Jeder neue Interessent ist Gold wert. Man stürzt sich auf diese Interessenten wie jemand, der den Bus verpasst hat, aus Angst, dass es für eine Weile keinen neuen mehr geben könnte.
Doch dann wächst Ihr Unternehmen. Es gewinnt an Fahrt. Und plötzlich haben Sie nicht mehr das Gefühl, dass es nur einen einzigen Bus gibt. Das Problem ist zu diesem Zeitpunkt nicht mehr die Anzahl der Leads, sondern vielmehr deren Verwaltung. Sie haben nicht mehr die Kapazitäten, jede Gelegenheit manuell zu verfolgen. Und wenn das passiert, gehen manche Leads sogar unter.
Dass man manchmal Leads verpasst, gehört nun mal zum Geschäft dazu, oder? Nicht ganz. Eine gute Automatisierung kann diese Lücken schließen. Mit der richtigen Konfiguration in Close können Sie diese Lücken frühzeitig erkennen, Ihre Pipeline auf dem neuesten Stand halten und sicherstellen, dass kein qualifizierter Lead übersehen wird. So geht’s.
Schritt 1: Ermitteln Sie, wo Leads verloren gehen
Automatisierung klingt verlockend. Es ist verlockend, alles automatisieren zu wollen, bevor man die Routinearbeit erledigt hat. Es tut uns leid, aber es gibt nun mal ein bisschen Routinearbeit. Bevor Sie irgendetwas automatisieren, müssen Sie herausfinden, was bei Ihrem Lead-Erfassungssystem nicht funktioniert.
Stellen Sie einige kritische Fragen. Wo erfassen die Vertriebsmitarbeiter derzeit Leads manuell? Und wo scheinen bei diesen Aufgaben einige Leads übersehen zu werden?
Einer der häufigsten Gründe, den wir festgestellt haben, sind Leads, die zwar in Ihre Pipeline gelangt sind, aber nie dem nächsten Schritt in Ihrem Workflow zugewiesen wurden. Das sind genau die Leads, die oberste Priorität haben sollten, doch Ihr Unternehmen hat noch keinen Weg gefunden, sie in der CRM-Pipeline weiterzuleiten.
Es gibt noch weitere häufige Lücken, auf die man achten sollte:
- Personen, die nicht erschienen sind und bei denen weder eine Nachfassaktion erfolgte noch ein neuer Termin vereinbart wurde
- Inbound-Leads, die eine E-Mail erhalten haben … und dann spurlos verschwinden
- Interessenten, die den Status „Kontaktaufnahme“ haben, dort aber dann wochenlang warten
Erstellen Sie eine Liste Ihrer größten Reibungspunkte. Sobald Sie diese haben, können Sie damit beginnen, Prozesse zu entwickeln, um diese zu erfassen.
Schritt 2: Erstellen Sie „Red Flag“-Smart-Ansichten für Verkaufschancen
Am einfachsten lassen sich Ihre ins Stocken geratenen Abschlüsse mithilfe der Filter in Close identifizieren. Gehen Sie in Close zum Bereich „Leads“ Close filtern Sie nach folgenden Kriterien:
- Leads mit einer aktiven Verkaufschance…
- … aber keine bevorstehenden Sitzungen
- …oder in den letzten drei Tagen keinerlei Kontakt (Anrufe, E-Mails oder SMS)
- …oder alle noch nicht abgeschlossenen Aufgaben
So entsteht sofort eine Liste mit Leads, die bisher übersehen wurden. Du kannst diese markieren und deinem Vertriebsteam vorlegen: Hey, können wir [Lead] noch einmal kontaktieren?
(Ein kurzer Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie Filter für anstehende Termine einrichten, damit Sie nicht versehentlich verpasste Leads anzeigen, für die bereits Folgeaktionen geplant sind.)
Nachdem Sie diese Filter nun eingerichtet haben, empfehlen wir Ihnen, die Ansicht unter dem Namen „Red Flag: Opportunities“ zu speichern. Zu diesem Zeitpunkt läuft der Prozess bereits halbautomatisch ab. Nun können Vertriebsleiter die Ansicht täglich überprüfen und sich fragen:
- Warum hat sich noch niemand darum gekümmert?
- Wer ist für diesen Lead zuständig?
- Haben wir einen Plan, wie es hier weitergeht?
Sie können diesen Listen auch eine Spalte mit dem Namen des Vertriebsmitarbeiters oder des „Setter“ hinzufügen. So können Sie die Verantwortlichkeiten im Team klar zuweisen und sicherstellen, dass jemand diese möglicherweise übersehenen Leads im Blick behält.
Schritt 3: Erfassen Sie eingehende Leads, die still und leise in der Versenkung verschwinden
Sie sollten „Smart View“ auch nutzen, um alle eingehenden Leads zu überprüfen, die nach dem ersten Versuch nicht kontaktiert wurden. Erstellen Sie eine „Smart View“ mit den folgenden Filtern:
- Status: Kontaktaufnahme
- In den letzten 30 Tagen gab es keinen Kontakt
- Es sind keine Termine geplant
- Keine unvollständigen Aufgaben
- Nicht disqualifiziert
Nun hast du eine Liste potenzieller Kunden, die vielleicht sogar noch interessiert sind, aber aus dem einen oder anderen Grund einfach aus dem Blickfeld geraten sind. Du kannst dieser Liste eine Bezeichnung wie „Warnsignal: Leads müssen kontaktiert werden“ zuweisen und den oben beschriebenen Vorgang wiederholen.
Schritt 4: Machen Sie diese Ansichten zu täglichen Gewohnheiten im Team
Das Einrichten von Smart Views dauert nur wenige Augenblicke, aber das Schöne daran ist, dass man sich dadurch später stundenlange Arbeit bei der Bereinigung der Pipeline sparen kann.
Sie müssen lediglich einen täglichen Termin festlegen, zu dem Manager oder Vertriebsmitarbeiter diese Warnmeldungen überprüfen. Anschließend können Ihre Vertriebsmitarbeiter daraus eine To-do-Liste erstellen:
- Wenn der Lead in der „Red Flag“-Ansicht angezeigt wird, sollten sie noch heute Maßnahmen ergreifen.
- Anschließend können sie bei Bedarf einen Anruf, eine E-Mail, ein Treffen oder einen Ausschlussgrund zuweisen.
Sobald Sie Smart Views auf diese Weise eingerichtet haben, verfügen Sie über eine Methode, um Ihre Pipeline auf Schwachstellen zu überprüfen.
Schritt 5: Benachrichtigungen für kritische Lücken hinzufügen
Bislang läuft dieser Prozess halbautomatisch ab. Was aber, wenn Sie möchten , dass diese Abläufe etwas automatisierter ablaufen , sodass Sie diese Listen nicht einmal täglich überprüfen müssen?
Sie können Benachrichtigungen in Close automatisieren. Nutzen Sie eine Zapier-Integration, um Slack-Benachrichtigungen zu versenden, sobald ein Lead in den Status „Red Flag“ wechselt.
Stellen Sie sich zum Beispiel einen Lead mit einer offenen Verkaufschance vor, bei dem in den letzten 30 Tagen kein Kontakt stattgefunden hat. Dies würde dann eine Slack-Nachricht an den zuständigen Vertriebsmitarbeiter oder Vertriebsleiter auslösen.
Anstatt selbst im Dashboard herumzuklicken und ein neues Slack-Fenster zu öffnen, können die Trigger und Zaps das für dich übernehmen. Selbst wenn du im Urlaub bist, werden diese Nachrichten an dein Team gesendet, sobald ein Lead in die „Red Flag“-Liste aufgenommen wird.
Man muss jedoch nicht im Urlaub sein, um die Vorteile dieser Automatisierung zu nutzen. Wenn Sie sie einfach in den Slack-Kanal Ihres Teams (oder Ihren bevorzugten Kommunikationskanal) einbinden, verhindern Sie, dass sich unbewerkte Leads zu lange hinziehen.
Lücken in der Kundenansprache lassen sich mit der richtigen Automatisierung schließen
Möglicherweise gehen in Ihrem Unternehmen viele Leads ein. Doch selbst eine erfolgreiche Inbound-Lead-Strategie setzt voraus, dass Sie diese nicht ungenutzt lassen. Richten Sie stattdessen Automatisierungen und Arbeitsabläufe ein, die verhindern, dass vielversprechende Leads durch das Raster fallen. Ihr Vertriebsteam wird es Ihnen wahrscheinlich danken.
Close hier sehr hilfreich. Durch die Einrichtung der oben beschriebenen Filter und Auslöser lässt sich die vage Ansammlung mysteriöser, nur teilweise erfasster Leads in konkrete Aufgaben auf der To-do-Liste Ihres Teams umwandeln. Ganz gleich, ob Sie ein Team leiten oder sogar alleine verkaufen – das spielt keine Rolle. Diese Smart Views sorgen dafür, dass Sie fokussiert und proaktiv bleiben.
Möchten Sie Ihr CRM automatisieren, damit Ihre Pipeline reibungslos läuft, ohne dass Ihnen etwas (oder ein Lead) entgeht? Probieren Sie eine interaktive Demo von Close aus und entdecken Sie, wie einfach Automatisierung sein kann.
