Una pregunta rápida: ¿cuántas tarjetas de visita o notas adhesivas con información de contacto importante tienes ahora mismo en tu escritorio? ¿Demasiadas? Sí, eso pensaba.
Quizá siempre te haya costado organizarte. O quizá estés recibiendo tantos clientes potenciales nuevos que cada vez te resulte más difícil estar al día. (Si es así, ¡enhorabuena!).
Sea como sea, es hora de renovarlo.
Una plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM), como un CRM personalizado basado en Google Sheets, te permite almacenar datos clave de clientes potenciales y actuales, visualizar tu proceso de ventas y automatizar los seguimientos. Las buenas aplicaciones de CRM también ayudan a los usuarios a evaluar y mejorar todo su proceso de ventas.
Si buscas una forma sencilla y económica de iniciarte en la gestión de CRM, sigue leyendo. Te mostraré cómo convertir Google Sheets, una popular alternativa a Microsoft Excel, en un sistema de CRM viable.
(¿Te preguntas si tienes acceso a Google Sheets? Hazte esta pregunta: «¿Utilizo Gmail?». Si la respuesta es sí, puedes acceder a Google Sheets, ya que ambas aplicaciones forman parte de Google Workspace.)
Atención: te ofrezco una plantilla gratuita de hoja de cálculo para CRM para que te resulte lo más fácil posible, a la que he bautizado cariñosamente como «SalesTable». Así podrás empezar a utilizar Google Sheets como tu CRM lo antes posible. (Descárgala más abajo.)
En resumen
- Google Sheets es una alternativa flexible y económica a un CRM (muy) básico
- Puedes configurarlo siguiendo los 5 pasos que te indicamos a continuación.
- Los controles de acceso son tu principal medida de seguridad cuando compartes el documento.
- Prueba algunas integraciones para automatizar la introducción de datos y realizar un seguimiento visual del rendimiento de las ventas.
¿Qué es un CRM de Google Sheets y cómo funciona?
Un CRM de Google Sheets es una plantilla de hoja de cálculo que te permite realizar un seguimiento de los clientes potenciales a medida que avanzan en el proceso de venta y se convierten en clientes de pago. Es un lugar donde puedes guardar información como su nombre, datos de contacto, perfiles en redes sociales, tu último contacto con ellos, cuánto te pagan y mucho más.
Crear tu propio CRM en Google Sheets te permite evitar tener que pagar por un software de CRM (recuerda: incluso los programas gratuitos como HubSpot CRM suelen tener limitaciones y solo se pueden ampliar con complementos de pago).
Estas son algunas de las principales ventajas de utilizar una plantilla de CRM de Google Sheets para el seguimiento de ventas y la gestión de clientes potenciales en pequeñas empresas:
- Accede a los datos de tus clientes potenciales y actuales desde cualquier lugar: dado que Google Sheets es una aplicación web, siempre podrás acceder a la última versión de los datos de tus clientes e incluso compartirlos con otras personas
- Guarda y organiza tus datos de ventas de forma gratuita: al igual que con Google Drive, Docs y Slides, puedes utilizar las hojas de cálculo de Google de forma gratuita
- Adáptalo a tu negocio y a tus necesidades: Google Sheets te ofrece un montón de opciones de formato y herramientas, lo que significa que puedes utilizarlo para crear y guardar listas de contactos, facilitar la gestión de proyectos, realizar cálculos y mucho más
- Adapta fácilmente las hojas de cálculo de Microsoft Excel a Google Sheets: el sistema de hojas de cálculo de Google te permite acceder, editar y convertir hojas de cálculo de Microsoft Excel, lo que significa que puedes tomar una plantilla de cualquier sitio y convertirla en un sistema CRM operativo.
Términos importantes de Google Sheets
Si no estás familiarizado con Google Sheets, Microsoft Excel o cualquier otra herramienta de hojas de cálculo, es probable que no entiendas qué significan términos como «celda» y «función» en este contexto.
No te preocupes, yo me encargo. Estos son los términos básicos de Google Sheets que debes conocer:
- Celdilla: un dato individual dentro de una hoja de cálculo
- Columna: una línea vertical de celdas
- Fila: una línea horizontal de celdas
- Rango: un grupo de celdas que se extiende más allá de una sola fila o columna
- Función: Acción que permite a los usuarios realizar cálculos, manipular datos, etc.
- Fórmula: la combinación de celdas, filas, columnas y rangos que se utiliza para obtener un resultado determinado
- Hoja de cálculo: el conjunto concreto de filas y columnas que conforman una hoja de cálculo
- Hoja de cálculo: el documento que contiene todas las hojas de cálculo relacionadas
Aquí tienes 5 sencillos pasos para empezar a utilizar Google Sheets como CRM
Ahora que ya te has familiarizado con Google Sheets, pasemos a lo interesante. En concreto, ¿cómo se puede convertir esta aplicación en un sistema CRM? En realidad, es muy sencillo. Solo tienes que seguir estos cinco pasos.
1. Asegúrate de que un CRM basado en Google Sheets sea la opción adecuada para ti
Antes de empezar, aclaremos que Google Sheets no sustituye a un CRM propiamente dicho.
Si trabajas en una gran empresa, tienes un equipo de ventas numeroso o gestionas un proceso de ventas con cientos de clientes potenciales y actuales, Google Sheets no es la mejor opción como CRM para ti.
Dicho esto, si tú…
- ¿Eres una pequeña empresa que quiere mantener sus contactos bien organizados?
- Contrata a uno o dos comerciales junior o a un equipo de ventas más amplio a tiempo parcial
- ¿Necesitas una forma rápida y sencilla de guardar tus contactos, pero no dispones del presupuesto necesario para un CRM propiamente dicho?
- ¿Eres un usuario avanzado de Google y quieres optimizar tu flujo de trabajo actual mediante una integración perfecta entre tu CRM y otras herramientas empresariales?
...entonces un CRM basado en Google Sheets podría ser un buen punto de partida para ti y tu equipo.
Recuerda: siempre puedes pasarte a un CRM completo más adelante. Si quieres probar Close , regístrate para obtener una prueba gratuita de 14 días: ¡no hace falta tarjeta de crédito!
2. Haz una copia de nuestra plantilla gratuita de CRM en hoja de cálculo
En primer lugar, accede a nuestra plantilla de CRM de Google Sheets si aún no lo has hecho. Una vez que la tengas, ábrela y selecciona «Archivo» en el menú superior. A continuación, selecciona«Hacer una copia».
Ahorra tiempo y utiliza esta plantilla de Google Sheets como CRM en tu cuenta de Google Drive. Además, esta plantilla cuenta con algunas funciones muy interesantes que veremos más adelante.
Ahora es el momento de adaptar esta plantilla a tu negocio.
3. Personaliza la plantilla de CRM de Google Sheets para adaptarla a tus necesidades
Es hora de darle a esta plantilla tu toque personal. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
Define cómo funciona tu proceso de ventas
Si aún no lo has hecho, tómate un tiempo para definir tu proceso de ventas actual. Anota los pasos que sigues para cerrar un trato y, a continuación, intenta identificar formas de mejorarlo.
Solo ten cuidado de no complicar demasiado tu proceso de ventas. Un proceso sencillo que funcione siempre es mejor que uno complejo que no lo haga. Esta es una de las razones por las que siempre recomiendo empezar con una documentación de ventas mínima viable.
Cuando sepas exactamente cómo funciona tu proceso de ventas, estarás mejor preparado para adaptar la plantilla de CRM de Google Sheets a tus necesidades.
Ajustar las etapas de la oportunidad
En la hoja «Oportunidades» de la plantilla, verás toda la información de cada uno de tus contactos. Aquí es donde encontrarás la columna «Fase de la oportunidad».
En la plantilla hay siete etapas prediseñadas diferentes:
- Seguimiento
- Cualificado
- Demo
- Negociación
- Ganó
- Perdido
- Sin cualificación
Dependiendo de cómo funcione tu proceso de ventas, es posible que tengas que adaptar estas etapas.
Quizá las demostraciones de productos no sean lo tuyo. ¿Pero las presentaciones? Sí, esas las das con los ojos cerrados. En ese caso, te conviene borrar «Demostración» y sustituirlo por «Presentación».
Para ajustar las etapas de la oportunidad, haz clic en las tres líneas situadas a la izquierda de las dos hojas visibles. Se abrirá un menú en el que podrás seleccionar la hoja «Configuración», que está oculta.
Aquí puedes ajustar tanto las opciones de «Fase de la oportunidad» como las de «Estado de la oportunidad» para adaptarlas a tu proceso y a tu estilo de ventas.
Añadir o modificar los campos
En la hoja «Oportunidades» hay 18 columnas diferentes en las que puedes introducir información sobre las personas que forman parte de tu cartera de ventas, entre ellas:
- Nombre de la empresa: El nombre de la empresa de su cliente potencial o cliente
- Fecha de creación: la fecha en la que contactaste por primera vez con este cliente potencial o cliente
- Responsable: El empleado que actualmente se encarga de este asunto o atiende a este cliente
- Estado de la oportunidad: Abierta, ganada o cerrada
- Fase de oportunidad: la fase del proceso de ventas en la que se encuentra actualmente este contacto
- Última modificación de la oportunidad: este campo se actualiza automáticamente con la fecha actual cuando se modifica cualquier dato de esta fila
- Valor: La cantidad de dinero que vale este trato
- Sitio web: la dirección del sitio web de tu cliente potencial o cliente
- Dirección: la dirección postal de tu cliente potencial o cliente
- Persona de contacto principal: la persona con la que te comunicas principalmente en la empresa con la que quieres cerrar el trato
- Dirección de correo electrónico: la dirección de correo electrónico principal de tu contacto principal
- Número de teléfono: el número de teléfono principal de tu contacto principal
- Perfil de LinkedIn: el perfil de LinkedIn de tu contacto principal. O el perfil de LinkedIn de la empresa de tu contacto principal
- Notas: Espacio para anotar comentarios sobre tus conversaciones con este cliente potencial o cliente. De este modo, tanto tú como las personas con las que compartes tu hoja de cálculo de Google CRM dispondréis siempre de información actualizada sobre las personas que forman parte de tu cartera de ventas.
Es posible que algunos de estos campos no sean aplicables a tu negocio en concreto. Por ejemplo, un agente inmobiliario no necesitará una sección para los nombres de las empresas, pero sí necesitará una para los nombres de las personas.
O quizá sea al revés, y lo que quieras sea ser súper eficiente, incluyendo tantos detalles como sea humanamente posible sobre las empresas de tu cartera de proyectos. Por eso, quieres almacenar datos como el tamaño de cada empresa, su número de empleados y los nombres de las principales partes interesadas.
Sea como sea, recuerda que esta hoja de cálculo de Google CRM es tuya. Eso significa que puedes personalizarla como más te guste. Añade secciones, elimina otras... haz lo que quieras.
Descarga la plantilla de CRM para Excel
¿Te sientes un poco perdido con Google Sheets? Si es así, quizá estés soñando con volver al cálido abrazo de Microsoft Excel. Al fin y al cabo, fue tu primer amor.
¡No hay problema! Puedes descargar nuestra plantilla de CRM para Excel aquí.
¿No? ¿Te parece bien seguir usando un CRM en Google Sheets, sobre todo ahora que lo has adaptado a tus necesidades y deseos específicos? Genial, pues ya es hora de ponerlo a trabajar.
4. Introduce la información actual de tu cartera de proyectos
Entonces, ¿cómo puedes empezar a utilizar tu CRM de Google Sheets para hacer un seguimiento de los clientes potenciales, gestionar los acuerdos y mejorar el rendimiento de las ventas?
En primer lugar, introduce la información actual de tu proceso de ventas. De este modo, todos tus datos importantes estarán exactamente donde deben estar.
Hay dos formas diferentes de gestionar el proceso de importación: manualmente o por correo electrónico:
Manualmente
Si no tienes demasiados contactos y te ha ido bastante bien a la hora de llevar un registro de todos ellos, plantéate introducir la información en la hoja manualmente, ya que te resultará más rápido.
Aquí tienes un consejo útil: ¡No hace falta que introduzcas todos estos datos de una sola vez!
Introducir cientos de datos en tu hoja de cálculo personalizada de CRM puede resultar abrumador. No te asustes. En su lugar, dedica 15 minutos al día a esta tarea. Si no tienes demasiados contactos, deberías poder terminarla en una semana o menos.
Importar desde el correo electrónico
Otra forma de introducir los datos de los clientes en tu CRM de Google Sheets es importarlos desde tu correo electrónico.
Esta es una opción estupenda si has mantenido al día la información de tus clientes potenciales en tus contactos de correo electrónico, sobre todo si utilizas Gmail.
Los usuarios de Gmail pueden exportar fácilmente los contactos de sus cuentas de Google a archivos CSV. (Aquí tienes un práctico tutorial de Google que te guiará a lo largo de este proceso.)
Otros proveedores de correo electrónico también ofrecen esta opción. (Consulta artículos similares de Outlook y Yahoo).
Una vez que tengas ese archivo CSV, puedes abrirlo en Google Sheets. A continuación, solo tienes que copiar la información en tu hoja de cálculo de CRM personalizada y… ¡listo!
5. Configura el uso compartido de tu plantilla de Google Sheets
Por fin ha llegado el momento de compartir tu nueva hoja de cálculo de Google CRM con cualquier persona que pueda necesitarla.
El primer paso del proceso de compartir es decidir con quién vas a compartir el documento. Te conviene incluir a todas las personas que interactúan directamente con los clientes y los clientes potenciales, incluidos los equipos de ventas y de atención al cliente.
Ventaja adicional: en Google Sheets, puedes interactuar directamente con otros miembros del equipo y ver lo que están haciendo en la hoja de cálculo en tiempo real.
En segundo lugar, tendrás que definir las opciones de acceso para los demás. Google Sheets ofrece tres opciones de acceso: acceso de solo lectura, derecho a comentar o derechos de edición completos.
Probablemente querrás otorgar a tus equipos de ventas y de atención al cliente plenos derechos de edición. Esto les permitirá sacar el máximo partido a tu nueva y estupenda hoja de cálculo de CRM.
¿Te preocupa la seguridad? No te preocupes. Hay formas de proteger tus hojas de cálculo de Google. Solo tienes que ir a la configuración avanzada de uso compartido y seleccionar las dos opciones siguientes:
- Evitar que los editores modifiquen los permisos de acceso y añadan nuevos usuarios
- Desactivar las opciones de descarga, impresión y copia para los comentaristas y los visitantes
Si seleccionas estas dos opciones, te asegurarás de que solo determinadas personas puedan ver tu hoja de cálculo.
¿Buscas más consejos para aumentar tu productividad al usar Google Sheets como CRM?
Consejos rápidos para utilizar eficazmente tu CRM de Google Sheets
Voy a dar por hecho que Google Sheets no es la única herramienta que utilizas para gestionar tu negocio.
Afortunadamente, casi todas las demás aplicaciones del mercado se pueden integrar con la plataforma de Google. Una vez que hayas configurado la conexión, podrás sacar el máximo partido a la automatización inteligente.
Sigue leyendo para descubrir una forma de hacerlo sin necesidad de programar que te permitirá reducir la introducción de datos, enviar información de Hojas de cálculo a Google Docs y otras soluciones, y, en general, mejorar la gestión de tus contactos.
Integración con otras herramientas de ventas mediante Zapier
Zapier es una fantástica herramienta de productividad que conecta más de 5.000 aplicaciones diferentes, lo que permite a los usuarios crear automatizaciones estratégicas, llamadas «Zaps», que mejoran sus flujos de trabajo.
Por ejemplo, podrías conectar el creador de formularios web que prefieras a Google Sheets a través de Zapier. Una vez hecho esto, los nuevos clientes potenciales que recopiles en tu sitio web se añadirán automáticamente a tu CRM de Google Sheets, y nada menos que en filas nuevas, ordenadas y bien organizadas. ¿A que mola?
¿Y qué ocurre cuando los clientes potenciales se suscriben a la lista de correo de tu empresa? Es probable que tu equipo de ventas quiera ponerse en contacto con ellos. Con Zapier, la información de los nuevos suscriptores procedente de Mailchimp y otras herramientas de correo electrónico también aparecerá automáticamente en tu CRM de Google Sheets.
Tus datos estarán siempre actualizados al conectar otras herramientas de captación de clientes potenciales, atención al cliente y ventas. Además, tendrás que dedicar menos tiempo a introducir datos manualmente.
Convierte los datos de tu panel de control de CRM de Google Sheets en acciones
El panel de ventas de tu CRM de Google Sheets te ofrece una visión general clara de tu cartera de ventas actual, incluyendo los acuerdos cerrados y los perdidos, así como la fase en la que se encuentra cada acuerdo pendiente.
Te sugiero que reserves un rato cada semana (o cada mes, si no puedes hacerlo semanalmente) para consultar este panel de control. Hacerlo te ayudará a convertir esos datos en medidas concretas.
Podrías intentar optimizar cada uno de los indicadores que estás analizando actualmente, pero los equipos de ventas de alto rendimiento no funcionan así. Prueba esto en su lugar:
Identifica el área concreta de tu embudo de ventas que, una vez mejorada, tendrá un impacto más significativo en tus resultados. A continuación, céntrate por completo en optimizar esa área. Una vez que la hayas potenciado al máximo, podrás trabajar en optimizar otra parte de tu proceso de ventas.
Echa un vistazo al cuadro de oportunidades cerradas, por ejemplo.
¿Cuál es tu proporción entre clientes potenciales no cualificados y clientes potenciales perdidos? Si tienes muchos clientes potenciales no cualificados, quizá debas mejorar tu proceso de puntuación de clientes potenciales.
O bien, echa un vistazo a la fase en la que se encuentran tus oportunidades pendientes.
¿Hay alguna fase en la que se estanque una parte importante de tus clientes potenciales? Quizás tengas muchos clientes potenciales en la fase de negociación, pero muy pocos de ellos avanzan. En ese caso, tal vez te convenga ajustar tus fases para adaptarlas mejor a tus clientes potenciales.
Otra forma de obtener datos útiles de tu CRM de Google Sheets es filtrar la lista de «Última modificación de la oportunidad». La encontrarás en la pestaña «Filtrar por condición». A continuación, selecciona ver solo los resultados anteriores o posteriores a una fecha determinada para asegurarte de que no se te escape ningún cliente potencial.
Puede utilizar esta vista para evaluar rápidamente la información relativa a las operaciones en curso. ¿Están avanzando? ¿Se han modificado en los últimos días o semanas?
Por supuesto, para obtener datos útiles, todos los miembros del equipo de ventas deben ser disciplinados y constantes a la hora de registrar los datos y las interacciones en este sencillo CRM. Suena razonable, ¿verdad? Pues bien, casi nunca funciona así, sobre todo en equipos que crecen rápidamente.
Consejo profesional: Designa a una persona para que se encargue de mantener actualizada la hoja de cálculo del CRM. Eso no significa que esa persona tenga que actualizarla ella sola. En su lugar, pídele que recuerde a sus compañeros que actualicen el CRM de vez en cuando.
Aunque no es un trabajo divertido, sigue siendo mucho mejor que perder oportunidades de negocio por no registrar los detalles de las interacciones o tener que poner en orden en el futuro una hoja de cálculo desordenada, incompleta y desactualizada.
Lleva tu CRM de Google Sheets al siguiente nivel
Te he enseñado exactamente cómo utilizar Google Sheets como CRM. Una vez que hayas adaptado nuestra plantilla de hoja de cálculo de CRM a tus necesidades, podrás introducir rápidamente los datos de tus clientes potenciales y actuales, y obtener una visión general más clara de tu situación comercial.
Dicho esto, un CRM en Google Sheets no es una solución permanente.
A medida que las empresas crecen, los directores de ventas deben identificar el momento adecuado para pasar de una hoja de cálculo de CRM a un sistema de CRM propiamente dicho, como Close.
¿Cómo sabrás cuándo ha llegado el momento? Fíjate en señales como:
- Tu equipo suele perder información importante sobre los clientes potenciales
- Varios comerciales llaman por error al mismo cliente potencial
- Tu equipo de ventas está creciendo, pero no sabes cómo cada uno de tus comerciales cierra las ventas y contribuye a los objetivos generales de la empresa.
Cuando tu empresa esté lista para dar el salto desde un CRM basado en Google Sheets, prueba Close, un potente software de CRM que utilizan miles de equipos de ventas para conectar con clientes potenciales de calidad, establecer relaciones más sólidas y cerrar acuerdos de forma constante.
¿Es esta la herramienta de CRM adecuada para ti? No estoy seguro, ¡pero te animo a que le eches un vistazo! Mira nuestra demostración bajo demanda para conocer las funciones principales Close. Si te gusta lo que ves, empieza una prueba gratuita. O…
¡Empieza a utilizar un CRM en Google Sheets y prueba la plantilla SalesTable gratis ahora mismo!
Preguntas frecuentes sobre Google Sheets como CRM
¿Puede Google Sheets servir como CRM?
¡Por supuesto! Aunque tendrás que introducir los datos manualmente, sigue siendo una herramienta muy útil para llevar un control de los datos de los clientes. Solo tienes que asegurarte de mantener tu CRM de Google Sheets al día con los datos actuales o utilizar herramientas de automatización como Zapier para mantener tus datos actualizados.
¿Ofrece Google un CRM gratuito?
No, Google no ofrece un CRM gratuito. Sin embargo, puedes utilizar herramientas de Google (como Google Sheets) para crear tu propio sistema de CRM.
¿Cómo puedo crear un CRM sencillo en Google Sheets?
Empieza por los datos que quieras recopilar sobre tus clientes: añade campos para su nombre, datos de contacto, nombre de la empresa, importe de la venta, tiempo que llevan siendo clientes, etc. A continuación, añade las fases de la oportunidad: ¿se trata de un cliente potencial cualificado, un cliente actual o un antiguo cliente? Por último, introduce los datos de tus clientes. (Para que te resulte aún más sencillo, puedes descargar nuestra plantilla gratuita de CRM para Google Sheets).
¿Cómo puedo crear un panel de control de CRM en Google Sheets?
Google Sheets te ofrece un montón de opciones para visualizar tus datos de ventas. Solo tienes que hacer clic en «Insertar» y elegir si quieres un gráfico, un gráfico dinámico, una línea de tiempo y mucho más. O bien, utiliza nuestra plantilla gratuita con un panel de control visual de ventas integrado.
¿Cuáles son las principales limitaciones de utilizar un CRM basado en Google Sheets?
Los equipos más grandes pronto se encontrarán con problemas a la hora de colaborar en tiempo real en un CRM basado en Google Sheets. La capacidad de ampliación de las bases de datos es muy limitada, al igual que las opciones de integración.
La seguridad también puede ser un motivo de preocupación: las hojas de cálculo no están diseñadas para ofrecer el mismo nivel de protección de datos confidenciales que los sistemas CRM específicos. En otras palabras: hay muchas cosas que simplemente no se pueden hacer con un CRM basado en Google Sheets.
¿Cómo puedo garantizar la coherencia y la precisión de los datos en mi CRM de Google Sheets?
Aprovecha la función de validación de datos para crear menús desplegables con entradas estandarizadas, como el estado de los clientes potenciales o los tipos de interacción. Este método reduce al mínimo los errores y garantiza la uniformidad en todos los registros. También resulta útil asignar identificadores únicos a los clientes, ya que proporcionan un identificador estable a la hora de filtrar o exportar subconjuntos de datos.
¿Cuándo debería una empresa plantearse pasar de un CRM basado en Google Sheets a un sistema más completo?
Hablando claro: si el CRM está ralentizando el trabajo de tus comerciales, probablemente sea hora de cambiarlo. Con Google Sheets, esto podría ocurrir pronto. Si empiezas a perder información importante o encuentras datos duplicados, tómatelo como una señal de alerta.
