Wie OutboundSync durch die Rückkehr zu Close Kosten, Klicks und Komplexität reduzierte

Die Herausforderungen einer gründergeführten Unternehmensführung

Als Gründer von OutboundSync wusste Harris Kenny, wie man ein Produkt entwickelt, das den Outbound-Vertrieb vereinfacht. Es gab nur ein Problem: Je mehr er sein Tool ausbaute, desto mehr entfernte er sich von der Einfachheit, mit der alles begonnen hatte.

Kenny war durch seinen beruflichen Werdegang tief in die Welt der Vertriebs-Technologie eingetaucht. Bevor er OutboundSync als integriertes Tool für den Outbound-Vertrieb auf den Markt brachte, das Outbound mit HubSpot und Salesforce verbindet, half er Unternehmen über seine Agentur dabei, ihre eigenen Outbound-Lösungen aufzubauen. 

Kenny hatte zunächst mit Systemen wie Close gearbeitet. Close bot seiner Agentur tatsächlich eine schnelle und gründerfreundliche Möglichkeit, den Outbound-Vertrieb, Geschäfte und Anrufe an einem Ort zu verwalten. Ihm gefiel die einfache, übersichtliche Benutzeroberfläche – und wie gut sie funktionierte.

Als seine Agentur jedoch wuchs und er feststellte, dass viele seiner Kunden HubSpot nutzten, erwies sich die Anziehungskraft skalierbarer Lösungen als unwiderstehlich. 

„Ich habe mit Close angefangen“, sagte Kenny, „aber da einige unserer Kunden HubSpot nutzten, erschien es mir sinnvoller, das Tool zu verwenden, das sie bereits nutzten. Also wurde ich HubSpot Solutions-Partner.“

Für Kenny ergab dieser Schritt Sinn. Der Wechsel zu HubSpot bedeutete, Teil eines riesigen Ökosystems zu werden, mit dem seine Kunden vertraut waren. Das passte gut zu seinem früheren Geschäft. Doch dann änderte sich sein Geschäft. 

Als er neue Arbeitsabläufe für sein SaaS-Angebot entwickelte, schlich sich allmählich Komplexität ein. Die Integration verschiedener Tools mit HubSpot erwies sich als eine gewaltige Herausforderung. Unkoordinierte Automatisierungen bedeuteten mehr manuelle Arbeit.

Wie sich herausstellte, begannen die Systeme, die er zur Unterstützung anderer Teams entwickelte, sein eigenes Team auszubremsen.

Das reichte aus, um ihn daran zweifeln zu lassen, ob seine Entwicklung sich tatsächlich wie ein Fortschritt anfühlte.

Der „schreckliche Mittelweg“ (Wenn die Skalierung kompliziert wird)

Auf den ersten Blick war Kenny zufrieden. Die Grundlagen für eine Skalierung waren vorhanden, doch die praktischen Anwendungsfälle für die Automatisierung seines vom Gründer selbst geführten Betriebs waren nicht so idyllisch, wie er es sich vorgestellt hatte. 

„Gründergeführt“ bedeutete für Kenny, dass er sogar einen Großteil seiner Markteinführungsmaßnahmen selbst durchführen konnte; so weit kann die Automatisierung in dieser technologischen Phase bereits fortgeschritten sein. Aber irgendetwas fehlte.

So leistungsstark HubSpot auch ist, es erwies sich als nicht ideal für Kennys gründergeführte Strategie. Ja, es machte Sinn, HubSpot zu nutzen, als sein Unternehmen noch eine HubSpot-Agentur war.

Doch Kenny empfand das System als zu komplex in der manuellen Handhabung, als dass er damit zurechtgekommen wäre. Während dies für ein Team vielleicht funktionieren mag, erforderte Kennys gründergeführter Ansatz geschäftsfreundliche Automatisierungen, die speziell für kleinere Teams entwickelt wurden.

HubSpot ist schließlich keine Einheitslösung.

„Es ist eine riesige Plattform mit einem komplexen Datenmodell“, sagte Kenny. Viele Preisstufen, viele Integrationen, viele Optionen. Und das ist großartig. Aber was passiert, wenn man am Ende bei all diesen Punkten „Ja“ ankreuzt? „Als ich meine Agentur schloss und mich auf den Ausbau meines SaaS-Anbieters konzentrierte, stellte ich fest, dass wir nicht die Tools nutzten, die für unser Team tatsächlich die richtige Größe hatten.“

Als Kenny im HubSpot-Ökosystem arbeitete, befand er sich in einer „schrecklichen Zwickmühle“. Ja, HubSpot war in Ordnung, aber es entsprach nicht seinen spezifischen Anforderungen.

Selbst einfache Vorgänge erforderten zu viele Klicks, und viele ausgehende Automatisierungen schlugen irgendwann im weiteren Verlauf fehl. Wenn Kenny zehnmal klicken musste, um einen neuen Deal-Workflow zu erstellen, stellte er fest, dass dieser nicht funktionierte. 

Integrationen halfen nicht weiter. Wenn überhaupt, schienen sie eher im Weg zu stehen. Nur wenige waren mit derselben Sorgfalt entwickelt worden, die er in die Entwicklung von OutboundSync gesteckt hatte. Ein besonders frustrierendes Problem bei der Integration von Slack in Salesforce war schließlich der letzte Tropfen, der das Fass zum Überlaufen brachte.

„Was mir den Rest gegeben hat, war der Versuch, die Verbindung zwischen Slack und Salesforce herzustellen“, sagte Kenny. „Ich habe eine Stunde damit verbracht und war keinen Schritt weitergekommen.“

Nach all diesen Enttäuschungen kehrte Kenny zu seinem gründerorientierten Ansatz zurück. Er brauchte Einfachheit. Dabei erinnerte er sich daran, wann seine Lösungen am einfachsten erschienen waren.

Close “, sagte Kenny. „Natürlich. Also habe ich [mich noch einmal damit beschäftigt und] eine Testversion eingerichtet. Und dann habe ich einfach angefangen, alles zusammenzustellen.“

Der Bumerang: Zurück zum Close Weniger auswählen, schneller liefern)

Für Kenny Close die Rückkehr zu Close auf ein Gedankenexperiment Close : Was wäre, wenn er jeden Tag nur eine Stunde Arbeit zu erledigen hätte? 

Wie würde das aussehen? Wie könnte er mit minimalem Aufwand maximale Leistung erzielen? 

Die Antworten führten ihn zurück zu Close.

Kenny hatte sich vorgestellt, Urlaub zu machen, und überlegt, was passieren könnte, wenn neue potenzielle Aufträge hereinkämen. Ihm wurde klar, dass er, falls OutboundSync während seiner Abwesenheit fünf Aufträge gewinnen sollte, diese nicht alle innerhalb einer Stunde einarbeiten könnte. „Das war also der Grund, warum ich wieder zu Close zurückgekehrt bin.“ 

Auch andere Teile des Systems fügten sich nach und nach zusammen, wie zum Beispiel das Terminplanungs-Tool SavvyCal. Er kam wieder zu der Erkenntnis, dass weniger manchmal mehr ist. Mit einem einfacheren CRM konnte er ein einfacheres Datenmodell betreiben.

Die Automatisierung seiner Kundenansprache erforderte weniger Felder und weniger Arbeitsschritte. Solange die Daten im System vorhanden waren – und solange sie korrekt waren –, liefen die Arbeitsabläufe reibungslos.

„Was wäre, wenn weniger mehr wäre?“, erinnert sich Kenny, sich gefragt zu haben. „Was wäre, wenn ich einfach ein CRM-System wählen würde, das ein einfacheres Datenmodell, weniger Felder, weniger Aktivitäten und weniger Eigenschaften hat? Aber wenn [die Daten] darin enthalten sind, stimmen sie doch, oder?“

Das Experiment begann mit einer Testphase von Close . Kenny machte sich sofort daran, seine Systemlandschaft aufzubauen. Ganz oben auf seiner Checkliste stand, das System anhand eines Testverkaufsszenarios auszuprobieren, um zu sehen, ob die neuen Automatisierungen funktionieren würden. 

Es hat nicht nur funktioniert, sondern der Aufwand, der nötig war, um den Deal unter Dach und Fach zu bringen, war minimal. Kenny berichtete, dass er nur drei Informationen benötigte und der Arbeitsablauf reibungslos verlief. Seine Akquise macht ihm wieder Spaß. Außerdem hat er ein Gefühl der Kontrolle gewonnen, das er bei komplexeren Systemen nie hatte.

Diese Einfachheit brachte einen zusätzlichen Vorteil mit sich: Geld sparen. „Ich spare Geld, da ich Close zu Close wechsle“, berichtete Kenny. „Und ich werde auch Geld sparen, wenn meine anderen Abonnements auslaufen.“

Anstatt auf teure Lösungen zu setzen, um komplexe CRM-Abläufe zu ermöglichen, erweist sich der einfache Ansatz in dieser Phase für sein Unternehmen als der effektivste. Und Kosteneffizienz ist ein Teil davon.

Der Kreis schließt sich (Warum es sich richtig anfühlte, zurückzukommen)

„Es macht mir wirklich wieder Spaß, diese Aufgaben bei der Arbeit zu erledigen“, berichtete Kenny. „Das habe ich schon eine ganze Weile nicht mehr erlebt. Ich bin [im Verkauf] so gut gelaunt und freue mich riesig, mich zu unterhalten.“

Die Rückkehr zu dem von den Gründern geleiteten Ansatz, der OutboundSync ursprünglich zum Erfolg geführt hat, hat neue Impulse gegeben. Seine ursprünglichen Grundsätze – schlank, einfach, praxisorientiert – sind wieder im Vordergrund. Kenny findet die Funktionen Close praktisch.

Vielleicht noch wichtiger ist, dass er sich nicht damit befassen muss, Mitarbeiter in einer riesigen, komplizierten Benutzeroberfläche zu schulen. Das macht die Einarbeitung kostengünstiger. Außerdem passt das besser zu seiner ursprünglichen Frage: Was wäre, wenn er nur eine Stunde pro Tag zur Verfügung hätte, um die bestmöglichen Ergebnisse für sein Unternehmen zu erzielen?

Das hat ihm nicht nur mehr Klarheit verschafft, sondern es hat auch Spaß gemacht, die Kosteneinsparungen zu verwalten.

„Letztendlich werde ich unsere Ausgaben für den Tech-Stack wahrscheinlich um etwa tausend Dollar im Monat senken“, sagte Kenny. „Das bedeutet für Close eine sofortige Rendite von 10:1, selbst wenn wir keine weiteren Geschäfte abschließen – rein aus Kostenperspektive betrachtet.“

HubSpot ist ein großartiges Tool mit zahlreichen leistungsstarken Funktionen, mit denen Teams eine enorme Skalierbarkeit erzielen können. Doch für Kennys Ansatz Close die Rückkehr zu Close wie ein Hauch frischer Luft.

Er ist wieder bei der ursprünglichen Lösung gelandet und hat festgestellt, dass die Rückkehr zur Einfachheit genau das ist, was er gebraucht hat. Die schlankere Ausrichtung passt besser zum gründergeführten Teamansatz, senkt seine Kosten und bringt wieder Spaß an den Arbeitsplatz.

Weniger Klicks. Schnellere Nachverfolgung. Alles in Close.

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