Der CRM-Einkaufsleitfaden: Wie Sie ein CRM-System für Ihr Team auswählen

Haben Sie schon einmal "CRM" in die Suchleiste eingegeben? Google liefert mehr als 200 Millionen Ergebnisse, wenn Sie das tun.

Igitt. Das sind eine Menge Informationen, die Sie wahrscheinlich nicht brauchen.

Wenn Sie auf dem Markt für ein CRM-System sind, müssen Sie einige sehr spezifische Fragen beantworten. Zum Beispiel: Was ist CRM-Software? Woher weiß ich, ob ich ein CRM brauche? Wie wähle ich ein gutes CRM unter den vorhandenen Optionen aus? Und woher weiß ich hinterher, ob ich eine gute Entscheidung getroffen habe?

Zum Glück können wir Ihnen bei der Beantwortung all dieser Fragen (und mehr) helfen.

Dieser CRM-Einkaufsführer ist mehr als nur ein Sammelsurium von Funktionen, die Sie vielleicht brauchen oder auch nicht.

Lesen Sie weiter. Sie werden sich auf eine interaktive Reise begeben, um herauszufinden, welche CRM-Anforderungen Sie haben und wie Sie diese erfolgreich erfüllen können. Am Ende dieses Leitfadens werden Sie einen klaren Weg vor Augen haben, wie Sie Ihre CRM-Anschaffung abschließen und den größten Nutzen aus Ihrem Geld ziehen können.

Was ist ein CRM und warum ist es für Ihr Unternehmen wichtig?

CRM steht für Customer Relationship Management, also für die Methoden, die Ihr Unternehmen einsetzt, um die Beziehungen zu seinen Kunden erfolgreich zu gestalten. Aber diese Methoden funktionieren am besten in einer CRM-Software - dort, wo Sie Informationen speichern, Verbindungen zu potenziellen Kunden herstellen und eine Datenbank mit Verkaufsdaten aufbauen, über die Sie berichten können.

Bei Unternehmen, die kein CRM verwenden, werden die Kundeninformationen an mehreren Stellen gespeichert. Einige Vertriebsteams haben mehrere Slack-Kanäle, Trello-Boards, Asana-Aufgaben, ganz zu schweigen von der endlosen Reihe von Google Sheets oder Excel-Arbeitsmappen als behelfsmäßige CRMs.

Wenn Ihnen diese Situation bekannt vorkommt, wissen Sie, dass wichtige Informationen viel zu leicht in der Masse untergehen und Ihre Kundenbeziehungen darunter leiden. Das wiederum führt zu allen möglichen vermeidbaren Problemen, die mit dem Wachstum Ihres Unternehmens nur noch zunehmen: höhere Kundenabwanderungsraten, geringere Kundenzufriedenheit, geringere Markentreue, negative Mundpropaganda und Online-Bewertungen und weniger Umsatz. Sogar die Arbeitszufriedenheit Ihrer Mitarbeiter wird beeinträchtigt, wenn die Kunden mit den Erfahrungen, die sie mit Ihrem Unternehmen machen, nicht zufrieden sind.

Ein gutes CRM-System fungiert als eine einzige Quelle der Wahrheit, indem es alle Kundeninformationen und die letzten Berührungspunkte in einem einfachen System zusammenfasst, auf das das gesamte Team zugreifen und es bei Bedarf aktualisieren kann.

Pro-Tipp: Möchten Sie einen echten Bericht über ein Unternehmen sehen, das seine endlosen Quellen von Verkaufsdaten bereinigt und in einer einzigen Quelle der Wahrheit organisiert hat? Sehen Sie sich an, wie Underground Ecom mit Hilfe seines CRM seine Daten organisierte und seinem Vertriebsteam mehr als 150 Stunden pro Monat ersparte.

Wie funktionieren CRMs?

CRM-Software kann komplex sein, aber die besten Systeme sind einfach zu bedienen. Ein gutes Tool ermöglicht es Ihrem Team, intelligenter zu arbeiten, indem es alle benötigten Informationen zur Hand hat, ohne es mit zu vielen irrelevanten Informationen zu überfordern. (Einige CRM-Systeme zeichnen jede einzelne Interaktion mit sozialen Medien, jeden Website-Besuch usw. auf. Auch wenn dies in der Theorie nach einer großartigen Funktion klingt, finden sich die Vertriebsmitarbeiter bald damit ab, sinnvolle Erkenntnisse aus einer aufgeblähten, schwer zu navigierenden Datenbank zu ziehen).

Natürlich ist ein CRM viel mehr als nur ein Ort zum Speichern von Daten. Betrachten Sie es als ein Werkzeug, das Ihrem Vertriebs-, Support- und Erfolgsteam hilft, die verfügbaren Daten effektiv zu nutzen, um eine bessere Kundenerfahrung zu bieten und den Umsatz zu steigern.

Die richtige Software umfasst Funktionen für die Kontaktaufnahme, das Enablement, das Coaching, die Verwaltung der Vertriebspipeline und die Berichterstattung.

Die besten Tools für das Kundenbeziehungsmanagement bieten Ihrem Team jedoch auch die Möglichkeit, sich wiederholende Aufgaben im Vertriebsprozess zu automatisieren, so dass mehr Zeit für den Abschluss von Geschäften zur Verfügung steht als für die manuelle Dateneingabe.

Kurz gesagt: CRM-Software fungiert als zentraler Vertriebsknotenpunkt, in dem Ihre Mitarbeiter von der Eingabe bis zur Beendigung ihres Arbeitstages leben.

Warum sind CRMs für Ihr Unternehmen wichtig?

Die richtige CRM-Software kann jedem Mitarbeiter Ihres Teams eine Stunde Zeitersparnis verschaffen, indem sie ihm alles, was er braucht, an einem Ort bietet. Anstatt während des Tages ständig die Registerkarten oder Anwendungen zu wechseln, kann Ihr Vertriebsteam sein CRM als zentralen Arbeitsbereich nutzen, der mit Ihrem einzigartigen Vertriebsprozess im Einklang steht.

Aber was kann ein CRM für Ihr Team in der Praxis leisten?

• Geben Sie Kontext zu jeder Interaktion und jedem Geschäft: In einem CRM wird jeder Lead mit den relevantesten Daten gespeichert, zusammen mit jeder einzelnen Interaktion, die Ihr Unternehmen jemals mit ihm hatte. Das bedeutet, dass jeder in Ihrem Team dort weitermachen kann, wo seine Kollegen aufgehört haben, und den gesamten Kontext direkt vor Augen hat. Im Idealfall wird dies alles automatisch nachverfolgt, wodurch die manuelle Dateneingabe minimiert wird.
  

• Helfen Sie den einzelnen Vertriebsmitarbeitern, sich auf ihre besten Leads zu konzentrieren: Die Verfolgung von Leads gibt den Vertriebsmitarbeitern einen klaren Überblick über ihre vorrangigen Leads, Leads, die in der Pipeline feststecken, oder Leads, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
• Stellen Sie Kommunikationstools zur Verfügung, die Ihre Kontaktaufnahme vereinfachen: Ein gutes Tool verfügt über systemeigene Kommunikationsfunktionen wie E-Mail, Anrufe oder SMS, die es den Vertretern ermöglichen, aktiv zu verkaufen, ohne die Lead-Ansicht zu verlassen.
• Fügen Sie einen Grad an Automatisierung hinzu, der Ihrem Team Zeit spart: Integrierte Kontaktaufnahme bedeutet automatisierte Dateneingabe - Sie müssen Anrufe nicht mehr manuell in Ihr System eingeben oder sie in ein Google Sheet tippen. Und je besser das Tool, desto höher der Automatisierungsgrad, desto mehr Zeit spart Ihr Team für den aktiven Verkauf.
• Schaffen Sie Möglichkeiten, um Ihr Team bei der Verbesserung seiner Fähigkeiten zu unterstützen: Vertriebsleiter, die ein CRM zur Verwaltung eines Innendienstteams verwenden, können leicht erkennen, wo bestimmte Mitarbeiter Verbesserungen benötigen, indem sie echte Daten zu E-Mail-Antwortquoten, Konversionsraten oder Pipeline-Phasen verfolgen, in denen ein Mitarbeiter möglicherweise nicht weiterkommt.
• Speichern Sie die Daten, die den Zustand Ihres Vertriebsteams und -prozesses messen: Daten zu Vertriebsaktivitäten, Konversionsraten in der Pipeline-Phase, Umsätze im Zeitverlauf, Anrufverbindungsraten und E-Mail-Antwortraten sind allesamt vorrangige Vertriebskennzahlen, die Ihnen Aufschluss darüber geben, wie gesund Ihr Prozess ist (und wo Sie eventuell Anpassungen vornehmen müssen).
• Sie erhalten Einblicke in die Schwachstellen in Ihrer Vertriebskette: Pipeline-Daten in Ihrer Customer Relationship Management-Software zeigen Ihnen, wo mehr Leads zu lange brauchen, um konvertiert zu werden, wie lang Ihr Verkaufszyklus ist oder ob Ihrem Team bald die neuen Leads zum Abschluss ausgehen. Die richtige Plattform verschafft Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Pipeline und macht Sie auf potenzielle Probleme aufmerksam, bevor sie sich zu massiven Problemen entwickeln.

Klingt gut, oder? Aber woher wissen Sie, ob Ihr Team tatsächlich ein CRM braucht?

Die 6 wichtigsten Anwendungsfälle, die ein hochwertiges CRM erfordern

Woher wissen Sie, ob Sie ein CRM benötigen?

Dies sind die 6 wichtigsten Anwendungsfälle für ein CRM-System - sehen Sie, warum jeder dieser Fälle eine gute CRM-Lösung benötigt und welche besonderen Anforderungen jeder Anwendungsfall hat.

1. SaaS

Wenn Sie Software verkaufen, muss Ihr Verkaufsprozess genauso schlank und aktiv sein wie das Produkt, das Sie verkaufen.

Vor allem für SaaS-Startups ist es normal, dass sie in einem schlanken Vertriebsteam mit eingehenden und ausgehenden Leads jonglieren. Möglicherweise gibt es auch gar kein Vertriebsteam - viele SaaS-Gründer finden sich unverhofft in der Rolle des Vertriebsmitarbeiters wieder.

Profi-Tipp: Sie suchen nach einer Anleitung für den Verkauf von SaaS-Produkten als Gründer? Holen Sie sich Expertentipps von jemandem, der schon alles erlebt hat - laden Sie sich das Buch " SaaS Sales for Startup Founders" von Close CEO Steli Efti herunter.

Unabhängig davon, ob Ihr SaaS-Vertriebsteam schlank oder gar nicht vorhanden ist, brauchen Sie ein System, das Ihnen Zeit spart, anstatt Sie mit verlegten, veralteten Informationen oder einer komplizierten Benutzeroberfläche zu belasten. Sie haben keine Zeit, Lead-Informationen aus einer Excel-Tabelle zu ziehen, die möglicherweise nicht mehr aktuell ist, individuelle E-Mails an Tausende von eingehenden Leads zu schreiben oder diese Leads manuell zu qualifizieren.

Ein gutes SaaS-CRM nutzt die Automatisierung, damit sich schlanke Vertriebsteams auf das konzentrieren können, was sie am besten können - den Abschluss von Geschäften.

2. Fernabsatzteams

Viel zu viele Menschen sehen in der Fernarbeit einen Nachteil. Doch mit dem richtigen CRM kann die Fernarbeit zum größten Vorteil für Ihr Team werden.

Das richtige CRM für den Fernabsatz ist für den Aufbau von Beziehungen über digitale Kanäle optimiert. Es sorgt auch für Echtzeit-Updates aller Informationen, Kontaktpunkte und des Status jedes einzelnen Geschäfts in Ihrer Pipeline. Auf diese Weise können Remote-Vertriebsteams darauf vertrauen, dass die Daten, die sie betrachten, zu 100 % korrekt sind.

Mit einem CRM haben Vertriebsleiter die Möglichkeit, die Aktivitäten jedes einzelnen Vertriebsmitarbeiters sowie dessen Erfolg über verschiedene Kanäle oder Phasen der Pipeline zu verfolgen. Dies hilft ihnen, ihre Mitarbeiter effektiver zu coachen, auch wenn sie nicht im selben Raum sein können.

Wussten Sie schon...

Wir von Close sind seit 2014 ein zu 100 % dezentrales und verteiltes Team. Deshalb können wir mit Stolz sagen, dass Close das CRM ist, das FÜR Remote-Vertriebsteams und VON einem Remote-Team entwickelt wurde. Wir kennen die einzigartigen Probleme, mit denen Remote-Vertriebsteams jeden Tag konfrontiert sind, und wir haben ein System entwickelt, das Remote-Vertriebsteams unterstützt, anstatt sie zu behindern. Finden Sie heraus, wie Close für den Fernabsatz optimiert ist.

3. Finanzdienstleistungen

Finanzdienstleister bleiben oft bei der Wiederverwendung der alten Lead-Listen hängen, mit denen sie seit Jahren arbeiten. Ein erfolgreiches Unternehmen hört jedoch nie auf, neue Kunden zu akquirieren. Wenn Sie neue Leads in Ihre Pipeline bringen (und Ihre aktuellen Kundendaten besser im Blick behalten) wollen, brauchen Sie ein CRM.

Ihre Kunden vertrauen darauf, dass Sie ihr hart verdientes Geld verwalten. Um dieses Vertrauen zu verdienen, müssen Sie ihre Daten in einem sicheren System aufbewahren, von dem Sie wissen, dass es sicher ist. Außerdem können Sie mit dem richtigen CRM für Finanzdienstleistungen Ihre Lead-Listen anpassen und sicherstellen, dass Sie Ihre Kunden zum richtigen Zeitpunkt ansprechen.

4. Versicherung

Wenn Sie eine Versicherung verkaufen, müssen Sie viele persönliche Daten über Ihre Kunden sicher speichern. Auch hier ist ein sicheres System für den Erfolg im Versicherungsvertrieb unerlässlich.

Auch Versicherungsunternehmen nutzen ihr CRM, um ihre Prozesse zu optimieren - schließlich wollen Sie Ihre besten Kunden nicht verlieren, nur weil sie eine günstigere Police gefunden haben. Wenn Sie ein CRM nutzen, um bessere Beziehungen aufzubauen und den Überblick zu behalten, wann Policen fällig werden, können Sie Ihre Kunden davon überzeugen, langfristig bei Ihnen zu bleiben, weil sie sehen, dass Sie großen Wert auf einen guten Service legen und nicht nur auf gute Preise.

5. Liegenschaften

Immobilienmakler brauchen mehr als nur einen Ort zum Speichern von Leads: Sie brauchen ein System, das ihnen hilft, mehr Immobilien zu verkaufen und zu vermieten.

Das richtige CRM für Immobilienagenturen muss über ein integriertes Anrufsystem verfügen, mit dem Agenten neue eingehende und ausgehende Leads problemlos weiterverfolgen können, sowie über Automatisierungstools, mit denen sich wiederholende Aufgaben auf Autopilot gestellt werden können, und über ein Engagement-Tracking, das lebenslange historische Daten liefert.

Außerdem sollte ein gutes Immobilien-CRM mit den Tools integriert werden können, die Sie bereits verwenden, um Unterschriften zu erhalten, Besichtigungstermine zu planen und neue Interessenten zu finden.

6. Innenverkaufsteam für Inbound- oder Outbound-Verkäufe

Ein Vertriebsteam im Innendienst arbeitet unermüdlich daran, neue Kundenkontakte zu knüpfen, egal ob es sich um Inbound- oder Outbound-Kunden handelt. Um sicherzustellen, dass Ihr Vertriebsinnendienst sein volles Potenzial ausschöpft, müssen die Vertriebsleiter ein System einrichten, das jeden Kontaktpunkt optimiert und einen klaren Fokus auf den Tag setzt.

Wenn neue Inbound-Leads eingehen, nimmt ein gutes Inbound-CRM die wichtigsten Informationen auf und verwandelt sie automatisch in kuratierte Listen mit den heißesten neuen Leads des Teams. Auf diese Weise können Inbound-Mitarbeiter die Leads priorisieren, die am ehesten zum Abschluss kommen. Das beste CRM bietet Inbound-Teams eine einfache Automatisierung, damit sie über E-Mail-Sequenzen sofort mit neuen Inbound-Leads in Kontakt treten und sie schneller in den Verkaufszyklus einbeziehen können.

Auf der anderen Seite benötigen Outbound-Verkaufsteams ein CRM-System, das für schnelle Outbound-Verbindungen optimiert ist. Das richtige System umfasst einen einfachen Lead-Import sowie einen Power Dialer, mit dem Outbound-Vertreter die Zeit am Telefon optimal nutzen können.

Wie Sie in 5 Schritten das richtige CRM-System für Ihr Unternehmen auswählen

Bereit zum Kauf?

Immer mit der Ruhe, Partner. Wie können Sie bei so vielen CRM-Optionen auf dem Markt sicherstellen, dass Sie ein System kaufen, das Ihr Team unterstützt, anstatt es zu behindern?

Es kann verlockend sein, sich für das billigste Tool zu entscheiden, das man finden kann. Andererseits könnten Sie sich von der Plattform mit den meisten Funktionen angezogen fühlen.

Aber höchstwahrscheinlich ist keines von beiden die richtige Option für Ihr Team. Salesforce ist zwar de facto der Marktführer im CRM-Bereich, aber oft NICHT die richtige Wahl für Startups und KMUs.

Die Wahl einer CRM-Lösung, die Ihrem Team hilft, mehr Geschäfte abzuschließen und produktiver zu arbeiten, erfordert einige spezifische Schritte, um festzustellen, was Sie tatsächlich benötigen und welches System diesen Anforderungen entspricht.

Die folgenden 5 Schritte werden Ihnen helfen, eine Entscheidung zu treffen, die Sie später nicht bereuen werden:

Schritt 1: Definieren Sie die wichtigsten Prioritäten Ihres Teams als Vertriebsleiter

Oben haben wir verschiedene Anwendungsfälle für Customer Relationship Management-Software erörtert. Jeder dieser Fälle hat seine eigenen einzigartigen Herausforderungen, Bedürfnisse und Prioritäten.

Viele Plattformen sind auf bestimmte Anwendungsfälle zugeschnitten. Sie heben die Funktionen und Möglichkeiten hervor, die für den jeweiligen Anwendungsfall am wichtigsten sind.

Als Vertriebsleiter müssen Sie also den Anwendungsfall für Ihr Team genau kennen und wissen, welche Prioritäten Sie bei einem CRM setzen.

Arbeitet Ihr Team zum Beispiel mit einer großen Anzahl von eingehenden Leads? Dann benötigen Sie wahrscheinlich E-Mail-Automatisierungs- und Sequenzfunktionen.

Leiten Sie ein Vertriebsteam im Außendienst? Dann brauchen Sie vielleicht ein CRM, das über eine mobile App und leistungsstarke Gebietsmanagementfunktionen verfügt.

Ist Ihr Team hauptsächlich im Outbound-Verkauf tätig? Dann wird ein integriertes Anrufsystem für Sie wichtig sein.

Wenn Sie definieren, wie Ihr Team das CRM hauptsächlich nutzen wird, erhalten Sie ein klareres Bild von Ihren Prioritäten. So können Sie die Liste der verfügbaren CRMs auf diejenigen eingrenzen, die für Ihren Anwendungsfall entwickelt wurden.

Schritt 2: Entscheiden Sie, ob Sie ein End-to-End-Tool oder einen speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Sales Stack benötigen

Manche Vertriebsleiter betrachten das CRM als das A und O ihrer technischen Ausstattung. Aber ist das immer der Fall?

Es stimmt, dass viele CRMs Funktionen für den Vertrieb, das Marketing und andere Teams in Ihrem Unternehmen enthalten. Die Frage, die Sie beantworten müssen, ist folgende: Möchte ich eine Komplettlösung oder möchte ich spezielle Tools einsetzen, die meinen spezifischen Anforderungen entsprechen?

Große CRM-Systeme wie Salesforce bieten zum Beispiel viele, viele Funktionen und Möglichkeiten für verschiedene Teams. Aber fragen Sie sich: Wie viele dieser Funktionen wird mein Team tatsächlich täglich nutzen? Mehr ist definitiv nicht besser, wenn es um ein CRM geht - denn während leistungsstarke Anpassungsfunktionen großartig sind, belasten sie auch das gesamte System und den Workflow. Um nur ein Beispiel zu nennen: Das Vertriebsteam von FourSquare musste 16 Klicks machen, um einen einzigen Anruf zu protokollieren. Das klingt vielleicht nicht nach einer großen Sache, aber bedenken Sie dies: Wenn Ihre Mitarbeiter 100 Anrufe pro Tag tätigen, sind das 1600 sich wiederholende Mausklicks pro Tag. Und das nur, um Anrufe zu protokollieren - etwas, das andere CRM-Systeme automatisch tun. Das ist ein Spaßbremser. Sie möchten, dass sich Ihre Mitarbeiter in bester Verfassung befinden, wenn sie mit potenziellen Kunden sprechen, und nicht frustriert sind, weil sie den ganzen Tag mit einer schwerfälligen Vertriebssoftware zu tun haben.

In vielen Fällen ist es sinnvoller, einen Sales Stack zu erstellen , der Ihr Team mit spezifischen Funktionen ausstattet, die Sie benötigen, als eine so genannte All-in-One-Lösung mit Funktionen zu kaufen, die Sie wahrscheinlich nie nutzen werden.

Wenn Sie mehrere Tools kombinieren, können Sie sie an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen. Ein Versicherungsunternehmen ist beispielsweise besser mit einem CRM bedient , das sich in andere versicherungsspezifische Software integrieren lässt, wie z. B. Quotehound.

Natürlich müssen Sie als Vertriebsleiter gemeinsam mit anderen Führungskräften in Ihrem Unternehmen entscheiden, welche Lösung für alle Beteiligten am sinnvollsten ist.

Schritt 3: Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um die wesentlichen Merkmale zu ermitteln

Ihre Vertriebsmitarbeiter sind diejenigen, die tagein, tagaus mit dem CRM arbeiten. Sie sind diejenigen, die Informationen erfassen, Anrufe tätigen, E-Mails versenden und andere Vertriebsaufgaben erledigen müssen.

Sprechen Sie also mit Ihrem Team, wenn Sie ein CRM-System für es auswählen, anstatt es zu zwingen, auf ein neues Tool umzusteigen, das für seine Prozesse oder Bedürfnisse möglicherweise nicht sinnvoll ist.

Versammeln Sie Ihre Vertreter. Fragen Sie sie, was in dem System, das sie gerade benutzen, fehlt. Was hindert sie daran, voll produktiv zu sein? Welche Funktionen oder Möglichkeiten nutzen sie gerne? Was würde das ideale Tool für sie leisten? Mit welchen anderen Tools aus ihrem Arsenal sollte die Software integriert werden?

Diese Fragen zu stellen und sie in den Entscheidungsfindungsprozess einzubeziehen, wird ebenfalls dazu beitragen, die CRM-Einführung zu verbessern.

Schritt 4: Erstellen Sie eine Liste der "Must-haves" (und eine separate Liste der "Nice-to-haves")

Nachdem Sie alles mit Ihrem Team und anderen Führungskräften in Ihrem Unternehmen besprochen haben, ist es an der Zeit, zwei klare Listen zu erstellen: Ihre Must-haves und Ihre Nice-to-haves. Wenn Sie an potenzielle Kunden verkaufen, besteht ein Teil Ihrer Verantwortung darin, ihnen zu helfen, ihre Prioritäten klar zu erkennen. Tun Sie dasselbe für Ihren eigenen CRM-Einkaufsprozess.

Ihre "Must-have"-Liste enthält alle Funktionen oder Möglichkeiten, ohne die Ihr Team nicht leben kann. Dazu gehören auch wichtige Integrationen, die Ihr Team benötigt, um richtig zu funktionieren. Es sind die Anforderungen, die tatsächlich zum Problem werden, wenn sie nicht erfüllt werden.

Wenn Sie eine Liste der "Must-haves" haben, können Sie jede CRM-Option, die diese Funktionen nicht enthält, sofort ausschließen. Wenn ein "Must-have" fehlt, ist es nicht das richtige Tool für Ihr Team.

Um das ideale CRM für Ihr Team auszuwählen, ist es auch wichtig, eine "Nice-to-have"-Liste zu erstellen. Diese Funktionen sind für die tägliche Arbeit Ihres Teams nicht unbedingt erforderlich, aber sie würden Ihnen das Leben sicher sehr erleichtern (oder einfach nur Spaß machen).

Die Kombination dieser Listen ist das ideale CRM für Ihr Team, und wenn Sie eines finden, das alles auf beiden Listen enthält, werden Sie am Ende des Tages wahrscheinlich auch einen Topf voll Gold am Ende des Regenbogens finden (was beides nicht sehr wahrscheinlich ist, sorry!).

Denken Sie daran, für alles offen zu sein - manchmal können die Merkmale oder Funktionen auf beiden Listen durch Integrationen ergänzt werden, selbst wenn das CRM selbst nicht genau das bietet, was Sie wollen.

Schritt 5: Demo verschiedener Tools

Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie von einem CRM (und dem Rest Ihres Vertriebsstacks) erwarten.

Aber es gibt nichts Besseres, als ein Werkzeug in die Hand zu nehmen und es selbst auszuprobieren.

Machen Sie sich also auf den Weg und probieren Sie verschiedene Tools aus. Melden Sie sich für kostenlose Testversionen der CRMs an, die Ihren Anforderungen entsprechen. Laden Sie Ihre Mitarbeiter ein, die verschiedenen Tools auszuprobieren. Dann können Sie die verschiedenen Tools, die Sie in Betracht ziehen, ehrlicher vergleichen.

Sind Sie bereit für eine kostenlose Testversion eines CRM, das Ihren Vertriebsprozess unterstützt und Ihre Ergebnisse optimiert? Testen Sie Close für 14 Tagekostenlos testen (wir fragen Sie nicht einmal nach Ihrer Kreditkarte).

Wenn Sie mit dem Testen von CRMs beginnen, wie können Sie dann das richtige CRM für Ihr Team vergleichen und bewerten?

Vergleich der wichtigsten CRM-Funktionen: Was sollte ein gutes CRM haben?

Wie bereits erwähnt, hängen die richtigen Funktionen für Ihr Team davon ab, welche Art von Vertriebssystem und -prozess Sie verwenden.

Dennoch gibt es einige grundlegende Funktionen, die jedes Vertriebs-CRM unbedingt enthalten muss.

Möchten Sie sicherstellen, dass Sie das meiste für Ihr Geld bekommen? Dann sollten Sie diese wichtigen Funktionen auf Ihre Liste der "Must-haves" setzen:

• Lead- und Kontaktmanagement: Dies mag zwar ein wenig offensichtlich erscheinen, aber Sie sollten sicherstellen, dass das von Ihnen gewählte CRM über ein optimiertes Lead- und Kontaktmanagement verfügt. Sie wollen nicht, dass wichtige Informationen verloren gehen. Stellen Sie also sicher, dass der automatische Lead-Import eine Option ist.
• Historische Ansicht der Interaktionen: Um Beziehungen zu verwalten, müssen Sie frühere Interaktionen sehen. Dies ist ein Muss für jedes gute CRM.
• Pipeline-Verwaltung: Eine saubere Vertriebspipeline gibt Ihnen einen einfachen Überblick über offene Opportunities. Ihr CRM muss über eine Pipeline-Ansicht verfügen, damit Sie sehen können, wie sich die Geschäfte durch den Trichter bewegen, wo Ihr Team Hilfe braucht und welche Geschäfte einen zusätzlichen Anstoß zum Abschluss benötigen.
  

• Funktionen für Anrufe: Nahezu jedes Vertriebsteam der Welt ruft seine Interessenten, Leads und Kunden an. Wenn das von Ihnen gewählte CRM nicht über integrierte Anruffunktionen verfügt (wie z. B. integriertes VoIP, einen Power Dialer, einen Predictive Dialer oder eine automatische Aufzeichnung und Ablage der Voicemail), dann sollte es zumindest reibungslos mit einem Tool integriert werden, das dies tut.
• E-Mail und Automatisierung: E-Mail ist ein weiteres wichtiges Instrument im Repertoire eines Verkäufers. Ein gutes CRM ermöglicht es Ihnen, E-Mails zu versenden und diese automatisch zu protokollieren. Ein gutes CRM ermöglicht es Ihnen auch, automatisierte E-Mail-Sequenzen einzurichten und Vorlagen zu erstellen, die Ihr Team verwenden und spontan personalisieren kann.
• Segmentierung der Leads: Ein gutes CRM liefert Ihnen nicht nur eine riesige Liste von Leads. Es ermöglicht Ihnen, diese Leads je nach den von Ihnen gewählten Faktoren zu segmentieren und zu trennen. Dies sieht je nach System unterschiedlich aus. In Close können Sie beispielsweise intelligente Ansichten ein richten, die automatisch aktualisiert werden, wenn neue Leads eingehen oder sich ihr Status ändert. Sie können eine Liste von Leads einrichten, die Ihrem Idealprofil entsprechen und in den letzten 7 Tagen nicht kontaktiert wurden, oder eine Liste von Demo-Teilnehmern, die keinen Termin für das nächste Treffen mit einem Vertriebsmitarbeiter vereinbart haben.
• Einfache Suche: Jedes gute Tool für das Kundenbeziehungsmanagement sollte über eine Suchleiste verfügen, mit der Sie nach wichtigen Informationen, Leads oder Unternehmen in Ihrer Pipeline suchen können.
• Aufgaben und Benachrichtigungen: Damit Ihr Team den Überblick behält, sollte die Plattform Aufgabenfunktionen und Benachrichtigungen über anstehende Aufgaben oder geplante Sitzungen enthalten.
• Vertriebsberichte: Die wichtigsten Vertriebskennzahlen sollten in Ihrem CRM verfolgt werden, und die Berichte sollten leicht zugänglich und exportierbar sein. Eine gute Plattform lässt sich auch mit anderen Tools für die Vertriebsberichterstattung integrieren, so dass Sie bei Bedarf jederzeit die Möglichkeit haben, Ihre Berichterstattung zu erweitern.
• Aktivitätsberichte für Vertreter: Da Ihr CRM der Knotenpunkt ist, an dem Ihr Team am aktivsten ist, sollten Aktivitätsberichte leicht zugänglich sein. Daraus können Sie ersehen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter am Telefon verbringen, wie viele E-Mails sie versenden und andere wichtige Aktivitätskennzahlen. (Bonus: Einige Systeme enthalten eine integrierte Rangliste, die auf der Verkaufsaktivität basiert und den Mitarbeitern einen zusätzlichen Anreiz bietet, zu telefonieren und sich an die Spitze der Liste zu setzen).

• Zapier-Integration: Die meisten wichtigen Integrationen hängen von Ihnen ab, aber Zapier ist eine Integration, die Ihr CRM haben muss. Wenn ein CRM über eine integrierte Verbindung zu Zapier verfügt, eröffnet es die Flexibilität, sich mit mehr als 1000 anderen Tools zu verbinden und sie auf völlig individuelle Weise hin und her zu verknüpfen.
• Funktionen für Verkaufsprognosen: Das Vertrauen in den Abschluss, der voraussichtliche Wert des Geschäfts und die Verfolgung des Verkaufszyklus sollten in Ihrem CRM enthalten sein. Prognosefunktionen helfen Ihnen, Ihre Ziele einzuhalten, und warnen Sie frühzeitig, wenn Sie in Rückstand geraten. In Close zeigt Ihnen die Pipeline-Ansicht beispielsweise den Wert aller Geschäfte in einer aktuellen Phase sowie den erwarteten Jahres- und Monatswert. Diese Werte werden automatisch aktualisiert, wenn die Geschäfte die verschiedenen Phasen durchlaufen.
• Leichte Anpassbarkeit: Ihr Vertriebsprozess und Ihr Team sind einzigartig - Ihr CRM sollte diese Einzigartigkeit aufgreifen und nicht versuchen, sie in generischen Standardisierungen einzuschließen. Benutzerdefinierte Felder für Leads, benutzerdefinierte Pipeline-Stufen und benutzerdefinierte Berichts-Dashboards sind einige Beispiele für Anpassungen, die Sie in Ihrem CRM sehen sollten.
  

CRM-Einkaufsleitfaden: Wie Sie die besten CRM-Optionen bewerten können

Sie haben mit Ihrem Team gesprochen. Sie haben Prioritäten gesetzt. Sie haben eine "Must-have"-Liste und eine "Nice-to-have"-Liste erstellt. Und Sie haben bereits damit begonnen, verschiedene CRMs zu testen.

Sie stehen mehr denn je kurz vor einer Entscheidung. Aber wie können Sie beurteilen, welches CRM für Ihr Team am besten geeignet ist?

Wenn Sie Ihre Optionen eingrenzen und eine endgültige Entscheidung treffen wollen, finden Sie hier einige Faktoren, um die beste CRM-Lösung für Ihre individuellen Anforderungen zu finden:

Der wichtigste CRM-Bedarf Ihres Teams

Oben haben wir Sie gebeten, eine klare Priorität für Ihr CRM zu setzen.

Vergleichen Sie nun die von Ihnen ausgewählten CRM-Optionen mit der von Ihnen festgelegten Priorität.

Wenn das CRM Ihre wichtigsten Anforderungen erfüllt, hat es die erste Phase bestanden.

Unterstützung und Erfolg

Um eine gute Entscheidung zu treffen, ist es wichtig zu wissen, welche Art von Unterstützung Sie vom Team Ihres neuen CRM erhalten werden.

Finden Sie heraus, welche Art von Support-Optionen dieses CRM bietet. Müssen Sie mit einem Chatbot durch Reifen springen oder können Sie bei Bedarf direkt mit dem Support-Team kommunizieren?

Verfügt dieses CRM auch über ein spezielles Erfolgsteam? Müssen Sie dafür bezahlen, oder können Sie sich kostenlos mit diesem Team verbinden?

Einarbeitung und Schulung

Wenn Sie mit einem neuen CRM beginnen, benötigen Sie und Ihr Team einige grundlegende Schulungen und Einweisungen.

Bietet Ihnen dieses CRM einfache Schulungsmöglichkeiten? Gibt es Ressourcen, die Sie in Ihrem eigenen Tempo durchgehen können? Welche Art von Onboarding kann Ihr Team erwarten?

Optionen für die Datenmigration

Ihre historischen Verkaufsdaten sind ein wesentlicher Bestandteil Ihres Unternehmens. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie sich über die einzelnen Schritte informieren, die Sie unternehmen müssen, um Daten aus Ihrem bisherigen CRM in Ihr neues CRM zu importieren.

Gibt es einen einfachen Importprozess? Bietet das Unternehmen Ihnen Hilfe an? Wenn Sie Hilfe bei der Datenmigration erhalten können, müssen Sie dafür bezahlen?

Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz

Ein großer Funktionsumfang ist ein glänzendes Spielzeug, das von einer schlechten Benutzeroberfläche ablenken kann. Aber die Benutzerfreundlichkeit des Produkts ist viel wichtiger als die Anzahl der Funktionen, die es Ihnen bietet.

Warum? Wenn das System nicht benutzerfreundlich ist, wird Ihr Team noch weniger motiviert sein, es zu nutzen. Sie zahlen mehr für ein System, das Ihnen nicht den erwarteten ROI bringt, weil die Endbenutzer in Ihrem Team nicht zufrieden damit sind.

Je benutzerfreundlicher Ihr neues CRM ist, desto besser wird es von Ihrem Vertriebsteam angenommen.

Flexible Integrationen

Integrationen sind gut, aber die Flexibilität innerhalb dieser Integrationen ist entscheidend.

Bevor Sie sich also für ein CRM entscheiden, sollten Sie dies tun:

• Erstellen Sie eine Liste der Integrationen, die Ihr Team wünscht oder benötigt
• Führen Sie die spezifischen Funktionen auf, für die Sie diese Integrationen benötigen

Wenn Sie dann mit Ihrem CRM-Anbieter sprechen, sollten Sie genaue Angaben zu den für Sie wichtigen Integrationen machen. Wenn es sich um eine native Integration handelt, erfüllt sie die Aufgabe, die Sie benötigen?

Wenn Sie sich diese Fragen nicht stellen, könnten Sie später von einer schwachen Integration, die nicht das tut, was Sie brauchen, unangenehm überrascht werden.

Das ist einer der Gründe, warum Zapier eine so wichtige Integration für jedes CRM und jedes Team ist. Wenn Ihr CRM mit Zapier verbunden ist, können Sie sicher sein, dass Sie mehr flexible Optionen für Integrationen haben.

Transparenz der Preisgestaltung

Jetzt wissen Sie, wie viel Sie bereit sind, für ein CRM auszugeben. Aber wissen Sie auch genau, wie viel dieses CRM kosten wird?

Die Transparenz des Preises kann ein entscheidender Faktor beim Kauf eines CRM sein. Einige Systeme haben komplexe Preispläne mit vielen Zusatzleistungen und versteckten Kosten. Wenn Sie die wichtigsten CRM-Optionen vergleichen, sollten Sie alle Preisseiten auf den Websites der Anbieter vergleichen.

Wie transparent ist die Preisgestaltung? Gibt es einen festen Preis pro Nutzer/pro Monat oder basiert der Preis auf einer Kennzahl wie der Anzahl der Leads? Sind Ihre wesentlichen Funktionen in einem niedrigeren Tarif enthalten, oder sind sie nur in teureren Tarifen verfügbar? Oder schlimmer noch, können Sie auf Ihre wichtigsten Funktionen nur zugreifen, wenn Sie für zusätzliche Add-ons bezahlen?

Die Transparenz der Preisgestaltung sagt viel über das Unternehmen aus, bevor man überhaupt mit ihm gesprochen hat.

Sicherheit und Konformität

Die Daten Ihrer Kunden sind sensibel, deshalb müssen Sie dafür sorgen, dass sie sicher sind.

Die Sicherheit ist ein wichtiger Faktor, der Ihnen bei der Entscheidung für oder gegen den Kauf eines CRM helfen kann.

Je nach Art Ihres Unternehmens kann auch die Einhaltung bestimmter rechtlicher Anforderungen über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Wenn Ihr Unternehmen im Umgang mit Kundendaten behördlichen Auflagen unterliegt, sollten Sie sicherstellen, dass das von Ihnen verwendete CRM-System über die notwendigen Funktionen verfügt, um diese Auflagen zu erfüllen.

Sozialer Beweis

Ganz gleich, ob wir uns für ein Eis entscheiden, eine neue Haargelmarke aussuchen oder eine Software für unser Unternehmen kaufen - wir alle lieben es, zu sehen, wie anderen etwas gefällt, bevor wir uns zum Kauf entschließen.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich informieren, was andere Leute über das CRM sagen, das Sie kaufen möchten.

Beginnen Sie mit Kundenberichten und Fallstudien auf der Website des CRM-Anbieters. Wie nutzen die Kunden das Produkt? Mit welchen Funktionen sind sie besonders zufrieden? Welche Integrationen und Automatisierungen nutzen sie?

Bewertungsportale wie G2 oder Capterra können Ihnen ebenfalls helfen, die allgemeine Zufriedenheit mit diesem CRM zu ermitteln.

Und schließlich sollten Sie sich an die sozialen Medien wenden. Was sagen die Leute online über dieses CRM?

Bei der Durchsicht all dieser verschiedenen Arten von Social Proof sollten Sie nicht nur darauf achten, ob die Person mit dem CRM zufrieden war oder nicht. Suchen Sie nach spezifischen Erwähnungen des Support-Teams. Suchen Sie nach Bewertungen, die sich auf die Benutzeroberfläche beziehen.

Und, was am wichtigsten ist, versuchen Sie, spezifische Bewertungen von Unternehmen zu finden, die Sie als gleichrangig betrachten würden, sei es in der gleichen Branche oder in der gleichen Größenordnung. So erfahren Sie nicht nur, ob es ein gutes CRM ist, sondern auch, ob es für Ihr Unternehmen geeignet ist.

12 Fragen, die Sie Ihren CRM-Anbietern stellen sollten

CRM-Anbieter wissen, wie sie ihr Produkt verkaufen können - ein guter Verkäufer ist ein Experte für sein CRM und weiß, wie er es richtig präsentiert.

Natürlich wollen Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Informationen erhalten, um die verschiedenen Optionen fair zu bewerten. Was sollten Sie Ihren CRM-Anbieter also fragen, was er Ihnen im Verkaufsgespräch vielleicht nicht sagt?

Wenn Sie klare, positive Antworten auf diese Fragen erhalten, können Sie eine fundierte Entscheidung beim Kauf eines CRM treffen.

Wie man den Erfolg eines CRM bewertet

Endlich ist der Tag gekommen - Sie haben alle verschiedenen CRM-Optionen verglichen und diejenige ausgewählt, die für Ihr Team garantiert funktioniert.

Oder doch nicht?

Wie können Sie nach einiger Zeit sicher sein, dass sich der Kauf gelohnt hat?

Hier finden Sie einige wichtige Vertriebskennzahlen und KPIs, die Ihnen Aufschluss über den Erfolg Ihres CRM-Systems geben:

• ROI: Dies ist natürlich die wichtigste Kennzahl zur Bewertung Ihres neuen CRM. Bekommen Sie mehr Geld zurück, als Sie dafür ausgeben? Wenn ja, wie viel mehr? Messen Sie den ROI im Laufe der Zeit, um zu sehen, wie wertvoll dieses CRM für Ihren Vertriebsprozess und Ihr Unternehmen ist.
• Erreichen von Zielen und Quoten: Was wollten Sie mit diesem neuen CRM erreichen? Haben Sie diese Ziele nach einer angemessenen Zeitspanne erreicht? Erreichen Ihre Mitarbeiter durchweg ihre Quoten? Wenn ja, dann sind Sie auf dem richtigen Weg.
• Konversionsrate: Anhand der Gesamtkonversionsrate und der Konversionsrate nach Phasen können Sie feststellen, ob das CRM Ihren Prozess reibungsloser gestaltet.
• Länge des Verkaufszyklus: Ein gutes CRM wird Ihrem Vertriebsteam helfen, produktiver zu verkaufen. Wenn alles gut funktioniert, sollte sich die Dauer Ihres Verkaufszyklus verkürzen.
• Umfang der Einsätze: Eine höhere Produktivität bei den Vertriebsaktivitäten sollte sich auch in der Menge der Kontakte zeigen, die Ihr Team in der gleichen Arbeitszeit durchführen kann.
• Akzeptanz und Aktivität: Die Verkaufszahlen mögen schwanken, aber wenn die Akzeptanz gering ist, wird auch alles andere darunter leiden. Beobachten Sie, wie Ihre Mitarbeiter mit dem neuen CRM arbeiten, sprechen Sie regelmäßig mit ihnen, um einen Eindruck davon zu erhalten, wie sie das neue System annehmen. Wenn Sie ein Problem erkennen, sollten Sie sich um zusätzliche Schulungen bemühen, um die Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut zu machen.

Wenn alles in Ihrem neuen CRM reibungslos läuft, sollten sich diese Kennzahlen im Laufe der Zeit allmählich verbessern.

So nutzen Sie diesen CRM-Einkaufsleitfaden

Wir haben mehr getan, als Ihnen eine unübersichtliche Liste von Hunderten von Funktionen zu geben, die Ihr CRM haben kann oder nicht.

Stattdessen haben Sie jetzt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Auswahl, Prüfung und Bewertung des Erfolgs eines neuen CRM.

Alles beginnt mit Ihren individuellen Zielen als Vertriebsleiter und als Team. Sie bestimmen, was für Ihre Mitarbeiter am wichtigsten ist, und davon lassen Sie sich bei Ihren Entscheidungen leiten, wenn Sie sich durch das Meer von Kundenbeziehungsmanagement-Optionen auf dem Markt wühlen.