El mejor trabajo en equipo: Cómo el equipo de ventas de Close une sus fuerzas para conseguir acuerdos más sólidos.

¿Cómo puede un equipo de ventas que vende una herramienta de ventas vender a otros equipos de ventas?

(Ahora, di eso 5 veces rápido.)

Vamos a ofrecerle una visión única del proceso que utiliza nuestro propio equipo de ventas en Close para conseguir grandes contratos con un equipo de sólo 3 personas.

Para ello, nos sentamos (virtualmente) con Nick Persico, nuestro Director de Ventas en Close.

Nick es nuestro intrépido líder de ventas. Hay que ser un profesional de las ventas para dominar el arte de vender un producto de ventas a otro profesional de las ventas. Puede atender los teléfonos y estar en primera línea, pero también puede entrar en los detalles de la configuración de las conexiones técnicas que enlazan nuestra pila de ventas con nuestra tecnología de marketing.

Vamos a profundizar en cómo funciona el equipo de ventas de Close , por qué nuestro equipo de ventas es más pequeño que nuestro equipo de éxito y cómo los traspasos más tardíos equivalen a acuerdos más sólidos.

Perfil de la empresa: Close

Somos un CRM de ventas creado por profesionales de ventas y optimizado para esos equipos de ventas internas que tanto trabajan. Como empresa, destacamos en la creación de equipos ágiles que saben cómo aumentar su productividad para obtener resultados que despiertan la envidia de las grandes empresas.

Sector: SaaS

Cliente ideal: Independiente del sector. Prestamos servicio a pymes de todas las formas y tamaños, pero la mayoría de los clientes solo tienen equipos de ventas internos.

¿Realiza ventas entrantes, salientes o ambas? 95% entrantes

Cómo trabaja el equipo de ventas en Close

Las nuevas empresas se preguntan a menudo cómo estructurar sus equipos de ventas para obtener los mejores resultados con el menor número de representantes.

Pero en Close hemos adoptado un enfoque diferente. Echa un vistazo a cómo funciona nuestra estructura de equipo para unir a nuestros equipos y construir un enfoque de ventas más sólido.

Tamaño y estructura del equipo (pista: es algo más que ventas)

En Close, todo el mundo se responsabiliza del proceso de ventas de diferentes maneras. Marketing, ventas y éxito trabajan juntos para construir relaciones más sólidas con los clientes y ayudar a convertirlos en clientes fieles a largo plazo.

Así es como estamos preparados:

Dirección de ventas: 1 Director de Ventas

Ejecutivos de cuenta: 3

Marketing: 8 (increíbles) vendedores

Éxito: 1 Director de Éxito de Clientes + 3 Gestores de Éxito de Clientes

Un equipo más pequeño significa más selección

Las ventas nunca deben ser un equipo solitario. Cuando tus equipos trabajan en un silo, pierden oportunidades de ahorrar tiempo a la vez que construyen mejores relaciones.

"Estamos muy agradecidos de estar en una posición inbound en la que nuestro equipo de marketing ha construido este motor de la parte superior del embudo e impulsa un montón de inscripciones", dice Nick.

¿Cómo gestiona un equipo de ventas de tres personas tantos clientes potenciales?

Alrededor del 80% de todos los nuevos clientes pagan por el plan de gama media de nuestro producto con uno o dos usuarios solamente. Normalmente son fundadores de startups o propietarios de pequeñas empresas, y están perfectamente satisfechos con ese plan.

Para ellos, el valor de utilizar Close reside en la libertad: pueden pagar mes a mes, cancelar en cualquier momento y obtener el valor que necesitan sin compromiso.

Se trata de una relación sana. Estos clientes no necesitan que un vendedor les acose, pidiéndoles un prepago con dinero que no tienen. Les gustamos por la libertad y la flexibilidad.

Con el tiempo, algunos de estos clientes siguen creciendo y se convierten en clientes mucho más importantes para nosotros. Con nuestra estructura actual, el equipo de éxito se ocupa de esos clientes crecientes y supervisa el crecimiento de sus cuentas a lo largo del tiempo.

Esto permite a nuestro equipo de ventas centrarse en el 20% restante de nuevas oportunidades, la flor y nata.

"Los seleccionamos en función de su tamaño y perfil", explica Nick. "Es mucho volumen para un equipo de tres personas, pero arbitrariamente solo trabajamos con ese 20% de clientes potenciales de alta calidad".

El superpoder de este equipo: Libertad creativa para encontrar esos diamantes en bruto.

Los jefes de ventas a distancia a menudo tienen que luchar contra el impulso de microgestionar a sus equipos.

Afortunadamente, Nick no sufre esta tendencia.

"La expectativa que tenemos internamente es que, si se te asigna un cliente potencial, debes hacer un seguimiento hasta que lo consigas", dice Nick. Pero si un representante agota su lista de clientes potenciales asignados, quiero que busque esos diamantes en bruto en nuestras listas de clientes potenciales cualificados en Close".

Les doy total libertad: si tienen tiempo para entrar y seleccionar clientes potenciales de esas listas, pueden añadirlos a su lista.

Nick Persico
Director of Sales, Close

Por supuesto, existe una estructura clara en torno a las oportunidades prioritarias que hay que seguir. Pero Nick da a sus representantes la libertad (y la responsabilidad) de buscar más oportunidades que cerrar. Para él, este enfoque es mucho mejor que imponer un proceso estricto a su equipo.

"Quiero que sean creativos; creo que ahí es donde la emoción y la repetición del trabajo de ventas pueden ser más innovadoras", dice Nick. "Innovamos mejor cuando James y Kate (nuestros asesores comerciales) se sienten capacitados para proponer y poner a prueba sus propias ideas. Incluso pueden compartirlas entre ellos, y entonces el trabajo se vuelve menos competitivo y más colaborativo."

La pila tecnológica que gestiona nuestro proceso de ventas y marketing

¿Cuál es la tecnología que funciona entre bastidores? He aquí una visión general de la pila de ventas y marketing que apoya nuestro proceso de ventas aquí en Close:

Utilizamos Close para gestionar toda nuestra interacción humana 1:1: actúa como nuestra base de datos de las interacciones que hemos tenido con una empresa o un cliente potencial.

Utilizamos ConvertFlow para nuestros formularios web. Nuestros equipos de marketing y ventas colaboran estrechamente para incrustar formularios en páginas clave de nuestro sitio y optimizarlos para conseguir un flujo de clientes potenciales de mayor calidad.

A continuación, utilizamos Customer.io para los correos electrónicos 1-to-many y los mensajes sobre el comportamiento del producto. Y utilizamos Zapier y Segment para enviar esa información de un lado a otro.

En su mayor parte, los clientes potenciales de marketing permanecen en Customer.io. Los clientes potenciales permanecen allí hasta que muestran una intención real, como suscribirse a una prueba o solicitar hablar con ventas. A continuación, hay que crearlos o actualizarlos en Close para que pasen a formar parte del pipeline de nuestro equipo de ventas.

En resumen: nuestra pila de ventas y marketing está configurada para que sólo los clientes potenciales más cualificados acaben en el radar de nuestro equipo de ventas. Así, su trabajo será más productivo.

El exclusivo proceso de ventas de Close: Utilizar la propiedad compartida para reforzar las relaciones con los clientes

Ahora que hemos visto la estructura del equipo y la tecnología, ¿cómo funciona todo en el mundo real?

Prepárese para sumergirse en el proceso exacto que utiliza nuestro equipo de ventas para cualificar, contactar y cerrar clientes potenciales entrantes.

Cuando alguien solicita una demostración

Cada contacto que existe en Close también existe en Customer.io. Pero no todos los contactos de marketing que existen en Customer.io se transfieren a Close.

Nuestro equipo de ventas, formado por tres personas, ya está bastante ocupado. No necesitan el ruido de los clientes potenciales de marketing, a menos que muestren una verdadera intención de compra.

Una de las formas en que un cliente potencial de marketing puede mostrar intención de compra es solicitando una demostración a través de los formularios que hemos configurado con ConvertFlow en nuestro sitio web.

Por ejemplo, nuestra página de demostración tiene un formulario de varios pasos creado con ConvertFlow.

En nuestro sitio web, tiene este aspecto:

Y así es como se ve desde dentro de ConvertFlow:

La personalización es clave aquí. Con ConvertFlow, podemos cambiar lo que ven los nuevos clientes potenciales después de rellenar el formulario en función de las respuestas que nos han dado. Es como un chatbot, menos las partes molestas.

Este es el primer paso de la cualificación.

Cualificación eficaz con un formulario sencillo

Este formulario consta de dos preguntas:

• ¿De qué tamaño es su equipo de ventas?
• ¿Qué CRM utiliza actualmente?

Esos dos datos son los que deciden si un cliente potencial debe hablar con el equipo de ventas o continuar a través de los canales de autoservicio.

Mediante una lógica personalizada en ConvertFlow, a un cliente potencial que no está cualificado para hablar con el equipo de ventas se le muestra un formulario de contacto. A continuación, introducen su dirección de correo electrónico y el equipo de ventas responde con los recursos que necesitan para continuar por la ruta de autoservicio.

Cuando se envía el formulario, se activa una automatización a través de Zapier para añadir el nuevo cliente potencial a Close. Estamos orgullosos de la integración que hemos creado con Zapier para que nuestros clientes puedan conectarse a miles de otras aplicaciones.

Pero, ¿y si esta pista ya existe en Close?

No temas, ¡Zapier está aquí! El primer paso de nuestra automatización comprueba si el correo electrónico ya existe en Close . Si es así, la automatización simplemente añade la nueva solicitud a su feed de actividad existente. De esta forma, evitamos crear duplicados.

Si no existe ninguna pista previa en Close, se crea una nueva pista.

A continuación, la automatización crea una Actividad Personalizada.

Una Actividad Personalizada es un evento que ocurre en nuestro proceso de ventas o marketing y que queremos almacenar en el CRM.

Por ejemplo, digamos que esta persona ya estaba en nuestro embudo de ventas y marketing, y que ya está en Close. Al crear un evento de Actividad personalizada en el CRM, notificamos al equipo que este cliente potencial rellenó un formulario de demostración y que está mostrando una mayor intención de compra.

Esto nos permite realizar un seguimiento del evento a lo largo del tiempo, tanto si se trata de un nuevo cliente potencial como de uno ya existente.

Abajo, tenemos la Actividad Personalizada donde la llamada de introducción de ventas fue reservada, la fuente de la página, y su correo electrónico.

A continuación, almacenamos información adicional en la sección de notas.

Ahora, ¿qué pasa si queremos comprobar estas nuevas solicitudes de demostración en Close?

Todo lo que tenemos que hacer es ir a nuestra lista de clientes potenciales y limitar los resultados de búsqueda para seleccionar nuestra actividad personalizada. En este caso, sería "Nueva solicitud de venta".

Boom.

Ahora, hagamos clic en uno de estos Leads y filtremos las Actividades seleccionando nuestra Actividad Personalizada.

Con sólo un par de clics, podemos ver el evento que se añadió automáticamente a este cliente potencial en Close. (Este ejemplo concreto acabó siendo un acuerdo ganado).

Para obtener más contexto sobre el acuerdo, ampliamos la imagen para ver todas las interacciones que este cliente potencial ha tenido con la empresa. El zap que configuramos anteriormente desde ConvertFlow simplemente añadió la actividad personalizada al perfil de este cliente potencial, por lo que el contexto correcto sigue ahí.

En este ejemplo, tenemos la siguiente información:

• Importado vía API hace 19 días
• Inició un juicio
• Un día después, rellenaron el formulario

• Dejaron un mensaje de voz. (Por lo tanto, estaban tratando de conseguir un asimiento de nosotros.)
• James les devolvió la llamada el mismo día y habló con ellos

Ahora, este acuerdo va camino de la meta.

A partir de la automatización original de Zapier, también establecimos una conexión con Slack. De ese modo, cada vez que alguien rellena un formulario de solicitud de ventas en nuestro sitio web, todo el equipo se actualiza.

Utilizamos el canal #sales en Slack para seguir pasivamente a los nuevos clientes potenciales a lo largo del día.

Cómo los clientes potenciales cualificados entran en la visión del equipo de ventas

Cuando alguien rellena un formulario ConvertFlow en nuestro sitio web, la ruta lógica determina si está o no cualificado. Como se mencionó anteriormente, los clientes potenciales no cualificados obtienen los recursos que necesitan para pasar por nuestros canales de autoservicio.

¿Qué ocurre con un cliente potencial cualificado?

Nuestro proceso para clientes potenciales cualificados introduce Calendly en la mezcla. De este modo, los clientes potenciales pueden concertar una reunión con el equipo de ventas en lugar de esperar a que alguien se ponga en contacto con ellos.

Por ejemplo, si un cliente potencial dice que su equipo tiene entre 10 y 24 representantes y que actualmente utiliza Salesforce, este cliente potencial se considera cualificado.

Mediante lógica condicional, ConvertFlow redirigirá al usuario a una página de destino. En esta página, verán el calendario del equipo de ventas con una incrustación de Calendly, y podrán reservar una llamada cuando les convenga.

Calendly ha incorporado la asignación de leads round-robin. Así que dejamos que Calendly se encargue de la asignación de clientes potenciales. Y enviamos automáticamente los datos del paso anterior del formulario a Calendly.

Mediante el uso de parámetros URL, estamos trayendo valores de campo ConvertFlow y anexarlos a los campos de Calendly para la cita.

El cliente lo rellena y pulsa "programar evento". Una vez que el evento está programado, Calendly decide en qué calendario va a ir, y ya tenemos la invitación creada en Calendly.

Después de esto, el proceso es el mismo que para los clientes potenciales no cualificados, utilizando Zapier para vincular los datos correctos en Close:

• Paso 1: Actualizar o crear una pista en Close
• Paso 2: Crear una actividad personalizada específica para clientes potenciales cualificados

• Paso 3: Enviar el mensaje de canal en Slack

Esta nueva información también se introduce en Customer.io, eliminando a estos clientes potenciales de cualquier secuencia de marketing. De este modo, no les molestamos para que reserven tiempo con ventas cuando ya lo han hecho.

Traslado de clientes potenciales cualificados al canal de oportunidades

Para crear una oportunidad en nuestro proceso de ventas, deben completarse dos acciones:

Entonces, el representante crea una oportunidad.

Este proceso es lo mejor de la venta simplificada. Nick explica: "Nuestras pruebas gratuitas duran 14 días. Después solo hay un paso: pasar al plan de pago. La prueba da tiempo a la gente a decidir si Close les conviene. Después, el equipo de ventas les convence para que superen la línea de meta. El estado de la oportunidad pasa directamente de Activa a Ganada".

Incorporación de nuevas suscripciones directas a nuestro proceso de ventas y marketing

Otra forma de crear nuevas oportunidades de entrada es cuando alguien se inscribe directamente en una prueba gratuita o en un plan de pago de Close.

Cuando estos nuevos contactos se crean dentro de Close, o cuando uno de esos contactos pasa de un estado a otro, queremos enviar esos datos a Customer.io. Para ello, utilizamos el disparador "New Lead in Status in Close" en Zapier.

Primer paso

Deje en blanco la configuración del activador Nuevo estado de cliente potencial en Close para activar este zap cada vez que se cree un registro de cliente potencial o tenga un nuevo estado.

Paso 2

Ejecuta algún código Python elegante. (No te asustes, puedes simplemente copiar y pegar la plantilla de abajo).

Esto busca el Lead ID en Close para encontrar todos los contactos asociados. De esta forma, en lugar de activar este zap sólo a partir de cambios en empresas completas, puede activarlo a partir de usuarios individuales.

Comience añadiendo dos campos de datos de entrada, uno llamado "api_key" y otro llamado "lead_id".

Pegue su clave API Close en el campo "api_key", y pegue el Lead ID del paso anterior en el campo "lead_id".

En la sección de código, copia este bloque:

                       
                           import requests
                           url = f"https://api.close.com/api/v1/lead/{input_data['lead_id']}/"
                           auth=(input_data['api_key'], '')
                           params={ '_fields': 'contacts' }

                           r = requests.get(url, params=params, auth=auth)
                           resp = r.json()

                           output = []
                           for contact in resp['contacts']:
                               if contact['emails']:
                                   output.append({ 'contact_email': contact['emails'][0]['email'] })
                       
                   

Paso 3

Aquí, estamos formateando nuestra fecha de Close para que coincida con el formato de Customer.io.

Paso 4

Crear o actualizar una Persona en Customer.io. Utilizando la misma etiqueta de estado de cliente potencial de Close, podemos actualizar el mismo atributo en Customer.io.

Paso 5

Si una de esas nuevas etiquetas de estado coincide con una condición, también activaremos un evento específico para Customer.io

Así, cada actualización de nuestro CRM se envía a nuestra herramienta de automatización del marketing. Gracias a una combinación de atributos y segmentos, siempre sabemos cuándo un cliente potencial se registra para una prueba o se convierte en cliente.

A continuación, podemos personalizar las secuencias de correos electrónicos que reciben en función de sus acciones.

Después del cierre: Cómo nuestro equipo de ventas cierra los tratos durante los primeros 6 meses

La mayoría de las empresas de SaaS transfieren inmediatamente la propiedad de un acuerdo recién cerrado al equipo de éxito. Sin embargo, en Close hacemos las cosas de otra manera.

Con múltiples canales de ventas dentro del sistema Close , podemos establecer procesos específicos para antes y después de la venta.

Nuestro pipeline de Contratos incluye los pasos que suceden después de que alguien se convierte en cliente. Esto es propiedad de nuestro equipo de ventas. En nuestro proceso de ventas, el equipo de ventas conserva la propiedad de los nuevos clientes durante sus primeros 6 meses con nosotros.

El equipo de ventas utiliza el pipeline de Contratos para gestionar nuevos clientes y seleccionar cuentas clave para pasar a un contrato anual o un prepago.

En este pipeline, hemos creado 9 posibles etiquetas de estado por las que podría pasar un nuevo cliente:

¿Por qué tanto esfuerzo cuando el acuerdo ya está cerrado? Nick lo explica así:

Durante este periodo de seis meses, nuestros comerciales hacen de quarterback. Han cerrado el trato, pero el cliente todavía nos está probando. Necesitan ver resultados en su embudo de ventas para demostrar el valor de nuestro CRM. Así es exactamente como nosotros compraríamos el software, así que no esperamos que nuestros clientes lo hagan de otra manera.

Nuestro equipo de ventas se queda con los nuevos clientes después de que compren porque ya han hecho el trabajo de crear una buena relación. Pueden seguir trabajando con clientes que son buenos candidatos para el prepago e intentar que firmen un contrato. El ciclo de ventas es más largo, pero más valioso a largo plazo.

El uso de varios pipelines ayuda al equipo de ventas a centrarse en estos diferentes aspectos del proceso, tanto antes como después de la venta. Los pipelines separados les muestran los nuevos clientes potenciales que están intentando cerrar, así como las operaciones que han cerrado en los últimos 6 meses y que están intentando conseguir en un contrato.

2 ventajas clave del traspaso posterior con éxito

Este proceso de cierre más eficiente permite a los representantes de ventas realizar un quarterback de los acuerdos y el éxito para aportar más valor a un acuerdo que está más sólidamente cerrado.

Este proceso de venta más largo aporta 2 ventajas principales:

1. El vendedor es responsable de los nuevos clientes que capta.

2. Permite al equipo de éxito centrarse en lo que mejor sabe hacer: activar a los clientes y obtener valor del producto.

3 formas en que el equipo de ventas utiliza Close para optimizar su jornada laboral

Nuestro equipo de ventas se encuentra en la posición única de pasar la mayor parte de su jornada laboral dentro del producto que están vendiendo. Esto les permite explorar todas sus funciones y comprender mejor cómo el producto les ayuda a ellos (y a sus clientes) en la práctica.

Exploremos 3 formas en que el equipo de ventas utiliza Close para aportar más productividad y eficacia a su proceso de ventas a distancia.

1. Empezar el día con una bandeja de entrada resumida

Cuando nuestros asesores llegan al trabajo por la mañana, se encuentran con una lista simplificada de acciones absolutamente necesarias en la bandeja de entrada.

Esto puede incluir correos electrónicos entrantes que llegaron durante la noche, llamadas telefónicas o mensajes de voz perdidos, o tareas específicas asignadas a ese EA.

Pero, admitámoslo, todos hemos tenido malas experiencias con listas de tareas interminables. Entonces, ¿cómo utiliza el equipo de ventas las tareas en Close para centrar más la jornada laboral (y no complicarla en exceso)?

"Estas tareas son muy contextuales a una acción específica, no simplemente 'hacer un seguimiento'", dice Nick. "De lo contrario, te quedarás atrapado en un infierno de tareas del que nunca saldrás, y estas tareas vagas diluirán las tareas importantes de la lista. Por eso, cuando nuestros EA vienen a trabajar por la mañana, reciben una lista específica de los principales elementos de acción para el día."

2. Canalizaciones personalizadas que ofrecen una orientación clara

Una vez finalizados estos elementos de acción principales, el AE pasará a la pestaña Oportunidades de Close.

"Empezando por el canal de ventas activo", explica Nick, "el agente comercial puede ver con qué tiene que trabajar y a qué tiene que dar seguimiento. Dado que se trata del dinero principal que persiguen, el pipeline les ofrece una visión clara de los clientes potenciales que hay que actualizar o con los que hay que hacer un seguimiento."

A continuación, como ya se ha mencionado, los representantes pasan por el proceso de contratación para seguir aportando valor y conseguir nuevos clientes con un contrato de prepago.

3. Utilizar Smart Views para generar nuevas oportunidades

Después de terminar sus tareas y revisar su bandeja de entrada y sus principales canales de ventas, es hora de generar nuevas oportunidades.

Nuestro equipo de ventas ha configurado Close como su base de datos de ventas. Esto significa que todo el contexto y los datos que tenemos sobre cada cliente potencial se añaden en el momento en que se importan al sistema. Esto da a los representantes de ventas la libertad de crear vistas e informes inteligentes, lo que les permite ser más creativos a la hora de crear nuevas listas a las que dirigirse.

Nick explica cómo podría funcionar este proceso:

Por ejemplo, uno de nuestros asesores jurídicos podría utilizar filtros en la lista de clientes potenciales de Close para ver todos los clientes potenciales cuyo estado actual sea "En fase de prueba".

"Luego, podrían restringir esa lista para ver solo los ensayos que se les han asignado. En este ejemplo, añadir ese filtro nos deja con 104 pruebas activas.

"Luego, pueden reducir la lista para ver los juicios con los que ya han hablado esta semana añadiendo un filtro en Comunicación. Así obtenemos 33 resultados.

"Supongamos que el AE quiere llamar a estos clientes potenciales. En primer lugar, quiere asegurarse de que la hora local esté comprendida entre las 9.00 y las 17.00 horas. Por lo tanto, filtran para ver los clientes potenciales en los que la hora local está entre esas horas. Eso nos da 31 resultados.

"Tal vez quieran ir aún más lejos, y sólo mostrar clientes potenciales en los que hayan añadido a otros usuarios a su cuenta de prueba. Podemos añadir un filtro en el objeto Contacto para encontrar clientes potenciales en los que el número de contactos sea superior a 1".

"Así, la AE se queda con una reducida lista de 11 ensayos activos con los que ha hablado esta semana, han añadido usuarios adicionales y están actualmente en horario laboral. Lo mejor de todo es que crear esa lista llevó menos de 2 minutos.

"Ahora, el AE puede revisarlo y guardarlo como Smart View. Luego, puede llamar a cada uno con Power Dialer, enviarles un correo electrónico masivo para ver qué pasa, o ponerse en contacto con cada uno individualmente".

Gracias a sus potentes funciones de búsqueda y filtrado, Close permite a los equipos de ventas trocear los datos almacenados de infinitas maneras. De este modo, los comerciales pueden centrarse en generar nuevas oportunidades.

Desarrolle su propio proceso de ventas optimizado con el CRM diseñado para vendedores

Un proceso de ventas que funcione para su equipo debe ser el proceso que se alinee con la forma en que sus clientes prefieren comprar.

Esta clara alineación con el recorrido del cliente permite a sus equipos de ventas (y de éxito y marketing) tener claro a quién corresponde cada parte del proceso, y aunar esfuerzos para atraer clientes potenciales valiosos a la cartera de proyectos.

Nuestro equipo de ventas destaca por dos razones: en primer lugar, porque son increíbles (no hay duda) y, en segundo lugar, porque utilizan un sistema que les permite crear un proceso de ventas muy personalizado.