Cómo OutboundSync redujo los costes, los clics y la complejidad al volver a Close

Los retos de una empresa dirigida por su fundador

Como fundador de OutboundSync, Harris Kenny sabía cómo crear un producto que simplificara las ventas proactivas. Solo había un problema: cuanto más ampliaba su herramienta, más se alejaba de la simplicidad que la había caracterizado en sus inicios.

La trayectoria profesional de Kenny le había sumergido en el mundo de la tecnología de ventas. Antes de lanzar OutboundSync, una herramienta integrada de ventas proactivas que combina estas funciones con HubSpot y Salesforce, ayudó a diversas empresas a desarrollar sus propios motores de ventas proactivas a través de su agencia. 

Kenny había empezado utilizando sistemas como Close . De hecho, Close le había proporcionado a su agencia una forma rápida y fácil de usar para gestionar las ventas proactivas, los acuerdos y las llamadas, todo en un mismo lugar. Le gustaba su interfaz sencilla y clara, y lo bien que funcionaba.

Sin embargo, a medida que su agencia crecía y observaba que muchos de sus clientes utilizaban HubSpot, la atracción de las soluciones a gran escala resultó imposible de resistir. 

«Empecé con Close», dijo Kenny, «pero como teníamos clientes que utilizaban HubSpot, me pareció que tenía más sentido usar la herramienta que ellos ya utilizaban. Así que me convertí en socio de HubSpot Solutions».

A Kenny le pareció una decisión acertada. Pasarse a HubSpot significaba incorporarse a un enorme ecosistema con el que sus clientes ya estaban familiarizados. Esto tenía sentido en el contexto de su antiguo negocio. Pero luego su negocio cambió. 

A medida que iba creando nuevos flujos de trabajo para su SaaS, la complejidad empezó a aumentar. Las integraciones con múltiples herramientas de HubSpot resultaban abrumadoras. Las automatizaciones inconexas suponían más trabajo manual.

Al final resultó que los sistemas que estaba creando para ayudar a otros equipos estaban empezando a ralentizar el suyo propio.

Eso bastó para que se preguntara si su evolución realmente le parecía un avance.

El «terrible punto medio» (cuando el escalado se complica)

A simple vista, Kenny estaba satisfecho. Las bases para la expansión estaban ahí, pero los casos de uso prácticos para automatizar su negocio, dirigido por el propio fundador, no eran tan idílicos como se había imaginado. 

Para Kenny, que fuera una empresa «dirigida por su fundador» significaba que podía incluso encargarse él mismo de gran parte de la estrategia de comercialización; así de sofisticada puede llegar a ser la automatización en esta etapa tecnológica. Pero faltaba algo.

Por muy sólida que sea HubSpot, resultó no ser la opción ideal para el enfoque impulsado por el fundador de Kenny. Sí, tenía sentido utilizar HubSpot cuando su empresa era una agencia de HubSpot.

Sin embargo, a Kenny le pareció que la complejidad de las tareas manuales era mayor de lo que podía manejar. Aunque eso podría funcionar para un equipo, el enfoque de Kenny, impulsado por el fundador, requería automatizaciones adaptadas a las necesidades empresariales y diseñadas para equipos más pequeños.

Al fin y al cabo, HubSpot no es una solución válida para todos.

«Es una plataforma enorme y un modelo de datos complejo», dijo Kenny. Hay muchos niveles de precios, muchas integraciones y muchas opciones. Y eso es genial. Pero, ¿qué pasa si acabas marcando «sí» en todas esas casillas? «Cuando cerré mi agencia y me centré en hacer crecer mi SaaS, me di cuenta de que no estábamos utilizando las herramientas adecuadas para el tamaño real de nuestro equipo».

Mientras Kenny trabajaba con el ecosistema de HubSpot, se encontró atrapado en un «pésimo punto intermedio». Sí, HubSpot estaba bien, pero no se adaptaba a sus necesidades específicas.

Incluso las acciones más sencillas requerían demasiados clics, y muchas automatizaciones de salida fallaban en algún punto del proceso. Si Kenny tenía que hacer 10 clics para crear un nuevo flujo de trabajo de una operación, se daba cuenta de que no funcionaba. 

Las integraciones no ayudaron. Más bien al contrario, parecían ser un obstáculo. Pocas se habían desarrollado con el mismo esmero que él había dedicado a crear OutboundSync. Un problema especialmente frustrante a la hora de integrar Slack con Salesforce resultó ser la gota que colmó el vaso.

«Lo que me sacó de quicio fue intentar configurar la conexión entre Slack y Salesforce», dijo Kenny. «Llevaba una hora y no había avanzado nada».

Tras toda esa frustración, Kenny volvió a su enfoque basado en el papel del fundador. Necesitaba simplicidad. Y al hacerlo, recordó aquellos momentos en los que sus soluciones parecían más sencillas.

Close », dijo Kenny. «Claro. Así que [volví y] me registré para la prueba. Y empecé a ir montándolo todo».

El «boomerang» de vuelta al Close elegir menos, enviar más rápido)

Para Kenny, la vuelta a Close de un ejercicio mental: ¿y si solo tuviera que trabajar una hora al día? 

¿Cómo sería? ¿Cómo podría obtener el máximo rendimiento con el mínimo esfuerzo? 

Las respuestas lo llevaron de nuevo hasta Close.

Kenny se había imaginado de vacaciones y había pensado en lo que podría pasar si surgieran nuevos posibles contratos. Se dio cuenta de que, si OutboundSync conseguía cinco contratos mientras él estaba fuera, no podría darles de alta a todos en una hora. «Así que eso fue lo que me hizo volver a Close». 

Otras piezas del sistema también empezaron a encajar, como la herramienta de planificación SavvyCal. Volvió a darse cuenta de que «menos es más». Al contar con un CRM más sencillo, podía utilizar un modelo de datos más simple.

La automatización de sus actividades de contacto con los clientes supuso una reducción tanto de los campos como de las tareas. Siempre que los datos estuvieran en el sistema —y siempre que fueran correctos—, los flujos de trabajo empezaban a funcionar.

«¿Y si menos fuera más?», recuerda Kenny que se preguntó. «¿Y si simplemente elijo un CRM que tenga un modelo de datos más sencillo, menos campos, menos actividades y menos propiedades? Pero si [los datos] están ahí, ¿están bien?»

El experimento comenzó con una prueba de Close . Kenny se puso inmediatamente a configurar su entorno. Lo primero en su lista: probarlo con un escenario de ventas de prueba para ver si las nuevas automatizaciones funcionaban. 

No solo funcionó, sino que los datos necesarios para cerrar el trato fueron mínimos. Kenny comentó que solo necesitó tres datos y que el proceso se desarrolló sin problemas. Vender volvió a ser divertido para él. Además, consiguió una sensación de control que nunca había tenido con sistemas más complejos.

Esa sencillez trajo consigo una ventaja adicional: el ahorro de dinero. «Estoy ahorrando dinero al darme de alta en Close », comentó Kenny. «Y además voy a ahorrar dinero cuando caduquen mis otras suscripciones».

En lugar de recurrir a costosos planes para implementar flujos de trabajo complejos de CRM, el enfoque sencillo está demostrando ser el más eficaz para su empresa en esta etapa. Y la rentabilidad es parte de ello.

El círculo completo (por qué volver me pareció lo correcto)

«De verdad que vuelvo a disfrutar haciendo esto en el trabajo», comentó Kenny. «Es algo que hacía tiempo que no sentía. Estoy de muy buen humor [en el departamento de ventas] y me encanta charlar con la gente».

Volver al enfoque impulsado por el fundador que hizo que OutboundSync funcionara desde el principio ha sido revitalizante. Sus principios originales —agilidad, sencillez y participación activa— han vuelto. A Kenny le parecen prácticas las funciones Close .

Quizás lo más importante es que no tiene que dedicarse a formar a la gente en el manejo de una interfaz enorme y complicada. Esto hace que la incorporación de nuevos empleados resulte menos costosa. Además, encaja perfectamente con su pregunta inicial: ¿qué pasaría si solo tuviera una hora al día para trabajar y conseguir los mejores resultados que su empresa pudiera alcanzar?

Además de aportarle más claridad, ha sido divertido gestionar el ahorro de costes.

«Probablemente, al final del mes, reduciré el gasto en nuestra pila tecnológica en unos mil dólares al mes», dijo Kenny. «Eso supone un rendimiento inmediato diez veces superior con Close, incluso si no cerramos más acuerdos, solo desde el punto de vista de los costes».

HubSpot es una herramienta fantástica repleta de funciones potentes que permiten a los equipos sacar mucho partido a su capacidad de expansión. Pero, en el caso del enfoque de Kenny, el retorno a Close un soplo de aire fresco.

Ha vuelto a la solución original y se ha dado cuenta de que lo que necesitaba era volver a la sencillez. Su enfoque más ágil se adapta mejor al modelo de equipo dirigido por el fundador, lo que le permite reducir costes y devolver la diversión al lugar de trabajo.

Menos clics. Seguimiento más rápido. Todo en Close.

¿Estás listo para crear un sistema que crezca contigo? Descubre lo que Close hacer por tu equipo →

‍