Die Automatisierung hat lange auf sich warten lassen.
Die Science-Fiction-Autoren des viktorianischen Zeitalters schrieben einst davon, dass die menschliche Arbeit einer Armee von Robotern überlassen würde, und seitdem warten wir auf die automatisierte Revolution. Nun sind die Roboter endlich da, um uns in einer Vielzahl von Bereichen – darunter auch im Vertrieb – von sich wiederholenden, mühsamen Aufgaben zu befreien.
Tatsächlich machen die lohnendsten Aspekte des Vertriebs nur einen Bruchteil des Arbeitstages aus. Die Freude am Gespräch mit Kunden und am Abschluss von Geschäften wird hinter den Kulissen durch viele andere zeitaufwändige Aufgaben unterstützt, die den Verkauf zum Abschluss bringen. Genau in diesen Bereichen kann die Automatisierung einen wertvollen Beitrag leisten.
Heute werden wir fünf wichtige Methoden zur Verbesserung Ihres Vertriebsautomatisierungsprozesses näher betrachten. Aber lassen Sie uns zunächst klären, was das eigentlich ist und warum es wichtig ist.
Was ist Vertriebsautomatisierung?
Bei der Vertriebsautomatisierung geht es nicht um unerbittliche Anrufe eines Verkaufsbots – das ist ein Missbrauch der Technologie, der zu verärgerten Kunden und null Umsatzwachstum führt. Bei der Vertriebsautomatisierung geht es darum, die Aufgaben, die ein Vertriebsmitarbeiter (wahrscheinlich) nicht mag, effizient und automatisch zu erledigen – und dabei stets das Wohl des Kunden im Blick zu behalten.
Beispiele für den Prozess der Vertriebsautomatisierung sind unter anderem der Einsatz von E-Mail-Automatisierungstools für die Nachverfolgung, die Einbindung von Terminvereinbarungslinks in Ihre E-Mail-Kampagnen, die Nutzung automatisierter Prognosesoftware sowie weitere Dienste, die letztlich den gesamten Vertriebsprozess verbessern.
Nehmen wir Simon als Beispiel. Er verbringt seine Tage damit, praktische elektronische Büro-Pakete wie beispielsweise Software zur PDF-Trennung zu verkaufen. Sein Unternehmen nutzt keine Vertriebsautomatisierung.
Simon kommt im Büro an. Er ist voller Energie und Motivation, bereit, Kontakte zu knüpfen und zu überzeugen. Doch bevor er all das tun kann, muss er erst einmal nach potenziellen Kunden suchen. Je nachdem, welche Software Simon verwendet, kann dies eine mühsame und langwierige Angelegenheit sein, bei der viel Recherchearbeit wenig Erfolg verspricht.
Sobald er endlich einen Interessenten ausgemacht hat, kann er daran arbeiten, diesen zu einem qualifizierten Interessenten und schließlich zu einem potenziellen Kunden zu machen, um dann den Verkauf abzuschließen.
Und dann kann er diesen Schwung nutzen und zum nächsten Kunden übergehen, oder? Nein. Jetzt muss Simon eine Pause einlegen, um Verwaltungsaufgaben zu erledigen, darunter die Eingabe von CRM-Daten– und möglicherweise den Vorgang von vorne beginnen.
Automatisierungslösungen können Simon helfen … und Ihnen auch.
Die Vorteile einer optimierten Vertriebsautomatisierung
Von E-Mail-Sequenzen bis hin zur Verwaltung von Kundendaten: Durch die Automatisierung von Vertriebsprozessen haben Vertriebsmitarbeiter mehr Zeit für die Interaktion mit potenziellen Kunden – genau so, wie es sein soll. Es lohnt sich, Zeit in die Optimierung Ihrer Vertriebsautomatisierung zu investieren. Hier erfahren Sie, wie.
Verwaltungsaufgaben beschleunigen
Viele Tools zur Vertriebsautomatisierung erleichtern administrative Aufgaben. Von der Erstellung und Aktualisierung von Kundendaten bis hin zu Folge-E-Mails, die den Kunden in der Pipeline voranbringen – diese Aufgaben sind zwar notwendig, aber auch sehr zeitaufwendig.
Oft wird mehr Zeit für Verwaltungsaufgaben aufgewendet als für den Kundenkontakt und den Abschluss von Geschäften. Wussten Sie, dass Vertriebsmitarbeiter nur 28 Prozent ihrer Arbeitswoche mit dem Verkauf verbringen? Das ist eine Menge verschwendete Zeit.
Vertriebsautomatisierungssoftware hilft Ihnen dabei, Ihre Vertriebsprozesse zu optimieren, sodass E-Mail-Vorlagen erstellt, Verkaufsgespräche protokolliert und Rechnungen – automatisch – generiert werden, wodurch Ihr Vertriebsteam mehr Zeit hat, sich auf den Kunden zu konzentrieren.
Die Vorteile der Vertriebsautomatisierung gehen jedoch über die bloße Erledigung von Aufgaben hinaus.
Ablenkungen reduzieren
Wenn sich repetitive Aufgaben mit großen Mengen an Verkaufsdaten vermischen, sind häufige Ablenkungen und menschliche Fehler fast unvermeidlich. Hier kommt die Vertriebsautomatisierung ins Spiel, die weder müde noch gelangweilt wird und sich auch nicht stundenlang in den Untiefen des Internets verliert.
Stellen Sie sich vor, ein Mitglied Ihres Teams ist gerade dabei, potenzielle Kunden zu recherchieren. Es ist voll bei der Sache und macht gute Fortschritte, bis ein Kunde wegen eines Angebots anfragt … und es muss seine Arbeit unterbrechen.
Wird diese Anfrage schnell abgewickelt? Oder wird sie einen langwierigen, komplizierten Preis- und Angebotserstellungsprozess nach sich ziehen? Durch Automatisierung können Sie dieses Risiko vermeiden – dank automatisierter Angebote und der automatischen Bearbeitung von Anfragen, die schnelle Antworten liefern, sodass Ihr Vertriebsteam sich wieder seinen eigentlichen Aufgaben widmen kann.
Die Umsetzung dieser Lösungen kann also Unterbrechungen für Ihr Team minimieren. Aber die Mitarbeiter werden sie nicht nur aus diesem Grund zu schätzen wissen.
Zufriedenere Mitarbeiter
Wenn Sie die frustrierend langsamen und sich wiederholenden Aufgaben aus dem Arbeitsalltag Ihres Vertriebsteams entfernen, steigert das nicht nur die Produktivität. Jetzt können sich Ihre Mitarbeiter auf das konzentrieren, was sie am besten können: mit Kunden sprechen, Geschäfte abschließen und ihre Verkaufsziele übertreffen.
Eine gute Automatisierung wirkt sich positiv sowohl auf die Arbeitsmoral als auch auf die Verkaufszahlen aus.
Zufriedene Mitarbeiter kündigen seltener – und wir wissen, dass die Suche nach und die Einarbeitung von qualifizierten Fachkräften weder schnell noch kostengünstig ist. Unterstützen Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter dabei, das zu tun, was sie wollen : verkaufen, Geschäfte abschließen und ihre Karriere vorantreiben. Ihre Unterstützung wird sich (in mehrfacher Hinsicht) auszahlen.
Sind Sie überzeugt? Dann lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die Umsetzung des Vertriebsautomatisierungsprozesses werfen und uns einige Tipps zur Verbesserung ansehen.
5 Möglichkeiten zur Verbesserung des Vertriebsautomatisierungsprozesses
Diese fünf Methoden bringen Sie auf den richtigen Weg zur Vertriebsautomatisierung. Erfahren Sie, worauf Sie Ihren Fokus legen sollten und welche Fehler Sie vermeiden sollten.
1. Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
Dies ist der Hauptanwendungsbereich von Vertriebsautomatisierungssoftware. Wie bereits erwähnt, wird viel Zeit für mühsame, sich wiederholende Aufgaben aufgewendet, die eigentlich der Automatisierung überlassen werden sollten – und nicht einem intelligenten Vertriebs-Star. So lässt sich dies anwenden und umsetzen:
Forschung
Die Recherche öffentlicher Informationen zur Identifizierung neuer Leads kann automatisiert erfolgen. Automatisierungssoftware kann öffentliche Informationen durchforsten und Ihrem Team zur Verfügung stellen. Nun stehen diese Informationen für die Lead-Generierung und Kundenansprache bereit.
Nehmen wir einmal an, Sie möchten Entscheidungsträger in einem Unternehmen ausfindig machen. Anstatt Zeit damit zu verbringen, deren Social-Media-Konten zu durchforsten und deren „Über uns“-Seite zu lesen, kann ein Tool zur Lead-Generierung automatisch die richtigen Ansprechpartner finden und deren Kontaktdaten bereitstellen.
Eine weitere Möglichkeit, wie Automatisierung bei der Recherche helfen kann, besteht darin, das Internet nach E-Mail-Adressen zu durchsuchen. E-Mail-Suchtools können beispielsweise E-Mail-Adressen potenzieller Interessenten finden oder erraten, sodass Sie keine Zeit mit der Suche verschwenden.
Ganz gleich, wie Sie sie einsetzen – die Automatisierung der Recherche spart Zeit und hilft Ihnen, neue potenzielle Kunden schneller zu erreichen.
Verwaltung und Kommunikation
Verwaltungsaufgaben und Dateneingabe sind nicht gerade das, wovon die meisten Vertriebsmitarbeiter träumen. Hier ist die gute Nachricht: In diesem Bereich spielt die Automatisierung ihre Stärken voll aus. Wenn die Verwaltungsarbeit beispielsweise das Anlegen und Pflegen von Kundendaten umfasst, kann das meiste davon automatisch durch CRM-Tools (Customer Relationship Management) erledigt werden, wie zum Beispiel Close.
Im Laufe der Kundenbeziehung können wichtige Daten wie Anrufaufzeichnungen und aktualisierte Kontaktdaten ohne zusätzlichen Aufwand für Ihre Mitarbeiter aktualisiert werden. Die Informationen sind dann im zentralen CRM leicht abrufbar.
Alle Informationen, die bei Erreichen eines bestimmten Schrittes im Vertriebsprozess an eine andere Abteilung im Unternehmen weitergeleitet werden müssen, können automatisch versendet werden. Benötigt das After-Sales-Team die Vertriebsdaten unmittelbar nach dem Geschäftsabschluss? Belästigen Sie Ihren Vertriebsmitarbeiter nicht – überlassen Sie das dem CRM.
Schließlich kann CRM-Software auch dabei helfen, die automatisierten Aspekte der Kundenbeziehungen über den gesamten Verkaufstrichter hinweg zu verwalten. Von der ersten Akquise-E-Mail bis zur endgültigen Verkaufsbestätigung können diese informativen, relativ allgemeinen Mitteilungen automatisch versendet werden.
2. Konzentrieren Sie sich auf bestimmte Aufgaben
Man könnte meinen, dass hervorragende Tools zur Vertriebsautomatisierung die Lösung für alle Probleme sind. Um Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern, könnte ein Unternehmen sie doch einfach flächendeckend einsetzen, sich dann zurücklehnen und die Früchte ernten, oder? Falsch. Automatisierung funktioniert am besten, wenn das Team sorgfältig abgewogen hat, welche konkreten Prozesse davon profitieren und welche besser der menschlichen Hand überlassen bleiben sollten.
Wo also sollte man Automatisierung einsetzen? Überlegen Sie, wo der Automatisierungsprozess das leistet, was Menschen nicht können – und umgekehrt. Wenn die Automatisierung den Verkaufsprozess beschleunigt, ohne das Kundenerlebnis zu beeinträchtigen, dann sollten Sie es versuchen.
So profitieren Kunden beispielsweise von einem verbesserten Service. Ihr Erlebnis wird nicht beeinträchtigt, wenn die Höflichkeits-E-Mail von einem Bot stammt. Wahrscheinlich merken sie es gar nicht (und selbst wenn, ist es ihnen egal).
Das ist der entscheidende Punkt: Wenn der Kunde auf die E-Mail reagieren und das Unternehmen anrufen möchte, wird dann ein echter Mensch abnehmen?
Im Bereich der künstlichen Intelligenz (KI) werden enorme Fortschritte erzielt, sodass Chatbots dem Turing-Test schon fast bestehen könnten. Doch Kunden sprechen (meistens) immer noch lieber mit Menschen. Der menschliche Faktor ist hier entscheidend. Er verbessert das Kundenerlebnis und bietet etwas, was eine Software nicht leisten kann.
Machen Sie keine Abstriche, die letztendlich Ihrem Kundenservice und Ihrem Ruf schaden. Auf lange Sicht lohnt es sich nicht, ein paar Euro zu sparen.
Die Kostensenkung sollte nicht die einzige Motivation für die Einführung von Automatisierung im Vertriebsprozess sein. Dennoch ist sie ein relevanter (und wichtiger) Aspekt. Das bringt uns zu folgendem Punkt:
3. Finden Sie Wege, Zeit und Geld zu sparen
Automatisierung kann einem Unternehmen enorme finanzielle Einsparungen bringen. Wenn Einzelpersonen oder sogar ganze Abteilungen mit Aufgaben betraut sind, die automatisiert werden können , lässt sich durch Automatisierung der Personalbedarf senken.
Betrachten wir den Bereich der Aufsicht. Manchmal besteht die Hauptaufgabe eines Vertriebsleiters darin, die Vertriebsmitarbeiter auf bestimmte Schwerpunktbereiche zu fokussieren oder sicherzustellen, dass wichtige Informationen im gesamten Team weitergegeben werden. Ihre Lösung zur Vertriebsautomatisierung kann diese Funktionen direkt in die Plattform integrieren und so Benachrichtigungen auf den Dashboards der Vertriebsmitarbeiter auslösen.
Auch zeitkritische Situationen können hervorgehoben werden, damit Vertriebsmitarbeiter jede Gelegenheit nutzen können, beispielsweise den besten Zeitpunkt für einen Anruf bei einem potenziellen Kunden oder den Beginn eines nützlichen Vertriebs-Webinars zur Weiterbildung.
Mit solchen Automatisierungslösungen können Sie die Kontrollstrukturen in Ihrem Unternehmen neu ausrichten. Die dadurch erzielten Einsparungen – sowohl finanzieller als auch personeller Art – lassen sich anderweitig investieren, um das Kundenerlebnis weiter zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Setzen Sie Ihre brillanten Vertriebsleiter für kreative und strategische Vertriebsaktivitäten ein – etwas, das ein Roboter zwar unterstützen, aber niemals ersetzen kann.
Automatisierung spart zudem Zeit. Wenn der Vertriebsprozess Ihres Unternehmens davon abhängt, dass bestimmte Schritte von bestimmten Mitarbeitern zu bestimmten Zeiten erledigt werden, kann dies zu einer Blockade in der Vertriebspipeline führen.
Ersetzen Sie diese potenziellen Engpässe durch einen reibungslosen und systematischen Prozess. Ein Verkaufsabschluss, der sich nicht von der Verfügbarkeit oder Bereitschaft einer anderen Person abhängig macht , führt zu besseren Ergebnissen.
Das Ergebnis sind zufriedenere Kunden und (wahrscheinlich) höhere Konversionsraten, da Verzögerungen auf ein Minimum reduziert werden. Außerdem profitiert Ihr Geschäftsergebnis von einem kürzeren Verkaufszyklus.
Darüber hinaus verfügen viele Vertriebsplattformen über Funktionen zur Lead-Bewertung, die Aufschluss darüber geben, welche Leads vielversprechend sind und umgehend kontaktiert werden sollten. Dies veranlasst Vertriebsmitarbeiter dazu, sich auf die Leads zu konzentrieren, bei denen die Wahrscheinlichkeit einer baldigen Konversion am höchsten ist.
Richtig eingesetzt kann die Vertriebsautomatisierung Ihre Ressourcenverschwendung – insbesondere Zeit und Geld – deutlich reduzieren. Denken Sie jedoch daran, Ihre Prozesse zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.
Analysieren Sie Ihre Automatisierungsprozesse sorgfältig. Wenn es zu Leistungsproblemen kommt, weil Automatisierungstools und -anwendungen ausfallen und dadurch Zeit und Geld verschwendet werden, während sie repariert werden, handelt es sich um einen Automatisierungsfehler.
In solchen Situationen muss die Unternehmensleitung abwägen, ob eine andere Automatisierungslösung angestrebt werden soll – oder ob man diese ganz aufgibt und stattdessen auf die manuelle Erledigung der Aufgaben setzt.
4. Fangen Sie klein an
Fangen Sie nicht gleich mit einer umfassenden, pauschalen Vollautomatisierung à la „Tomorrowland“ an. Man lässt sich leicht von technologischen Innovationen mitreißen, doch wenn man zu schnell zu weit geht, riskiert man zwei Gefahren.
Schaden für Ihre Unternehmenskultur
Veränderungen können Ihren Arbeitsabläufen und Ihrem Team einen Schock versetzen. Ihr Unternehmen ist ein lebendiges Gebilde, das auf gewohnten Strukturen und Vertrautem basiert. Sie wollen zwar keine Selbstzufriedenheit, aber Sie möchten auch nicht alles, was sich in der Vergangenheit bewährt hat, komplett über Bord werfen.
Es kann eine Weile dauern, bis sich die Vorteile einer optimierten Automatisierung bemerkbar machen, da sich die Mitarbeiter erst an die neue Arbeitsweise gewöhnen und sich der neuen Möglichkeiten bewusst werden müssen. Daher ist es sinnvoll, die Automatisierung schrittweise einzuführen.
Wenn Sie beispielsweise Ihren ersten Schritt in Richtung Automatisierung auf eine „Willkommensnachricht“ für Neukunden beschränken, beginnen Sie auf eine Weise, die Ihre Mitarbeiter nicht verunsichert und sie nicht fragen lässt, was aus dem Unternehmen geworden ist, in das sie eingetreten sind. Steigern Sie dann die Automatisierung nach und nach – und beziehen Sie Ihre Mitarbeiter dabei mit ein.
Schaden für den Ruf Ihres Unternehmens
Kunden reagieren oft empfindlich auf Veränderungen bei ihrem Lieblingsunternehmen, insbesondere Bestandskunden. Sie haben sich dafür entschieden, mit Ihnen Geschäfte zu machen, weil sie Sie und Ihre Arbeitsweise schätzen. Wenn Sie zu viel oder unüberlegt ändern, könnten Sie ihre Loyalität gefährden.
Das Wichtigste dabei ist, das beizubehalten, was Kunden an Ihrem Unternehmen schätzen und wertschätzen. Vielleicht erfordert dies eine gründliche Umfrage, um dies herauszufinden, aber sei's drum.
Nehmen wir einmal an, Ihr Unternehmen verkauft Fruchtsäfte auf eine fröhliche, spritzige Art und Weise. Sie möchten Ihren Verkaufsprozess optimieren, aber keine bestehenden Kunden verlieren. Also führen Sie eine Umfrage durch, die ergibt, dass die Mehrheit Ihrer Kundschaft Ihre Eigenwilligkeit liebt – genauer gesagt, den Kommunikationsstil auf Ihren Verpackungen und in Ihrem Marketing.
Achten Sie nun darauf, dass Ihre Kommunikation im Einklang mit Ihrer Marke steht … und automatisieren Sie sie. Beauftragen Sie einen hervorragenden Content-Ersteller mit der Erstellung der Inhalte, sowohl für Social Media als auch für E-Mail-Marketingkampagnen, und überlassen Sie dann die Auslieferung der Automatisierung.
Kurz gesagt: Verändere nichts an den wesentlichen Aspekten, die deine Kunden an dir schätzen – und nutze Automatisierung, um das Erlebnis (für alle Beteiligten) um das Zehnfache zu verbessern.
5. Konzentrieren Sie sich zuerst auf die täglichen Aufgaben
Damit die Automatisierung ihre größte Wirkung entfalten kann, muss sie bei den kleinen, alltäglichen Vertriebsaufgaben zum Einsatz kommen. Wenn Sie sie nur zur Erstellung Ihres Jahresberichts nutzen, schöpfen Sie das Potenzial der Automatisierung nicht voll aus.
Die Zeit verfließt bei der Erledigung unzähliger kleiner Aufgaben. Zum Beispiel kostet das ständige Hin- und Herwechseln zum E-Mail-Programm und das ständige Überprüfen neuer Nachrichten viel Zeit. Es ist weitaus effizienter, sich beispielsweise alle zwei Stunden intensiv mit den E-Mails zu beschäftigen.
Wieder einmal kommt die Automatisierung zur Hilfe. Richten Sie Ihr Vertriebs-Dashboard so ein, dass es Sie benachrichtigt, wenn es Zeit ist, Ihre E-Mails zu checken. Widmen Sie sich dann ganz der Bearbeitung der eingegangenen Nachrichten. Vielleicht wurde dem Absender sogar bereits durch einen automatisierten Prozess mitgeteilt, dass seine E-Mail eingegangen ist und bald beantwortet wird.
Durch Automatisierung lassen sich die Zeitintervalle für die E-Mail-Überprüfung so staffeln, dass der gemeinsame Posteingang alle paar Minuten von einem Teammitglied bearbeitet wird. Dies kann sich erheblich auf die Antwortraten bei E-Mails auswirken.
Das ist auf jeden Fall besser als die übliche Standardmethode, bei der jedes Mal, wenn eine E-Mail eingeht, eine Benachrichtigung erscheint. Das unterbricht nur den Arbeitsablauf des Mitarbeiters – und beeinträchtigt so seine Fähigkeit, seine Arbeit zu erledigen.
Automatisierung – die Zukunft des Vertriebs?
Ein effizienter Prozess zur Vertriebsautomatisierung hat viel zu bieten. Er erledigt mühsame Aufgaben weitaus besser als Menschen und überlässt diesen das, was eine Software einfach nicht leisten kann. Was Stressabbau, höhere Vertriebsproduktivität und optimiertes Lead-Management angeht, sind die Vorteile greifbar und nachhaltig.
Aber denk daran: Überlege dir genau, wo du Automatisierung einsetzt. Du möchtest alle Vorteile nutzen, ohne dabei Risiken einzugehen. Sei besonders vorsichtig im Umgang mit Kunden. Ihr Erlebnis ist das A und O. Und noch etwas: Achte darauf, dass du die Unternehmenskultur oder den Charakter deines Unternehmens nicht beeinträchtigst. Du möchtest schließlich die Werte und den Charakter deines Unternehmens bewahren .
Bei sorgfältiger Umsetzung kann Automatisierung Ihre Vertriebsprozesse optimieren und dem gesamten Unternehmen zugutekommen. Willkommen im Vertriebsteam, Roboter.
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