Ihre Kunden lieben Ihr Produkt, und der Umsatz wächst rasant. Es ist an der Zeit, Ihre Geschäftstätigkeit auszuweiten und Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben. Bei diesem Übergang ist es entscheidend, dass Sie ein solides Fundament für Ihr Vertriebsteam schaffen.
Wenn Sie zu wenige Vertriebsmitarbeiter einstellen, erreichen Sie möglicherweise nicht das angestrebte Wachstum. Umgekehrt werden Ihre Gewinnmargen sinken, wenn Sie zu viele Mitarbeiter einstellen.
Um also ein nachhaltiges, langfristiges Wachstum zu erreichen, berechnen Sie zunächst, wie viele Mitarbeiter Sie benötigen.
Ein Vertriebsorganigramm verdeutlicht Zuständigkeiten und Berichtswege, sodass jeder Mitarbeiter weiß, wer für was verantwortlich ist und wie die Teams zusammenarbeiten. Es dient zudem als zentrale Informationsquelle für betriebliche Daten, was Ihnen hilft, schneller durchzustarten und ein leistungsstarkes Vertriebsteam aufzubauen.
In diesem Artikel stelle ich Ihnen einige Tools zur Erstellung von Organigrammen vor, zeige Ihnen einige Vorlagen für Vertriebsorganigramme und präsentiere Ihnen Beispielstrukturen erfolgreicher Unternehmen. Am Ende sind Sie in der Lage, ein effektives Vertriebsorganigramm zu erstellen, das für Klarheit sorgt und Ihr Team dazu anleitet, vorhersehbare Ergebnisse zu erzielen.
Los geht’s!
Was ist ein Vertriebsorganigramm?
Behandeln Sie das Organigramm als ein lebendiges Dokument – aktualisieren Sie es, sobald sich Aufgabenbereiche, Zuständigkeitsbereiche oder Berichtswege ändern.
Hier ist ein Beispiel für ein Vertriebsorganigramm:
Entwerfen Sie die Struktur zunächst nach Funktionen (AE, SDR, Manager) und weisen Sie dann die Mitarbeiter zu – so bleibt die Personalplanung objektiv und skalierbar.
Die meisten Tools zur Erstellung von Organigrammen importieren Mitarbeiterdaten (CSV/HRIS) automatisch, um Diagramme zu erstellen, wodurch sich der Zeitaufwand für die manuelle Gestaltung um Stunden reduziert.
Die Datendatei könnte eine Tabellenkalkulation mit folgenden Angaben sein: Titel, Vorgesetzter, Name und Telefonnummer.
Die vier besten Tools zur Erstellung von Organigrammen für Vertriebsteams
Sobald Sie die Mitarbeiterdaten ordnungsgemäß formatiert haben, können Sie mit den folgenden Tools ein Vertriebsorganigramm erstellen.
1. Workleap (früher Pingboard)
Workleap hilft Unternehmen dabei, ihre Teamstruktur anhand von Mitarbeiterdaten in Echtzeit zu visualisieren. Es verfügt sogar über ein Fotoverzeichnis, über das man mithilfe von Android- und iOS-Apps die richtige Person und deren Informationen finden kann. Mit dem Tool können Sie das Organigramm ausdrucken und gemeinsam mit Ihrem Team eines erstellen.
Hier findest du die Angaben, die du für jeden Mitarbeiter eintragen kannst. Du kannst sogar die Teamziele und die T-Shirt-Größe jedes Einzelnen angeben.
Das beste Feature: Workleap ist vor allem für seine Software-Integration bekannt, die bei anderen Tools nicht selbstverständlich ist.
2. Org Plus Real-Time Express
Insperity OrgPlus RealTime ist ein automatischer Organigramm-Generator, für den Sie eine Tabellenkalkulation als Datenquelle importieren müssen. Es stehen drei Optionen für die Diagrammgröße zur Verfügung: bis zu 100, bis zu 250 und bis zu 500 Mitarbeiter.
Nachdem Sie die Daten der Mitarbeiter, deren Fotos, ihre Funktionen und ihre Vorgesetzten hochgeladen haben, stehen Ihnen acht professionelle Vorlagen zur Erstellung eines Organigramms zur Verfügung. Die fertige Ausgabe ist in verschiedenen Formaten verfügbar, darunter Excel, PDF, PowerPoint und HTML.
Das Beste daran: Das Tool eignet sich hervorragend zum Erstellen von Diagrammen in Vorstandsqualität, die Sie in Präsentationen verwenden können.
3. Organimi
Es handelt sich um ein Drag-and-Drop-Tool mit Vorlagen aus den folgenden Kategorien, damit Sie schnell loslegen können.
Damit können Sie die Mitarbeiterliste Ihres Unternehmens aus einer Tabelle in einem Schritt importieren.
In der kostenpflichtigen Version können zudem für jeden Eintrag benutzerdefinierte Datenfelder hinzugefügt werden. Diese individuellen Felder können genutzt werden, um Informationen wie „das Lieblingsgetränk des Mitarbeiters“ zu speichern.
Sie können ein Organigramm als PDF exportieren und einen Link zur öffentlichen Ansicht freigeben. Der große Nachteil von Organimi ist, dass für den Zugriff auf alle Funktionen ein kostenpflichtiges Jahresabonnement erforderlich ist. Außerdem lässt sich in der kostenlosen Version nur ein einziges Organigramm erstellen.
Das Beste daran: Wenn Sie bereits über ein statisches Organigramm verfügen, ist Organimi darauf spezialisiert, dieses schnell in ein dynamisches umzuwandeln. Außerdem lässt es sich mit LinkedIn und G Suite integrieren.
4. Lucidchart
Obwohl es sich um eine Diagrammsoftware handelt, können Sie mit Lucidchart Daten aus einer Tabellenkalkulation importieren und Organigramme erstellen. Es bietet zahlreiche Vorlagen für Organigramme für verschiedene Arten von Organisationen (wie im obigen Screenshot zu sehen).
Um eine Organisationsstruktur automatisch zu erstellen, halten Sie sich bitte an das unten angegebene Datenformat. Jede Spalte Ihrer Tabelle muss eine Überschrift haben, und für jeden Mitarbeiter sollte ein Vorgesetzter angegeben sein, der durch die Mitarbeiter-ID oder den Namen gekennzeichnet ist.
Wenn Sie ein Organigramm von Grund auf neu erstellen möchten, können Sie die Organigramm-Form auch per Drag & Drop aus der Formbibliothek ziehen.
Mit diesem Tool können Sie Fotos hochladen, Formen ändern, die anzuzeigenden Felder verwalten und das Layout anpassen.
Das Beste daran: Es gibt Vorlagen für verschiedene Branchen, mit denen man schnell loslegen kann.
Hinweis: Falls eine Person mehr als eine Funktion innehat, ist es sinnvoll, beide Positionen anzugeben. Im folgenden Beispiel hat Paul Smith zwei Titel inne (CEO und VP of Engineering). Beachten Sie, dass sein Name im Organigramm zweimal erscheint.
Andere Tools wie Visio, Gliffy und OrgChart4U sind zwar brauchbare Optionen für die Erstellung eines Vertriebsorganigramms, sehen aber optisch nicht besonders ansprechend aus. In Gliffy kann man beispielsweise keine Porträtfotos neben den Positionen der Mitarbeiter einfügen, was zu einer eher langweiligen Darstellung führt.
Sehen wir uns als Nächstes einige Vorlagen für Organisationsstrukturen an, um mit der oben erwähnten Organigramm-Software loszulegen.
Drei Vorlagen für Vertriebsorganigramme zur Strukturierung Ihres Vertriebsteams
Hier finden Sie einige Vorlagen für Organigramme, mit denen Sie Ihr Team strukturieren können.
1. Das typische Organigramm der Vertriebsorganisation
Das folgende Bild zeigt die Vertriebsstruktur eines Unternehmens. An der Spitze steht der Vertriebsleiter, zu dessen Untergebenen ein Vertriebsleiter, ein Vertriebsmanager und ähnliche Positionen gehören.
2. Die moderne Diagrammvorlage
Wenn Sie eine schnell wachsende Vertriebsabteilung haben, kann die folgende flexible Vorlage von Airtable nützlich sein. Sie können verschiedene Arten von Teams bilden, beispielsweise Vertriebsmitarbeiter, die sich auf die Lead-Generierung konzentrieren, und Kundenbetreuer, die sich auf Großkunden konzentrieren. Die Vorlage kann sogar als Mitarbeiterverzeichnis dienen.
3. Vorlage für integrierten Vertrieb und Geschäftsentwicklung
Haben Sie ein Team von Lösungspartnern und ein weiteres von Kundenbetreuern? Dann finden Sie hier ein Organigramm für den Vertrieb, das Sie verwenden können (bereitgestellt von Creately und dort editierbar).
Suchst du noch nach Inspiration für die Gestaltung eines Organigramms für dein Vertriebsteam? Hier findest du einige Beispiele für Organigramme:
4 Beispiele für Organigramme als Inspiration für die Gestaltung
Wissen Sie, wie Organigramme entstanden sind? Werfen wir einen Blick auf ihre faszinierende Geschichte und ihre Entwicklung als Gestaltungsform.
Im Jahr 1855 erstellte der schottisch-amerikanische Eisenbahningenieur Daniel McCallum ein anschauliches Organigramm der New York and Erie Railway. Wie Sie unten sehen können, sind darin die Dienstgrade und die Anzahl der Mitarbeiter in den einzelnen Abteilungen sowie die Aufteilung der Verwaltungsaufgaben dargestellt. Damals wurde es jedoch noch nicht als „Organigramm“ bezeichnet.
Im Jahr 1917 erstellte die Tabulating Machine Company (aus der später IBM hervorging) ein pyramidenförmiges Organigramm. Es lieferte präzise Angaben zu den funktionalen Beziehungen sowie zu den geografischen und abteilungsbezogenen Unterkategorien.
Das oben abgebildete Pyramidendiagramm verdeutlicht die Struktur von Organisationen, da die Hierarchie klar dargestellt ist. Es hat sich zu einer Grundlage für Unternehmen entwickelt, um ihre Organigramme zu erstellen.
Nachdem Sie nun den Ursprung des Organigramms kennen, finden Sie hier vier konkrete Beispiele, die Ihnen bei der Strukturierung Ihres Vertriebsteams helfen sollen.
1. HubSpot-Marketingteam
HubSpot hat den Begriff„Inbound-Marketing“ geprägt. Das Unternehmen setzt auf Content-Marketing, um einen Mehrwert zu schaffen und die Aufmerksamkeit potenzieller Kunden zu gewinnen. Aus diesem Grund erfüllen Inhalte eine ganz bestimmte Funktion, wie aus der untenstehenden Struktur der Marketingabteilung ersichtlich ist.
Das Wichtigste auf einen Blick: Die oben dargestellte Struktur des Marketingteams ist darauf ausgerichtet, dem Käufer ein hervorragendes Inbound-Erlebnis zu bieten und ihm in jeder Phase einen Mehrwert zu verschaffen. In ähnlicher Weise können Sie Ihr Vertriebsteam so strukturieren, dass Sie sich besser auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
2. Organigramm von Buffer
Buffer experimentiert gerne mit gängigen Vorstellungen rund um das Thema Arbeit. Als das Unternehmen wuchs, untersuchte es daher, wie Teams am besten strukturiert werden sollten, und konzentrierte sich dabei auf „Klarheit, Ordnung und Kommunikation“. Diese Elemente wurden in der folgenden Tabelle dargestellt.
Das Wichtigste auf einen Blick: Wenn Sie ein Unternehmen wie Buffer sind, das gerne „die Dinge ein wenig anders angeht“, können Sie sich bei der Erstellung Ihres Organigramms nicht auf Vorlagen und Software verlassen. Möglicherweise müssen Sie es von Grund auf neu entwerfen.
3. Die dezentrale, zirkuläre Teamstruktur von Incipient
Incipient ist ein kleines Unternehmen, das Firmen durch seine Strategie-, Design- und Technologielösungen bei der Digitalisierung unterstützt.
Um agil zu werden und Produktentscheidungen schnell treffen zu können, entschied sich das Team für einen dezentralen Führungsansatz. In der daraus resultierenden kreisförmigen Struktur sind auch die Führungskräfte auf den unteren Ebenen befugt, Entscheidungen zu treffen.
Das Wichtigste auf einen Blick: Eine kreisförmige oder flachere Struktur mag zwar neuartig sein, könnte jedoch die Übersichtlichkeit beeinträchtigen und das Wachstum erschweren. Da jedoch die Arbeit im Homeoffice an Bedeutung gewinnt, könnte die Zukunft der Arbeit auf Selbstorganisation und Zusammenarbeit ausgerichtet sein. Es lohnt sich, mit weniger Hierarchiestufen zu experimentieren und alles auf Leistung zu stützen.
Unternehmen wie Zappos sind Vorreiter der Holokratie, bei der jeder Mitarbeiter Entscheidungsbefugnisse erhält. Diese Struktur stützt sich stark auf Selbstverwaltung und flache Hierarchien.
4. Vertriebsteam eines SaaS-Startups (5 bis 10 Millionen US-Dollar ARR)
Das SaaSX-Team hat hervorragende Arbeit geleistet und Start-ups in drei verschiedenen Umsatzphasen Muster für Organigramme des Vertriebsteams zur Verfügung gestellt:
- Unter 5 Mio. $ ARR
- 5 bis 10 Millionen US-Dollar Jahresumsatz
- 10 bis 25 Millionen US-Dollar Jahresumsatz
Das Organigramm der zweiten Phase finden Sie unten, die übrigen Diagramme hier.
Das Wichtigste auf einen Blick: Wenn Sie ein SaaS-Startup sind und Ihr Vertriebsteam so aufbauen möchten, dass es wachsen und skalieren kann, können Sie die obige Grafik an Ihr Budget, Ihre Ziele und Ihre Strategie anpassen.
Bringen Sie Ihr Unternehmen mit einem strategischen Vertriebsorganigramm auf ein neues Niveau
Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird der Aufbau einer soliden Struktur für Ihr Vertriebsteam unerlässlich, um Klarheit und Ordnung in Ihre Arbeitsabläufe zu bringen. Die visuelle Darstellung der Hierarchie führt zudem zu einer klaren Aufgabenteilung, einer effizienten Kommunikation und einer besseren Abstimmung Ihrer Vertriebsabteilung mit anderen Teams.
Wählen Sie die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Vertriebsorganisationsstruktur aus, damit Sie Ihre Ziele Quartal für Quartal und Jahr für Jahr erreichen.
