interesado en un espacio, pero las habitaciones estaban llenas, necesitaban una forma mejor de cambiar los estados de los clientes potenciales de "Interesado" a "Lista de espera" y, por último, a "Conversión".

Con ese flujo de trabajo en mente, Tichy empezó a investigar CRM que ofrecieran:

• Sugerencias para flujos de trabajo y procesos
• Capacidad para recopilar información de forma estructurada
• Herramientas para mejorar la comunicación externa
• Capacidad de tomar notas para debatir internamente la situación de los clientes potenciales.
• Funciones de gestión de tareas

Cuando Tichy descubrió Close, vio en él características que otros CRM no tenían...

Gestión de clientes potenciales:

Tichy necesitaba una forma de obtener una visión clara del número de dólares de clientes potenciales que entraban y salían, para saber cómo cerrar más oportunidades.

Llamadas y mensajes de texto:

Hygge quería que los SMS crearan un punto de contacto único con los clientes potenciales. Tichy dice: "A veces no recibimos una respuesta por correo electrónico, pero luego estas mismas personas responden a través de texto".

Amplias opciones de integración:

Hygge es un gran usuario de Zapier, por lo que Tichy necesitaba un CRM que se integrara con esta tecnología. Close + Zapier facilita a Hygge el seguimiento de procesos como la rotación de clientes y la búsqueda de oportunidades de mejora.

Campañas por correo electrónico:

El equipo de Hygge experimentó una falta de coherencia en la voz y el tono de sus comunicaciones digitales. Necesitaban un CRM con plantillas personalizadas para mejorar su comunicación externa.

Tareas automatizadas:

Para Hygge era importante reducir el trabajo manual. A Tichy le gustó cómo Close automatizaba los estados de los clientes potenciales para poder agilizar su proceso de ventas.

Incorporación de clientes:

Hygge necesitaba un sistema que designara automáticamente un representante para los nuevos clientes sin necesidad de introducir datos manualmente. Close era la solución perfecta.

Lo único que quiero es que mi equipo sepa que tiene cosas que hacer. Obtenemos suficiente información de diferentes fuentes, pero necesitábamos una forma de automatizar esos próximos pasos para cada persona del equipo.

Garrett Tichy
Hygge Fundador y propietario.

El resultado final

Con Close, Hygge retiene a sus afiliados más que nunca. Tichy afirma que la mejora de sus métricas se debe a "la comunicación constante con los clientes, que mantiene a más gente comprometida a lo largo del tiempo."

Utilizamos Close para hacer mucho seguimiento de nuestros clientes potenciales y, a menudo, esto se traduce en nuevos negocios. Recibimos respuestas como 'Gracias por el seguimiento, envíenme un enlace para suscribirme'.

Como espacio de coworking, su producto es un lujo. En otras palabras, nadie lo necesita absolutamente. Contar con una forma de coordinar la comunicación de forma eficaz permite a Hygge recordar a su lista de clientes que su servicio aporta mucho valor y que están disponibles para los negocios.

Según Tichy, este sutil recordatorio ayuda a Hygge a cerrar más tratos y retener a los clientes.

Retener a los clientes y atraer a otros nuevos ha ayudado a Hygge a seguir creciendo y compitiendo en el espacio de coworking. Sin Close, todavía estarían luchando contra el temido Frankenstack.

¿Está preparado para captar a sus clientes? Vea cómo el CRM deClose puede ayudar a su empresa a mejorar la retención de clientes y su cuenta de resultados.