Wir alle, die wir in der Startup-Szene tätig sind, kennen den Satz„Mach Dinge, die sich nicht skalieren lassen“ und haben ihn am eigenen Leib erfahren.
Ankündigung einer neuen Funktion
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Was den Vertrieb angeht, trifft dieses Mantra bei Gründern und Vertriebsleitern genau ins Schwarze. Wenn Sie und Ihr Team den schwierigen und ernüchternden Prozess der Suche nach der Produkt-Markt-Passung erfolgreich hinter sich gebracht haben, herzlichen Glückwunsch. Nun kommt der schwierige Teil: Es ist an der Zeit, Ihre Fähigkeit zu skalieren, mehr potenzielle Kunden als je zuvor in Ihren Vertriebsprozess zu bringen.
Für Gründer oder Vertriebsleiter, die Rat zur Skalierung suchen, beinhaltet dieser Rat oft, jemanden einzustellen, der den Vertrieb leitet, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Aktivitäten auszuweiten.
Aber hier ist mein unaufgeforderter Rat: Stell noch niemanden für den Bereich Sales Operations ein.
Vertriebsabläufe sind nichts Neues.
Wie die meisten Trends und Schlagworte in der Technologiebranche ist ein Konzept, das auf den ersten Blick neu und innovativ wirkt, oft nur eine schrittweise verbesserte Version von etwas, das es schon seit langem gibt. Unternehmen stellen schon seit Jahrzehnten Vertriebsleiter oder Supply-Chain-Manager ein.
Einfach ausgedrückt ist ein „Sales Operations Manager“ lediglich eine spezielle Bezeichnung für einen Analysten. Es handelt sich um eine Funktion, bei der eine Person oder eine Software die Ergebnisse eines bestimmten Prozesses auswertet.
Auch wenn es immer mehr Blogbeiträge wie diesen gibt, ist das Thema Sales Operations keineswegs neu. Neu sind jedoch die Tools und Methoden. Heutzutage muss ein hervorragender Sales Operations Manager unter anderem in der Lage sein, Ergebnisse mithilfe der ihm zur Verfügung stehenden neuen Tools und Technologien zu interpretieren.
Die oberste Priorität ist ganz einfach
Der Vertriebsbetrieb sollte nur ein Ziel im Blick haben: Ihren Vertriebsteams dabei zu helfen, mehr Geschäfte schneller abzuschließen.
Sie müssen niemanden einstellen, um damit anzufangen. Schauen Sie sich einmal an, was ein Verkäufer alles tun muss, um einen Abschluss zu erzielen, und erstellen Sie eine Liste der einzelnen Schritte:
Es wird wahrscheinlich so aussehen:
- Erreichen Sie den potenziellen Kunden.
- Prüfen Sie, ob der Interessent in Frage kommt.
- Mit Einwänden umgehen.
- Close Deal Close .
- Aktualisieren Sie das CRM hinsichtlich der Schritte 1 bis 4.
Jeder dieser Schritte besteht aus mehreren kleineren Schritten. Verschiebe diese Auseinandersetzung auf einen anderen Tag.
Nachdem Sie nun die Liste der Schritte erstellt haben, ermitteln Sie den Zeitaufwand (Prozentanteil des Arbeitstages) und die wiederkehrenden Tätigkeiten (Anrufe, Nachfassaktionen, Angebote usw.), die für die Erledigung jedes einzelnen Schritts erforderlich sind. Finden Sie heraus, welcher Schritt für Ihr Team am mühsamsten und zeitaufwendigsten erscheint. Welcher Schritt verursacht die größten Reibungsverluste und hindert Ihr Team daran, mehr Geschäfte abzuschließen?
Dann fang an, einen Plan auszuarbeiten, damit dieser Schritt weniger nervt.
Beginnen Sie mit einem einfachen Experiment
Für die meisten Leute, mit denen ich spreche, ist der Einstieg in den Bereich Sales Operations ein überwältigendes Unterfangen. Oft schwanken sie zwischen der Ungewissheit, wo sie anfangen sollen, und der Frage, welche Tools sie einsetzen sollen.
Das lässt sich lösen, indem man mit nur einem Experiment und einer Tabellenkalkulation beginnt.
Das Beste, was Sie tun können, ist, diese vier Schritte zu befolgen:
- Legen Sie eine Kennzahl fest, auf die Sie Einfluss nehmen möchten (Abschlussquote, Reichweite, Geschäftsvolumen, Zeit bis zum Abschluss usw.).
- Legen Sie ein Ziel für Erfolg oder Misserfolg in Prozent fest (Anstieg/Rückgang um 10 Prozent).
- Führen Sie eine bestimmte Änderung ein, von der Sie glauben, dass sie sich auf das Ergebnis auswirken wird. Machen Sie diese zum Schwerpunkt.
- Erfassen Sie die Ergebnisse.
Wie wir unsere Close durch Sales Operations verdoppelt haben
Als ich bei Close die Leitung des Bereichs Wachstum übernahm, stellte ich fest, dass wir weniger als 50 Prozent der von unserem Team generierten Verkaufschancen abschließen konnten. Eine Schande.
Bei meinem ersten Experiment im Bereich Sales Operations wollte ich herausfinden, ob es mir gelingen würde, unsere Abschlussquote auf über 50 % zu steigern und dort zu halten. Durch Gespräche mit jedem einzelnen Mitglied unseres Vertriebsteams wurde deutlich, dass wir viel zu viele unqualifizierte Verkaufschancen generierten. Sie verschwendeten enorm viel Zeit mit der Nachverfolgung von Verkaufschancen, die gar nicht erst hätten entstehen dürfen.
Also habe ich die Qualifizierungskriterien für eine Opportunity geändert. Es ist nun viel schwieriger geworden, eine Opportunity mit dem Status Close anzulegen.
Anhand des oben beschriebenen 4-Stufen-Prozesses habe ich für das Experiment Folgendes festgelegt:
- Die Kennzahl, auf die wir Einfluss nehmen wollen: Konversionsrate
- Ziel für Erfolg oder Misserfolg: Eine Abschlussquote von 50 Prozent erreichen.
- Ändern Sie die Kriterien für die Qualifizierung von Verkaufschancen.
- Verfolgen Sie die Abschlussquote auf rollierender 30-Tage-Basis.
Wir haben das Experiment im Juli mit einer Abschlussquote von 47 Prozent gestartet. Im August stieg unsere Abschlussquote sprunghaft auf 65 Prozent. Wir haben deutlich weniger Verkaufschancen generiert, was sich leicht auf den Umsatz ausgewirkt hat.
Die ersten Ergebnisse waren jedoch vielversprechend. Es ist uns gelungen, eine Abschlussquote von über 50 Prozent zu erreichen, ohne das Unternehmen dabei zu ruinieren.
In den folgenden Monaten hielten wir an denselben Kriterien fest und konzentrierten uns auf andere Experimente, wobei sich unsere Leistung bei dieser spezifischen Kennzahl von Monat zu Monat weiter verbesserte:
Im Januar lag unsere Abschlussquote bei 90 Prozent, womit wir sie innerhalb von sechs Monaten praktisch verdoppelt haben!
Auswertung der Ergebnisse
Es ist entscheidend, sich zu überlegen, welche Ergebnisse Ihr Experiment liefern könnte. Stellen Sie eine Hypothese auf. Am obigen Beispiel unseres Vertriebsteams habe ich erwartet, dass unsere Umsatzzahlen darunter leiden würden, dass das Vertriebsteam zu ängstlich war, um eine Verkaufschance zu generieren. Wäre der Umsatz negativ beeinflusst worden, hätten wir das Experiment abgebrochen und etwas anderes ausprobiert.
Der Umsatz war zwar leicht beeinträchtigt, doch handelte es sich nur um eine vorübergehende Entwicklung. Wir begannen, unsere Ziele zu übertreffen und gleichzeitig den Umsatz zu halten oder zu steigern.
Wenn Sie Ihrem Team ein Experiment beschreiben, müssen Sie stets die erwarteten Ergebnisse darlegen. Sie müssen festlegen, was als Erfolg und was als Misserfolg gilt, und mitteilen, welche Maßnahmen bei den jeweiligen Ergebnissen zu ergreifen sind.
Symptome, die eine Verschreibung erfordern
Im Vertrieb ist die Vermittlung der Ergebnisse schon die halbe Miete. Menschen, insbesondere Vertriebsmitarbeiter, tun sich von Natur aus schwer damit, aus Daten umsetzbare Ratschläge abzuleiten. Sie müssen die Rolle des Übersetzers übernehmen. Interpretieren Sie die Daten und wandeln Sie sie in eine Sprache oder in Schritte um, die Ihr Team versteht.
Um meinen Rat in die Tat umzusetzen, hier ein paar Profi-Tipps, wie Sie Ihrem Team Ergebnisse vermitteln können:
- Geben Sie NIEMALS nur reine Zahlen an. Stellen Sie stets Vergleiche mit früheren Ergebnissen her, um Wachstum oder Rückgang aufzuzeigen:
- SCHLECHT: Ergebnisse des 2. Quartals = 100 abgeschlossene Geschäfte
- POSITIV: Ergebnisse des 2. Quartals = 25 % Wachstum gegenüber dem letzten Quartal, 100 abgeschlossene Geschäfte
- Liefern Sie zu jedem Datensatz eine schriftliche Zusammenfassung. Wenn Sie die Daten nicht in eine schriftliche Zusammenfassung umsetzen können, haben Sie sie nicht verstanden – und Ihr Team wird sie ebenfalls nicht verstehen.
- Symptome erfordern Maßnahmen. Legen Sie Ihre Interpretation der Ergebnisse dar und schlagen Sie dem Team vor, wie es vorgehen soll. Als Analyst ist es Ihre Aufgabe, eine Empfehlung abzugeben. Lassen Sie Ihr Team nicht im Stich.
- Vermeide Abkürzungen und komplizierte Zahlen. Runde die Zahlen auf und formuliere so anschaulich wie möglich.
- SCHLECHT: 13,723 Prozent – wow, noch mehr Wachstum
- POSITIV: Ein Wachstum des monatlich wiederkehrenden Umsatzes (MRR) von 14 Prozent gegenüber der Vorwoche
Der Weg zur Einstellung eines Mitarbeiters
Wenn man sich Sales Operations als eine Reihe kleiner Experimente vorstellt, wird die Arbeitsbelastung sofort deutlich geringer.
Geh genauso vor wie bei deinem Vertriebsprozess und teile die Arbeit in einzelne Schritte auf. Die Schritte, die sich wiederholen oder die Eingabe von Daten erfordern, solltest du an jemand anderen auslagern. Sobald du die Ergebnisse einiger Experimente kennst, ist es vielleicht an der Zeit, auf Jobbörsen nach jemandem zu suchen, der dir dabei hilft, die Experimente in Projekte umzusetzen.
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