Die E-Mail-Verifizierung ist für eine effektive Kommunikation unerlässlich.
Im Jahr 2024 wurden allein in den Vereinigten Staaten täglich9,7 MilliardenE-Mails versendet und empfangen. Die wichtigste Regel im Vertrieb lautet: Man muss dort sein, wo die Kunden sind.
Dadurch wird die E-Mail zu einem unverzichtbaren Kontaktpunkt für positives Wachstum und eine positive Markenassoziation. Eine Datenbank mit E-Mail-Adressen kann Ihrem Vertriebsteam einen stetigen Strom an Leads liefern. Diese Leads müssen jedoch korrekt sein. Andernfalls stehen Ihnen Kopfschmerzen bevor.
In diesem Beitrag geht es um die E-Mail-Verifizierung, warum sie wichtig ist und wie man sie richtig durchführt. So stellen Sie sicher, dass IhrOutbound-Vertriebsprozessreibungslos weiterläuft und zu höheren Umsätzen führt.
Was ist eine E-Mail-Verifizierung?
Aber warum ist das so wichtig?
Warum ist die E-Mail-Verifizierung für den Outbound-Vertrieb wichtig?
Einbindung effektiver Outbound-Vertriebstools hängt von der Genauigkeit Ihrer E-Mail-Liste ab. Es gibt viele Gründe, warum Sie Ihre E-Mail-Liste überprüfen sollten, aber die wichtigsten sind:
- Marketingkampagnen: Ermitteln Sie die genaue Anzahl der Personen auf Ihrer Liste, um aussagekräftige Öffnungs-, Klick- und Konversionsraten zu erhalten.
- Absender-Reputation: Wenn Ihre E-Mails zurückkommen, wird es mit der Zeit schwieriger, dass Ihre Nachrichten im Posteingang Ihrer potenziellen Kunden landen.
- Zeit optimal nutzen: Ihr Outbound-Vertriebsteam hat nur begrenzt Zeit am Tag. Stellen Sie sicher, dass diese Zeit für die Kontaktaufnahme mit echten Interessenten genutzt wird.
Da wir nun wissen, warum die E-Mail-Verifizierung für Ihre Vertriebsaktivitäten so wichtig ist, wollen wir uns ansehen, wie man sie effektiv durchführt.
1. Syntax und Formatierung
Der erste Schritt bei der E-Mail-Überprüfung ist die Überprüfung der Syntax einer E-Mail. Die Syntax einer E-Mail bezieht sich auf die Reihenfolge, in der sie verfasst wurde.
Ein Dienst zur E-Mail-Überprüfung überprüft beispielsweise Adressen bei den wichtigsten E-Mail-Anbietern. Eine Yahoo-E-Mail-Adresse darf beispielsweise nicht mit einer Zahl beginnen – tut sie dies doch, ist das ein eindeutiges Anzeichen dafür, dass die Adresse gefälscht ist.
Nach der Syntax wenden wir uns der Formatierung zu. Es gibt mehrere komplexe Regeln, die festlegen, welche Elemente E-Mail-Adressen enthalten dürfen und welche nicht. Dies erfordert die schnelle Ausführung tausender Formeln, was manuell in einer angemessenen Zeitspanne unmöglich zu bewältigen ist.
2. Serverbestätigung
Nach der Überprüfung von Format und Syntax bestätigt ein zuverlässiger Verifizierungsdienst den Server. Dabei werden die DNS-Einträge für die Domainnamen der E-Mails überprüft. Beispielsweise lautet die Domain von abc@xyz.com „xyz.com“. Der Dienst stellt sicher, dass die Domain überhaupt für den Empfang von E-Mails eingerichtet ist.
Ein weiterer Grund für Bounce-Raten kann ein voller Posteingang sein. Auch wenn dies heutzutage selten vorkommt, da die meisten Anbieter kostenlos großzügigen Speicherplatz zur Verfügung stellen, kommt es dennoch vor. Bei der E-Mail-Verifizierung sollte daher überprüft werden, ob die Posteingänge voll sind – ist dies der Fall, sollten diese E-Mails aussortiert werden.
Dies ist ein entscheidender Faktor. Selbst wenn Ihre E-Mail nur deshalb zurückkommt, weil der Posteingang des Empfängers unter seiner gültigen Domain voll ist, verschlechtert dies die Reputation Ihres Absenders.
3. Überprüfung der E-Mail-Adresse
Bei der Mailbox-Validierung wird eine Verbindung zu einem SMTP-Mailbox-Server hergestellt, um zu prüfen, ob eine Mailbox existiert. Ist dies der Fall, kann sie E-Mails empfangen.
An die E-Mail-Adresse wird eine EHLO-Nachricht gesendet, und wir warten auf eine Antwort. Die E-Mail-Adresse gilt als bestätigt und als aktiv, sobald eine Antwort eingeht.
Dieser Schritt ist manchmal in wenigen Sekunden erledigt, kann aber auch länger dauern – je nach Größe Ihrer Mailingliste und je nachdem, ob dort komplexe Anti-Spam-Systeme im Einsatz sind, die den Vorgang verzögern.
4. Überprüfung auf Duplikate
Es ist zwar gut und schön, wenn eine E-Mail-Adresse als aktiv bestätigt ist und E-Mails empfangen kann. Doch das Letzte, was Ihre Vertriebsmitarbeiter im Outbound-Bereich brauchen, ist, dass ein und derselbe Interessent mehrere Kopien derselben E-Mail erhält.
Erstens ist es nervig, und wenn es zu oft vorkommt, kann es zum Problem werden. Eine einzelne doppelte E-Mail schreckt potenzielle Kunden vielleicht noch nicht ab, aber wenn du täglich oder wöchentlich E-Mails verschickst, könntest du irgendwann im Spamfilter landen. Außerdem wirkt das nicht professionell.
Dies macht es erforderlich, Ihre Datenbank auf doppelte oder identische Einträge zu überprüfen.
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5. Überprüfung der Rollenkonten
Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei Rollenkonten um E-Mail-Adressen, die ein Unternehmen für eine bestimmte Funktion oder Abteilung verwendet. Beispiele hierfür sind billing@, admin@ oder support@.
Ihre potenziellen Kunden sind echte Menschen. Auch wenn sie einer Abteilung angehören, handelt es sich letztendlich doch um eine oder mehrere Einzelpersonen. Aus diesem Grund ist es keine gute Idee, Nachrichten an Rollenkontakte zu versenden.
Selbst wenn sich herausstellt, dass Ihr Entscheidungsträger überwiegend eines dieser Rollenkontos nutzt, kann die E-Mail-Adresse schnell den Besitzer wechseln – oder sogar von mehreren Personen genutzt werden. Dies kann zu Verwirrung führen oder sogar dazu, dass andere Nutzer E-Mails löschen. Achten Sie daher bei der Überprüfung auf Rollenkontos und richten Sie Ihre Marketingmaßnahmen gezielt an bestimmte, namentlich identifizierte Nutzer.
6. Überprüfen, ohne eine Antwort-E-Mail zu senden
In vielen Fällen muss der Endnutzer eine Antwort senden, um zu bestätigen, dass seine E-Mail-Adresse gültig ist. Die Verwendung des oben genannten EHLO-Verfahrens ist jedoch auch ohne eine manuelle Antwort des Nutzers möglich.
Versuchen Sie, einen Verifizierungsdienst zu nutzen, der dies automatisch durchführen kann, um weitere Ausfallzeiten bei der Bestätigung von Live-Adressen zu vermeiden.
7. Double-Opt-in
Wenn sich eine E-Mail-Adresse nicht automatisch bestätigen lässt, bietet sich das Double-Opt-in als Alternative an. Sie sollten dieses Verfahren ohnehin in Ihren Vertriebs- und Marketingprozess integrieren, da es die Zustellbarkeit verbessert.
Ein „Single Opt-in“ bedeutet, dass ein Nutzer seine E-Mail-Adresse angibt und damit einverstanden ist, E-Mails von Ihnen zu erhalten. Ein Beispiel hierfür wäre der Austausch der E-Mail-Adresse gegen ein kostenloses PDF zum Herunterladen oder das Abonnieren Ihres Newsletters.
Anstatt Ihre Werbe-E-Mails jedoch sofort zu versenden, sollten Sie zunächst eine kurze Bestätigungs-E-Mail verschicken – das sogenannte Double-Opt-in. Dies hat einige Vorteile: Sie können betrügerische Nutzer ausschließen, die sich mit der E-Mail-Adresse einer anderen Person angemeldet haben.
Durch die Verwendung eines Double-Opt-in-Verfahrens stellen Sie zudem sicher, dass der potenzielle Kunde tatsächlich daran interessiert ist, Ihre Vertriebs- und Marketingmaterialien zu erhalten. Er muss auf einen Bestätigungslink in seiner E-Mail klicken, der eine eindeutige URL enthält, um zu bestätigen, dass die E-Mail-Adresse per Double-Opt-in registriert wurde.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, halten Sie es einfach und teilen Sie dem Empfänger genau mit, was er tun soll und warum, etwa anhand der folgenden Vorlage:
8. Verwenden Sie ein Tool zur E-Mail-Verifizierung wie Mailshake
Der letzte und vielleicht wichtigste Tipp ist, ein Tool zur E-Mail-Verifizierung zu nutzen. Schließlich beginnt das Verfassen einer formellen E-Mail damit, sicherzustellen, dass sie auch wirklich die richtige Person erreicht.
Ein Tool wie Mailshake ermöglicht die Bereinigung von Verteilerlisten mit nur einem Klick, einschließlich der E-Mail-Verifizierung. Und das geschieht vollautomatisch – Sie müssen also weder wichtige Vertriebsmitarbeiter damit beauftragen noch einen externen Experten beauftragen.
Mailshake ist jedoch mehr als nur eine App zur E-Mail-Verifizierung; es ist ein umfassendes Tool für die Kundenakquise mit Funktionen wie:
- Lead-Verwaltung: Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Leads. Markieren Sie sie als gewonnen oder verloren und beantworten Sie sie direkt in Mailshake.
- Soziale Medien: Nutzen Sie einen Multi-Channel-Ansatz, um dort präsent zu sein, wo sich Ihre Kunden aufhalten.
- A/B-Tests: Versenden Sie unterschiedliche E-Mails an potenzielle Kunden, um herauszufinden, welche Leads am ehesten zu Kunden werden.
- CRM-Integration: Stellen Sie sicher, dass alle Ihre E-Mail-Daten in Ihrem bevorzugten CRM verfügbar sind, um Kontakte mühelos nachverfolgen zu können.
- Telefon-Dialer: Führen Sie alle erforderlichen Kaltakquise-Anrufe durch – mit unbegrenzten Anrufen in die USA und nach Kanada über VoIP. Zeichnen Sie die Anrufe auf und machen Sie sich in Echtzeit Notizen.
Steigern Sie Ihren Umsatz durch E-Mail-Verifizierung
Die Generierung von Leads und der Vertrieb per E-Mail gehören nach wie vor zu den effektivsten Methoden, um Ihr Unternehmen voranzubringen. Doch wie bei allem anderen auch, kann dies mit einigen Herausforderungen verbunden sein. Wenn Ihre Leads nicht verifiziert sind, verschwenden Sie Zeit und erhalten ungenaue Umsatzprognosen.
Glücklicherweise können Sie mit den oben genannten Schritten eine E-Mail-Verifizierung einrichten. Auf diese Weise erhält Ihr Team Zugang zu aktuellen, echten Leads, die es weiterverfolgen und an die es verkaufen kann. Das Ergebnis ist ein soliderer Vertriebsprozess, der die harte Arbeit Ihres Teams besser zur Geltung bringt.
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