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Pergunta para si: Está a tirar o máximo partido do seu pipeline de vendas?
Um pipeline de vendas, ou uma representação visual do processo de vendas de uma empresa, é frequentemente dividido em diferentes secções, desde a geração de leads até à venda. O seu objectivo é ajudar os representantes de vendas a simplificar os seus fluxos de trabalho e a transformar com êxito os potenciais clientes em clientes.
O problema é o seguinte: a maioria das equipas de vendas tem um pipeline de vendas, mas poucas sabem como geri-lo eficazmente. De facto, a gestão do pipeline de vendas é uma das tarefas mais difíceis nas vendas.
Depois de aprender as competências deste guia, estará preparado para gerir eficazmente a sua conduta a longo prazo, tirando o máximo partido dela agora e no futuro.
O que é a gestão do pipeline de vendas?
A gestão do pipeline de vendas é o processo de análise, acompanhamento e organização do pipeline para que este funcione correctamente e se mantenha limpo.
Cabe aos líderes e gestores de vendas cuidar do pipeline, garantir que está actualizado e melhorá-lo ao longo do tempo.
Porque é que isto é tão importante?
Porque o seu actual pipeline não lhe servirá bem daqui a um ano, cinco anos ou dez anos. O mercado está em constante mudança e o seu processo de vendas tem de mudar com ele. Quando isso acontece, o seu pipeline deve adaptar-se às condições actuais.
Quando o seu pipeline é actualizado, melhorado e limpo ao longo do tempo, permite que os representantes se concentrem nas vendas e evitem perder-se no ruído do pipeline. Também ajuda os gestores e líderes de vendas a verem exactamente o que está a acontecer na reserva, onde estão os negócios mais importantes e o desempenho dos seus representantes em cada fase.
Fases do pipeline de vendas
As pessoas têm vindo a identificar as fases do pipeline de vendas desde o final do século XIX. Não estou a brincar. John H. Patterson fê-lo para ajudar a fechar negócios para a sua empresa, a National Cash Register, em 1887.
Hoje em dia, a maioria das equipas de vendas divide os seus ciclos de vendas em sete fases distintas:
- Prospeção: Esta fase tem tudo a ver com a geração de contactos. As suas equipas de vendas e marketing devem tentar envolver potenciais clientes internos e externos através de tácticas como chamadas frias, correio eletrónico e SEO (otimização para motores de busca) e prospeção de construção de links. Este tipo de prospeção visa especificamente backlinks de alta qualidade que podem aumentar a autoridade e a classificação de pesquisa do seu site.
- Qualificação: A fase seguinte consiste na avaliação do potencial cliente. Nem todas as pessoas se adequam aos produtos e serviços da sua empresa. É necessário identificar as pessoas que não se adequam logo no início do processo de vendas e retirá-las do seu pipeline de vendas.
- Contacto inicial: Depois de eliminar os potenciais clientes que não se adequam, passa-se à terceira fase. Nesta fase, os seus representantes contactam os potenciais clientes e tentam estabelecer relações com eles. Os canais de mensagens mais utilizados são o telefone e o correio electrónico.
- Reunião/Demonstração: Alguns potenciais clientes vão querer saber mais sobre os seus produtos/serviços. Esta é a altura ideal para marcar reuniões e/ou demonstrações de produtos. Isto dá aos representantes a oportunidade de orientar os potenciais clientes para uma venda.
- Análise das necessidades: Depois de se reunirem com os potenciais clientes, os seus representantes devem ter uma boa ideia do que eles precisam. Os representantes podem então decidir se os seus produtos/serviços ajudarão os potenciais clientes a atingir os objectivos desejados. Se o fizerem, os representantes podem passar à fase seguinte.
- Close: Nesta fase do processo de venda, os potenciais clientes estão prontos a tomar uma decisão. Vão comprar-lhe ou vão-se embora? Se os seus representantes qualificaram correctamente os clientes potenciais, fizeram boas demonstrações, etc., deverão fechar o negócio.
- Seguimento: A primeira venda não é o fim! Os representantes de vendas bem-sucedidos sempre priorizam o acompanhamento. Isso permite que os representantes se mantenham na mente dos clientes em potencial, garantam uma integração tranquila, peçam referências e aumentem a probabilidade de vendas futuras.
Porque é que a gestão do pipeline de vendas é importante?
Uma gestão adequada do pipeline de vendas conduz a negócios maiores e mais valiosos, a uma melhor previsão e a uma maior velocidade de vendas. Vamos analisar mais detalhadamente estas três vantagens.
Ofertas mais valiosas
Uma gestão adequada do pipeline de vendas ajudará a sua equipa a concentrar-se em contactos de qualidade que resultem em oportunidades de vendas de maior valor. Ao fazê-lo, estará a conduzir a um maior crescimento da empresa.
De facto, um estudo recente da Harvard Business Review concluiu que as empresas que dão prioridade à gestão de condutas têm uma taxa média de crescimento de 5,3, o que representa um aumento de 15%.
Melhor previsão de vendas
Uma estratégia eficaz de gestão de condutas ajudará também os seus esforços de previsão.
Como assim? Poderá ver as métricas de actividade de cada membro da equipa e as diferentes fases em que se encontram os seus potenciais clientes. Pode então combinar estes pontos de dados para determinar quantas vendas a sua equipa poderá realisticamente efectuar nos próximos 30, 60 ou 90 dias.
É essencial saber qual o volume de receitas que o seu departamento de vendas irá gerar nos próximos meses. Sem esta informação, os principais decisores da sua empresa não terão a informação de que necessitam para conduzir a sua empresa de uma forma eficaz.
Maior velocidade de vendas
Por último, mas não menos importante, uma gestão adequada do pipeline de vendas aumentará a velocidade das transacções.
Ao minimizar a duração do seu ciclo de vendas, fechará negócios mais rapidamente, o que significa que os seus representantes terão mais tempo para se envolverem e criarem relações com outros potenciais clientes. Isto é especialmente importante nas vendas B2B, onde os ciclos de vendas são geralmente mais longos do que nas vendas B2C.
Precisa de rapidez - uma gestão adequada das condutas ajudá-lo-á a atingir esse objectivo.
5 aspectos de uma gestão eficaz do pipeline de vendas
Agora que já sabe o que é a gestão do pipeline de vendas e porque é importante, vamos falar sobre como pode simplificar o processo e melhorar os seus fluxos de trabalho.
Este é provavelmente um bom ponto para fazer uma pausa e mencionar - gerir e manter o seu pipeline é muito mais fácil com um CRM robusto e reactivo como Close. Veja a nossa demonstração e depois continue.
Estas cinco dicas ajudá-lo-ão a gerir eficazmente o seu pipeline.
1. Criar e manter um processo de vendas claramente definido
Para criar um processo de vendas eficaz, é necessário desenvolver um conjunto de passos repetíveis que a sua equipa possa utilizar para fazer avançar os clientes potenciais através do pipeline e convertê-los em clientes satisfeitos.
Quando o seu processo de vendas estiver claramente definido, os seus representantes compreenderão o que tem de acontecer em cada fase do seu pipeline de vendas para evitar estrangulamentos.
Por exemplo, pode descobrir que o seu processo precisa de ser ajustado devido a uma mudança no mercado ou no seu produto. Talvez o percurso do cliente tenha mudado e a forma como as pessoas descobrem ou interagem com a sua empresa tenha mudado. Nestes casos, terá de ajustar as fases do seu pipeline de vendas para corresponder às condições actuais do mercado e garantir o crescimento das receitas.
Certifique-se apenas de que giram sempre em torno destas sete fases principais da conduta:
Dê aos seus representantes um mapa sólido - e depois incentive-os a segui-lo.
2. Prever como um profissional
O seu pipeline de vendas não deve envolver adivinhações. Para gerir eficazmente a sua equipa e as acções que ocorrem no seu funil de vendas, é necessário gerar previsões baseadas em dados.
Nunca se pergunte o que vai acontecer com as suas vendas!
Para fazer previsões como um profissional, acompanhe todo o seu processo de vendas e os objectivos específicos que definiu para a sua equipa. Em seguida, tenha em conta determinadas informações, como o custo do seu produto, o que gasta por cliente potencial, o mercado potencial e quaisquer flutuações futuras no preço.
Por último, recolha dados sobre o seu pipeline e a sua taxa de sucesso. Há fugas que precisa de tapar? Com que frequência é que as novas oportunidades se transformam em clientes pagantes?
Com estas informações e um CRM eficaz como Close, poderá traduzir estes dados em previsões exactas. (Nota: diferentes estratégias de previsão de vendas são úteis para diferentes equipas. Terá de decidir que tipo de previsão necessita para atingir os seus objectivos).
3. Coma as suas principais métricas ao pequeno-almoço
Há imensas métricas de vendas importantes de que precisa de ter conhecimento.
Mas para gerir o seu pipeline com sucesso, deve concentrar-se apenas nas métricas que realmente interessam ao seu processo único. Evite perder-se num complexo turbilhão de dados.
Algumas das principais métricas a que terá de estar atento incluem
- Valor do gasoduto
- Dimensão média das transacções
- Velocidade do pipeline de vendas
- Taxa de conversão por fase
- Desempenho do pipeline do representante de vendas
Estas e outras métricas essenciais ajudá-lo-ão a manter um olho na saúde do seu pipeline. Também lhe darão informações em tempo real sobre onde fazer ajustes.
4. Implementar um acompanhamento eficaz dos representantes de vendas
A monitorização das actividades de vendas dos seus representantes dentro do pipeline é essencial para a sua gestão eficiente.
Cabe ao gestor de vendas garantir que o número certo de negócios é atribuído a cada representante, que os potenciais clientes são contactados atempadamente (por telefone, correio electrónico, redes sociais, etc.) e que as oportunidades progridem de forma consistente no pipeline.
Ao monitorizar as actividades dos seus representantes ao longo do ciclo de vendas, assegurará que todos desempenham um papel activo na construção de um processo de vendas vencedor.
5. Efectuar revisões regulares do pipeline de vendas
O último aspecto da gestão da reserva de vendas é o processo de revisão.
Agende revisões de desempenho de vendas todos os meses ou trimestres e utilize-as para analisar e limpar o seu pipeline. Quantos negócios perdeu no mês passado? Quantas oportunidades não concretizadas estão a obstruir o seu pipeline? Qual é a fase do pipeline que tem mais fugas?
Analise os dados à sua disposição para responder a estas perguntas. (Nota: Ferramentas de gestão de pipeline como Close facilitam a avaliação do processo de vendas).
Também pode utilizar as suas reuniões de revisão da reserva de vendas para falar com os seus representantes sobre os negócios actuais que estão em cima da mesa, especialmente os mais importantes da reserva. Em conjunto, a sua equipa pode discutir os obstáculos e debater ideias para fechar o negócio mais rapidamente.
Acelere o processo de vendas com um software eficaz de gestão de pipelines
Para gerir eficazmente o seu pipeline de vendas (e não perder tempo!), é necessário pôr em prática processos e automatizações específicos. Isto permitir-lhe-á obter as informações de que necessita sem o obrigar a analisar uma grande quantidade de dados.
Vamos falar sobre cinco métodos para hackear o processo do pipeline de vendas e geri-lo de forma mais eficiente.
1. Utilizar um CRM de pipeline de vendas para automatizar 10 vezes
Construir o seu pipeline de vendas numa folha de cálculo (como a SalesTable) pode funcionar para pequenas equipas. Mas pode aumentar a sua produtividade utilizando um CRM para controlar e organizar os dados automaticamente.
Podemos ser um pouco tendenciosos, mas achamos que o Close é uma das melhores opções para automatizar todo o seu processo de pipeline de vendas, desde as actividades de fomento de leads até ao fecho do negócio.
Por exemplo, as funcionalidades de elaboração de relatórios doClose incluem um relatório do Funil de Oportunidades, que fornece todas as principais métricas do pipeline de vendas num relance, incluindo:
- Taxas de conversão por fase
- Taxa de vitória
- Velocidade de vendas
- Tempo médio para fechar
Obtenha a informação de que necessita para tomar decisões eficazes - sem perder muito tempo no processo. Close ajuda-o a ver os seus dados rapidamente.
2. Utilize modelos de previsão que se integrem nos seus dados
A escolha das ferramentas e modelos de previsão correctos ajudá-lo-á a gerir melhor o seu pipeline. Também lhe dará uma visão mais precisa do rumo que a sua equipa de vendas está a tomar.
Por exemplo, se utilizar um modelo de previsão de vendas que possa ser convertido numa folha de cálculo do Google, pode integrá-lo facilmente com outras ferramentas e pontos de dados utilizando o Zapier. Ganhe!
Consulte o nosso modelo de previsão aqui:
3. Combine os dados da actividade do representante e as taxas de conversão do pipeline para planear de forma mais eficaz
Saber exactamente o que os seus representantes estão a fazer em cada fase do processo de vendas é apenas parte de uma estratégia de gestão de condutas de alto nível.
Ao combinar esta informação com outros pontos de dados relevantes, será capaz de ver o futuro (sem a ajuda do Delorean do Doc)!
Comece por comparar os dados de actividade dos representantes para uma determinada fase com as respectivas taxas de conversão.
Por exemplo, na fase de qualificação, que actividades conduzem a conversões? Os representantes que se concentram em telefonar fecham mais negócios do que aqueles que apenas enviam e-mails? Ou existe uma combinação de pontos de contacto por telefone e por correio electrónico que conduz a um maior número de conversões?
Para responder a perguntas como estas, é necessário analisar os dados de cada fase. Depois, utilize esses dados para tirar conclusões precisas e registe-as. Por exemplo, pode descobrir que:
- São necessários pelo menos 4 toques para conseguir uma reunião com um potencial cliente
- As demonstrações funcionam melhor do que as apresentações de vendas 74% das vezes
Quando tiver estas conclusões, pode orientar os seus vendedores para que realizem as acções certas nos momentos certos. Utilizando Close, por exemplo, pode acompanhar a actividade dos representantes e até criar uma tabela de classificação. Os vendedores que realizam mais acções-alvo sobem na classificação.
Estas conclusões também o ajudarão a fazer previsões mais eficazes. Se souber que são necessários, em média, três acompanhamentos para finalizar as negociações, por exemplo, pode prever com mais exactidão o tempo necessário para fechar novos contactos.
4. Integrar diferentes ferramentas para monitorizar automaticamente os KPIs correctos
O seu CRM é um óptimo local para recolher dados importantes. Mas não é a única ferramenta que irá utilizar para recolher informações e analisar métricas durante o processo de gestão do pipeline.
Se quiser manter tudo em ordem, terá de criar um sistema para automatizar a recolha de dados importantes e reuni-los numa localização central. Desta forma, não terá de estar sempre a verificar diferentes ferramentas e sistemas para encontrar os dados de que necessita.
É por isso que adoramos as integrações em Close. Ao integrar as suas ferramentas de recolha de dados favoritas, pode recolher dados relevantes com base nas métricas essenciais que escolheu para a sua equipa.
Depois de saber quais as métricas que precisa de controlar, faça uma lista das ferramentas que precisa de utilizar.
Comece pelo seu CRM. É aqui que vai recolher dados sobre os seus clientes, abrir novas oportunidades e ver a actividade dos representantes.
Depois, adicione outras ferramentas. Por exemplo, utiliza ferramentas de comunicação com o cliente como Drift, MailChimp ou Zendesk? E ferramentas de análise como o Gong ou o Google Analytics?
Quando tiver esta lista, encontre uma forma de integrar todas estas aplicações.
Uma vez que oClose CRM se integra nativamente com todas as ferramentas mencionadas acima, pode recolher e analisar dados aprofundados sem qualquer problema.
Se quiser, pode inserir os seus dados numa folha de cálculo do Google ou apresentá-los visualmente utilizando uma ferramenta como o Geckoboard.
Com esta ferramenta, pode criar o seu próprio painel de controlo personalizado com informações de várias fontes e, em seguida, apresentá-lo aos seus representantes. Pode utilizar o Zapier para ligar o Geckoboard a quase todas as ferramentas que desejar, incluindo Close.
Ao analisar, organizar e integrar os seus dados em diferentes ferramentas, poupará tempo e terá um melhor ponto de vista para gerir eficazmente o seu pipeline de vendas.
5. Utilizar modelos de pipeline de vendas para revisões
Outra forma de aumentar o nível da sua gestão de reservas é automatizar as suas reuniões de revisão.
Embora as reuniões sejam uma parte essencial da gestão de um pipeline, prepará-las e participar nelas consome tempo que os decisores, como você, poderiam gastar noutras tarefas importantes, como a análise do desempenho dos representantes e a concepção de novas estratégias de vendas.
Para reduzir o tempo que gasta em reuniões de revisão de condutas, utilize modelos para automatizar os seus fluxos de trabalho.
Por exemplo, porque não criar um modelo de agenda? Isto garantirá que as suas reuniões seguem um padrão semelhante, o que ajudará todos a manterem-se no caminho certo. Se criar o seu modelo de agenda no Google Docs, toda a sua equipa pode colaborar e adicionar os seus pontos de discussão directamente a ele.
Este modelo de ordem de trabalhos pode incluir pontos como:
- Rever os pontos de acção da última reunião
- Mencionar as vitórias da última semana/mês
- Peça aos representantes que destaquem uma ou duas oportunidades que os entusiasmam ou com as quais enfrentam desafios e obtenha feedback da equipa
- Definir acções claras para cada representante na semana/mês seguinte
Também pode utilizar dashboards de métricas personalizados nestas reuniões. Por exemplo, pode utilizar a vista do Pipeline em Close para garantir a representação visual das suas métricas, enquanto discute as oportunidades actuais com a sua equipa. Isto ajudará a tornar os números mais compreensíveis.
Utilize este processo de gestão do pipeline de vendas para aumentar o nível do seu pipeline
Deixe-me perguntar-lhe novamente: Está a tirar o máximo partido do seu pipeline de vendas?
Ao utilizar as etapas acima para gerenciar seu pipeline de forma eficiente, você poderá acompanhar as métricas corretas, bem como as ações de seus representantes. Isto irá ajudá-lo a optimizar totalmente o seu pipeline.
Como assim? Os seus representantes estarão mais bem preparados para atender às oportunidades qualificadas nos seus pipelines e terá uma visão mais clara das suas vendas actuais e previsões futuras.
Se está pronto para optimizar totalmente o seu pipeline para a sua empresa, precisa das ferramentas certas para começar. Veja como o Close pode ajudá-lo a criar um pipeline optimizado para a sua empresa.
