Der CRM-Leitfaden: So wählen Sie ein CRM-System für Ihr Team aus

Haben Sie schon einmal „CRM“ in die Suchleiste eingegeben? Google liefert dabei über 200 Millionen Ergebnisse.

Igitt. Das sind eine Menge Informationen, die Sie wahrscheinlich nicht brauchen.

Wenn Sie auf dem Markt für ein CRM-System sind, müssen Sie einige sehr spezifische Fragen beantworten. Zum Beispiel: Was ist CRM-Software? Woher weiß ich, ob ich ein CRM brauche? Wie wähle ich ein gutes CRM unter den vorhandenen Optionen aus? Und woher weiß ich hinterher, ob ich eine gute Entscheidung getroffen habe?

Zum Glück können wir Ihnen bei der Beantwortung all dieser Fragen (und mehr) helfen.

Dieser CRM-Einkaufsführer ist mehr als nur ein Sammelsurium von Funktionen, die Sie vielleicht brauchen oder auch nicht.

Lesen Sie weiter. Sie werden sich auf eine interaktive Reise begeben, um herauszufinden, welche CRM-Anforderungen Sie haben und wie Sie diese erfolgreich erfüllen können. Am Ende dieses Leitfadens werden Sie einen klaren Weg vor Augen haben, wie Sie Ihre CRM-Anschaffung abschließen und den größten Nutzen aus Ihrem Geld ziehen können.

Was ist ein CRM und warum ist es für Ihr Unternehmen wichtig?

In Unternehmen, die kein CRM nutzen, werden Kundeninformationen an verschiedenen Orten gespeichert. Manche Vertriebsteams verfügen über mehrere Slack-Kanäle, Trello-Boards und Asana-Aufgaben – ganz zu schweigen von der endlosen Reihe anGoogle-TabellenoderExcel-Arbeitsmappen, die als provisorische CRMs dienen.

Wenn Ihnen diese Situation bekannt vorkommt, wissen Sie, dass wichtige Informationen viel zu leicht in der Masse untergehen und Ihre Kundenbeziehungen darunter leiden. Das wiederum führt zu allen möglichen vermeidbaren Problemen, die mit dem Wachstum Ihres Unternehmens nur noch zunehmen: höhere Kundenabwanderungsraten, geringere Kundenzufriedenheit, geringere Markentreue, negative Mundpropaganda und Online-Bewertungen und weniger Umsatz. Sogar die Arbeitszufriedenheit Ihrer Mitarbeiter wird beeinträchtigt, wenn die Kunden mit den Erfahrungen, die sie mit Ihrem Unternehmen machen, nicht zufrieden sind.

Ein gutes CRM-System fungiert als eine einzige Quelle der Wahrheit, indem es alle Kundeninformationen und die letzten Berührungspunkte in einem einfachen System zusammenfasst, auf das das gesamte Team zugreifen und es bei Bedarf aktualisieren kann.

Wie funktionieren CRM-Systeme?

CRM-Software kann komplex sein, doch die besten Systeme sind benutzerfreundlich.Ein gutes Tool ermöglicht es Ihrem Team, effizienter zu arbeiten, indem es alle benötigten Informationen griffbereit hält, ohne es mit zu vielen irrelevanten Informationen zu überfrachten. (Manche CRM-Systeme erfassen jede einzelne Interaktion in sozialen Medien, jeden Website-Besuch usw. usw.)

Auch wenn dies theoretisch nach einer großartigen Funktion klingt, haben Vertriebsmitarbeiter schon bald Schwierigkeiten, aussagekräftige Erkenntnisse aus einer überladenen, schwer zu durchsuchenden Datenbank zu gewinnen.)

Natürlich ist ein CRM viel mehr als nur ein Ort zum Speichern von Daten. Betrachten Sie es als ein Werkzeug, das Ihrem Vertriebs-, Support- und Erfolgsteam hilft, die verfügbaren Daten effektiv zu nutzen, um eine bessere Kundenerfahrung zu bieten und den Umsatz zu steigern.

Die richtige Software umfasst Funktionen für Kundenansprache,Mitarbeiterunterstützung, Coaching,das Management der Vertriebspipeline und das Berichtswesen.

Die besten Tools für das Kundenbeziehungsmanagement bieten Ihrem Team jedoch auch die Möglichkeit, sich wiederholende Aufgaben im Vertriebsprozess zu automatisieren, so dass mehr Zeit für den Abschluss von Geschäften zur Verfügung steht als für die manuelle Dateneingabe.

Kurz gesagt: CRM-Software fungiert als zentraler Vertriebsknotenpunkt, in dem Ihre Mitarbeiter von der Eingabe bis zur Beendigung ihres Arbeitstages leben.

Warum sind CRM-Systeme für Ihr Unternehmen wichtig?

Die richtige CRM-Software kann jedem in Ihrem Team täglich eine Stunde Zeit sparen, indem sie alles, was sie benötigen, an einem Ort bereitstellt. Anstatt den ganzen Tag über ständig zwischen verschiedenen Registerkarten oder Apps hin- und herzuwechseln, kann Ihr Vertriebsteam das CRM als zentralen Arbeitsbereich nutzen, der nahtlos in Ihrenindividuellen Vertriebsprozess integriert ist.

Aber was kann ein CRM für Ihr Team in der Praxis leisten?

• Schaffen Sie Kontext für jede Interaktion und jedes Geschäft:In einem CRM-System wird jeder Lead zusammen mit den relevantesten Daten und allen Interaktionen gespeichert, die Ihr Unternehmen jemals mit ihm hatte. Das bedeutet, dass jeder in Ihrem Team dort weitermachen kann, wo seine Kollegen aufgehört haben, und dabei den gesamten Kontext direkt vor Augen hat. Im Idealfall wird all dies automatisch erfasst, wodurch sich der manuelle Dateneingabeaufwand auf ein Minimum reduziert.

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• Helfen Sie einzelnen Vertriebsmitarbeitern, sich auf ihre vielversprechendsten Leads zu konzentrieren:Dankder Lead-Verfolgungerhalten Vertriebsmitarbeiter einen klaren Überblick über ihre vorrangigen Leads, Leads, die in der Pipeline stecken geblieben sind, oder Leads, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
• Stellen Sie Kommunikationswerkzeuge bereit, die Ihre Kundenansprache optimieren:Ein gutes Tool verfügt über integrierte Kommunikationsfunktionen wie E-Mail, Telefonie oder SMS, sodass Vertriebsmitarbeiter aktiv verkaufen können, ohne die Lead-Ansicht verlassen zu müssen.
• Führen Sie einen Automatisierungsgrad ein, der Ihrem Team Zeit spart:Integrierte Kundenansprache bedeutet automatisierte Dateneingabe – Sie müssen Anrufe nicht mehr manuell in Ihr System eintragen oder in eine Google-Tabelle übertragen. Je besser das Tool, desto höher der Automatisierungsgrad und desto mehr Zeit bleibt Ihrem Team für den aktiven Vertrieb.
• Schaffen Sie Möglichkeiten, Ihrem Team dabei zu helfen, seine Fähigkeiten zu verbessern:Vertriebsleiter, die ein CRM-System zur Steuerung einesInside-Sales-Teamsnutzen, können leicht erkennen, wo bei bestimmten Vertriebsmitarbeitern Verbesserungsbedarf besteht, indem sie reale Daten zu E-Mail-Antwortquoten, Konversionsraten oderPhasen der Pipelineauswerten, in denen ein Mitarbeiter möglicherweise ins Stocken gerät.
• Speichern Sie die Daten, die Aufschluss über die Leistungsfähigkeit Ihres Vertriebsteams und Ihrer Vertriebsprozesse geben:Daten zu Vertriebsaktivitäten, Konversionsraten in den einzelnen Phasen der Pipeline, Umsatzentwicklung im Zeitverlauf, Anrufannahmequote undE-Mail-Antwortquotensind allesamt wichtige Vertriebskennzahlen, die Ihnen Aufschluss darüber geben, wie gut Ihre Prozesse funktionieren (und wo möglicherweise Anpassungen erforderlich sind).
• Gewinnen Sie Einblicke in Schwachstellen Ihrer Vertriebspipeline:Die Pipeline-Daten in Ihrer CRM-Software zeigen Ihnen, bei welchen Leads die Konvertierung zu lange dauert, wie lang Ihr Verkaufszyklus ist oder ob Ihrem Team bald die neuen Leads zum Abschluss ausgehen. Die richtige Plattform verschafft Ihnen einenklaren Überblick über Ihre Pipeline und macht Sie auf potenzielle Probleme aufmerksam, bevor diese zu größeren Schwierigkeiten werden.

Klingt gut, oder? Aber woher wissen Sie, ob Ihr Team tatsächlich ein CRM braucht?

Die 6 wichtigsten Anwendungsfälle, die ein hochwertiges CRM erfordern

Woher wissen Sie, ob Sie ein CRM benötigen?

Dies sind die 6 wichtigsten Anwendungsfälle für ein CRM-System - sehen Sie, warum jeder dieser Fälle eine gute CRM-Lösung benötigt und welche besonderen Anforderungen jeder Anwendungsfall hat.

1. SaaS

Wenn Sie Software verkaufen, muss Ihr Verkaufsprozess genauso schlank und aktiv sein wie das Produkt, das Sie verkaufen.

Vor allem für SaaS-Startups ist es normal, dass sie in einem schlanken Vertriebsteam mit eingehenden und ausgehenden Leads jonglieren. Möglicherweise gibt es auch gar kein Vertriebsteam - viele SaaS-Gründer finden sich unverhofft in der Rolle des Vertriebsmitarbeiters wieder.

Ganz gleich, ob IhrSaaS-Vertriebsteamklein ist oder gar nicht existiert – Sie benötigen ein System, das Ihnen Zeit spart, anstatt Sie mit veralteten oder falsch abgelegten Informationen oder einer quälend komplexen Benutzeroberfläche zu überfordern. Sie haben keine Zeit dafür, Lead-Daten aus einer Excel-Tabelle zu extrahieren, die vielleicht aktuell ist oder auch nicht, individuelle E-Mails an Tausende von eingehenden Leads zu verfassen oder diese Leads manuell zu qualifizieren.

Eingutes SaaS-CRMnutzt Automatisierungsfunktionen, damit sich kleine Vertriebsteams auf das konzentrieren können, was sie am besten können: Geschäfte abschließen.

2. Vertriebsteams im Homeoffice

Viel zu viele Menschen sehen in der Fernarbeit einen Nachteil. Doch mit dem richtigen CRM kann die Fernarbeit zum größten Vorteil für Ihr Team werden.

Das richtige CRM für den Fernabsatz ist für den Aufbau von Beziehungen über digitale Kanäle optimiert. Es sorgt auch für Echtzeit-Updates aller Informationen, Kontaktpunkte und des Status jedes einzelnen Geschäfts in Ihrer Pipeline. Auf diese Weise können Remote-Vertriebsteams darauf vertrauen, dass die Daten, die sie betrachten, zu 100 % korrekt sind.

Mit einem CRM-System haben Vertriebsleiter im Homeoffice zudem die Möglichkeit, die Aktivitäten jedes einzelnen Vertriebsmitarbeiters sowie deren Erfolge über verschiedene Kanäle oder Phasen der Pipeline hinweg zu verfolgen. Dies hilft ihnen, ihre Mitarbeiter effektiver zu coachen, auch wenn sie nicht im selben Raum sein können.

Wussten Sie, dass...

Bei Close arbeiten wir seit 2014 zu 100 % im Homeoffice und als verteiltes Team. Deshalb können wir mit Stolz sagen, dass Close das CRM Close , das FÜR Remote-Vertriebsteams von einem Remote-Team entwickelt wurde. Wir kennen die besonderen Herausforderungen, mit denen Remote-Vertriebsteams täglich konfrontiert sind, und haben ein System entwickelt, das sie unterstützt, anstatt sie zu behindern. Erfahren Sie, wie Close für den Remote-Vertrieb optimiert Close .

3. Finanzdienstleistungen

Finanzdienstleisterneigenoftdazu, sich auf die alten Lead-Listen zu verlassen, mit denen sie schon seit Jahren arbeiten. Ein erfolgreiches Unternehmen hört jedoch nie auf, neue Kunden zu gewinnen. Wenn Sie neue Leads in Ihre Pipeline aufnehmen (und Ihre aktuellen Kundendaten besser im Blick behalten) möchten, benötigen Sie ein CRM-System.

Ihre Kunden vertrauen Ihnen die Verwaltung ihres hart verdienten Geldes an. Um dieses Vertrauen zu rechtfertigen, müssen Sie ihre Daten sicher in einem System speichern, von dem Sie wissen, dass es sicher ist. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen das richtigeCRM für Finanzdienstleister, Ihre Lead-Listen individuell anzupassen und sicherzustellen, dass Sie Ihre Kunden genau zum richtigen Zeitpunkt ansprechen.

4. Versicherung

Beim Verkauf von Versicherungen jeglicher Art müssen Sie zahlreiche personenbezogene Daten Ihrer Kunden sicher speichern. Auch hier ist ein sicheres System fürden Erfolg im Versicherungsvertrieb unerlässlich.

Auch Versicherungsunternehmen nutzen ihr CRM, um ihre Prozesse zu optimieren - schließlich wollen Sie Ihre besten Kunden nicht verlieren, nur weil sie eine günstigere Police gefunden haben. Wenn Sie ein CRM nutzen, um bessere Beziehungen aufzubauen und den Überblick zu behalten, wann Policen fällig werden, können Sie Ihre Kunden davon überzeugen, langfristig bei Ihnen zu bleiben, weil sie sehen, dass Sie großen Wert auf einen guten Service legen und nicht nur auf gute Preise.

5. Immobilien

Immobilienmakler brauchen mehr als nur einen Ort zum Speichern von Leads: Sie brauchen ein System, das ihnen hilft, mehr Immobilien zu verkaufen und zu vermieten.

Das richtige CRM für Immobilienagenturen muss über einintegriertes Telefonsystemverfügen, mit dem Makler neue eingehende und ausgehende Leads problemlos nachverfolgen können, sowie über Automatisierungstools, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, und eine Nachverfolgung der Kundeninteraktionen, die eine lückenlose Historie der Daten gewährleistet.

Außerdem sollte ein gutesImmobilien-CRMmit den Tools kompatibel sein, die Sie bereits nutzen, um Unterschriften einzuholen, Besichtigungstermine zu vereinbaren und neue Interessenten zu gewinnen.

6. Inside-Sales-Team für Inbound- oder Outbound-Vertrieb

Ein Inside-Sales-Team arbeitet unermüdlich daran, neue Leads zu akquirieren, sei esim Inbound- oder Outbound-Bereich. Damit Ihr Inside-Sales-Team sein volles Potenzial ausschöpfen kann, müssen Vertriebsleiter ihnen ein System zur Verfügung stellen, das jeden Kontaktpunkt optimiert und ihnen klare Prioritäten für ihren Arbeitsalltag vorgibt.

Wenn neue Inbound-Leads eingehen, erfasst ein gutes Inbound-CRM die wichtigsten Informationen und wandelt diese automatisch in kuratierte Listen der vielversprechendsten neuen Leads des Teams um. So können Inbound-Mitarbeiter den Leads Priorität einräumen, bei denen die Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses am höchsten ist. Das besteCRM bietet Inbound-Teamseinfache Automatisierungsfunktionen, um über E-Mail-Sequenzen sofort mit neuen Inbound-Leads in Kontakt zu treten und sie schneller in den Verkaufszyklus zu integrieren.

Andererseitsbenötigen Outbound-Vertriebsteams ein CRM-System, das für eine schnelle Kontaktaufnahme im Outbound-Bereich optimiert ist. Das richtige System bietet einen einfachen Lead-Import sowie einenPower Dialer, mit dem Outbound-Mitarbeiter ihre Zeit am Telefon optimal nutzen können.

So wählen Sie in 5 Schritten das richtige CRM-System für Ihr Unternehmen aus

Bereit zum Kauf?

Immer mit der Ruhe, Partner. Wie können Sie bei so vielen CRM-Optionen auf dem Markt sicherstellen, dass Sie ein System kaufen, das Ihr Team unterstützt, anstatt es zu behindern?

Es kann verlockend sein, sich für das billigste Tool zu entscheiden, das man finden kann. Andererseits könnten Sie sich von der Plattform mit den meisten Funktionen angezogen fühlen.

Aber höchstwahrscheinlich ist keine dieser beiden Optionen die richtige für Ihr Team. Auch wenn beispielsweise Salesforce der unangefochtene Marktführer im CRM-Bereich ist,ist es oft NICHT die richtige Wahl für Start-ups und KMU.

Die Wahl einer CRM-Lösung, die Ihrem Team hilft, mehr Geschäfte abzuschließen und produktiver zu arbeiten, erfordert einige spezifische Schritte, um festzustellen, was Sie tatsächlich benötigen und welches System diesen Anforderungen entspricht.

Die folgenden 5 Schritte werden Ihnen helfen, eine Entscheidung zu treffen, die Sie später nicht bereuen werden:

Schritt 1: Legen Sie als Vertriebsleiter die wichtigsten Prioritäten Ihres Teams fest

Oben haben wir verschiedene Anwendungsfälle für Customer Relationship Management-Software erörtert. Jeder dieser Fälle hat seine eigenen einzigartigen Herausforderungen, Bedürfnisse und Prioritäten.

Viele Plattformen sind auf bestimmte Anwendungsfälle zugeschnitten. Sie heben die Funktionen und Möglichkeiten hervor, die für den jeweiligen Anwendungsfall am wichtigsten sind.

Als Vertriebsleiter müssen Sie also den Anwendungsfall für Ihr Team genau kennen und wissen, welche Prioritäten Sie bei einem CRM setzen.

Arbeitet Ihr Team beispielsweise mit einer großen Anzahl an eingehenden Leads? Dann benötigen Sie wahrscheinlich Funktionen zur E-Mail-Automatisierung und zum Erstellen von E-Mail-Sequenzen.

Leiten Sie ein Vertriebsteam im Außendienst? Dann brauchen Sie vielleicht ein CRM, das über eine mobile App und leistungsstarke Gebietsmanagementfunktionen verfügt.

Ist Ihr Team hauptsächlichim Outbound-Vertrieb tätig? Dann ist ein integriertes Telefonsystem für Sie von großer Bedeutung.

Wenn Sie definieren, wie Ihr Team das CRM hauptsächlich nutzen wird, erhalten Sie ein klareres Bild von Ihren Prioritäten. So können Sie die Liste der verfügbaren CRMs auf diejenigen eingrenzen, die für Ihren Anwendungsfall entwickelt wurden.

Schritt 2: Entscheiden Sie, ob Sie ein End-to-End-Tool oder eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Vertriebsplattform benötigen

Manche Vertriebsleiter betrachten das CRM als das A und O ihrer technischen Ausstattung. Aber ist das immer der Fall?

Es stimmt, dass viele CRMs Funktionen für den Vertrieb, das Marketing und andere Teams in Ihrem Unternehmen enthalten. Die Frage, die Sie beantworten müssen, ist folgende: Möchte ich eine Komplettlösung oder möchte ich spezielle Tools einsetzen, die meinen spezifischen Anforderungen entsprechen?

Große CRM-Systeme wie Salesforce bieten beispielsweise unzählige Funktionen und Möglichkeiten für verschiedene Teams. Aber fragen Sie sich einmal: Wie viele dieser Funktionen wird mein Team tatsächlich täglich nutzen? Bei einem CRM gilt definitiv: Mehr ist nicht gleich besser – denn obwohl leistungsstarke Anpassungsfunktionen großartig sind, belasten sie gleichzeitig das gesamte System und die Arbeitsabläufe.

Nur um ein Beispiel zu nennen:Das Vertriebsteam bei FourSquare musste 16 Klicks ausführen, um einen einzigen Verkaufsanruf zu protokollieren. Das klingt vielleicht nicht nach einer großen Sache, aber bedenken Sie Folgendes: Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter täglich 100 Anrufe tätigen, sind das 1600 sich wiederholende Mausklicks pro Tag. Und das nur für die Erfassung von Anrufen – etwas, das andere Vertriebs-CRMs automatisch erledigen. Das ist ein echter Stimmungskiller. Sie wollen, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter in Topform sind, wenn sie mit potenziellen Kunden sprechen, und nicht frustriert sind, weil sie den ganzen Tag mit umständlicher Vertriebssoftware hantieren müssen.

Oft ist es sinnvoller, eineVertriebsplattform aufzubauen,die Ihrem Team genau die Funktionen bietet, die Sie benötigen, anstatt eine sogenannte All-in-One-Lösung zu kaufen, die voller Funktionen steckt, die Sie wahrscheinlich nie nutzen werden.

Durch die Kombination mehrerer Tools können Sie die Lösung an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen. Für eine Versicherungsgesellschaft könnte beispielsweise ein CRM-System sinnvoller sein, das sich in andere versicherungsspezifische Software wie Quotehound integrieren lässt.

Natürlich müssen Sie als Vertriebsleiter gemeinsam mit anderen Führungskräften in Ihrem Unternehmen entscheiden, welche Lösung für alle Beteiligten am sinnvollsten ist.

Schritt 3: Ermitteln Sie gemeinsam mit Ihrem Team die wesentlichen Funktionen

Ihre Vertriebsmitarbeiter sind diejenigen, die tagein, tagaus mit dem CRM arbeiten. Sie sind diejenigen, die Informationen erfassen, Anrufe tätigen, E-Mails versenden und andere Vertriebsaufgaben erledigen müssen.

Sprechen Sie also mit Ihrem Team, wenn Sie ein CRM-System für es auswählen, anstatt es zu zwingen, auf ein neues Tool umzusteigen, das für seine Prozesse oder Bedürfnisse möglicherweise nicht sinnvoll ist.

Versammeln Sie Ihre Vertreter. Fragen Sie sie, was in dem System, das sie gerade benutzen, fehlt. Was hindert sie daran, voll produktiv zu sein? Welche Funktionen oder Möglichkeiten nutzen sie gerne? Was würde das ideale Tool für sie leisten? Mit welchen anderen Tools aus ihrem Arsenal sollte die Software integriert werden?

Diese Fragen zu stellen und sie in den Entscheidungsfindungsprozess einzubeziehen, wird ebenfalls dazu beitragen, die CRM-Einführung zu verbessern.

Schritt 4: Erstellen Sie eine Liste mit unverzichtbaren Punkten (und eine separate Liste mit wünschenswerten Punkten)

Nachdem Sie alles mit Ihrem Team und anderen Führungskräften in Ihrem Unternehmen besprochen haben, ist es an der Zeit, zwei sehr klare Listen zu erstellen: Ihre „Must-haves“ und Ihre „Nice-to-haves“. Zu Ihren Aufgaben beim Verkauf an potenzielle Kunden gehört es,ihnen dabeizu helfen, ihre Prioritäten klar zu erkennen. Gehen Sie bei Ihrem eigenen CRM-Kaufprozess genauso vor.

Ihre "Must-have"-Liste enthält alle Funktionen oder Möglichkeiten, ohne die Ihr Team nicht leben kann. Dazu gehören auch wichtige Integrationen, die Ihr Team benötigt, um richtig zu funktionieren. Es sind die Anforderungen, die tatsächlich zum Problem werden, wenn sie nicht erfüllt werden.

Wenn Sie eine Liste mit unverzichtbaren Funktionen haben, können Sie jede CRM-Lösung, die diese Funktionen nicht bietet, sofort ausschließen.Fehlt eine dieser unverzichtbaren Funktionen, ist es nicht das richtige Tool für Ihr Team.

Um das ideale CRM für Ihr Team auszuwählen, ist es auch wichtig, eine "Nice-to-have"-Liste zu erstellen. Diese Funktionen sind für die tägliche Arbeit Ihres Teams nicht unbedingt erforderlich, aber sie würden Ihnen das Leben sicher sehr erleichtern (oder einfach nur Spaß machen).

Die Kombination dieser Listen ist das ideale CRM für Ihr Team, und wenn Sie eines finden, das alles auf beiden Listen enthält, werden Sie am Ende des Tages wahrscheinlich auch einen Topf voll Gold am Ende des Regenbogens finden (was beides nicht sehr wahrscheinlich ist, sorry!).

Denken Sie daran, für alles offen zu sein - manchmal können die Merkmale oder Funktionen auf beiden Listen durch Integrationen ergänzt werden, selbst wenn das CRM selbst nicht genau das bietet, was Sie wollen.

Schritt 5: Testen Sie verschiedene Tools

Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie von einem CRM (und dem Rest Ihres Vertriebsstacks) erwarten.

Aber es gibt nichts Besseres, als ein Werkzeug in die Hand zu nehmen und es selbst auszuprobieren.

Machen Sie sich also auf den Weg und probieren Sie verschiedene Tools aus. Melden Sie sich für kostenlose Testversionen der CRMs an, die Ihren Anforderungen entsprechen. Laden Sie Ihre Mitarbeiter ein, die verschiedenen Tools auszuprobieren. Dann können Sie die verschiedenen Tools, die Sie in Betracht ziehen, ehrlicher vergleichen.

Sind Sie bereit für eine kostenlose Testversion eines CRM-Systems, das speziell auf Ihren Vertriebsprozess zugeschnitten ist und Ihre Ergebnisse optimiert? Testen Close 14 Tage lang, ganz kostenlos (wir fragen nicht einmal nach Ihrer Kreditkarte).

Wenn Sie mit dem Testen von CRMs beginnen, wie können Sie dann das richtige CRM für Ihr Team vergleichen und bewerten?

Vergleich der wichtigsten CRM-Funktionen: Was sollte ein gutes CRM bieten?

Wie bereits erwähnt, hängen die richtigen Funktionen für Ihr Team davon ab, welche Art von Vertriebssystem und -prozess Sie verwenden.

Dennoch gibt es einige grundlegende Funktionen, die jedes Vertriebs-CRM unbedingt enthalten muss.

Möchten Sie sicherstellen, dass Sie das meiste für Ihr Geld bekommen? Dann sollten Sie diese wichtigen Funktionen auf Ihre Liste der "Must-haves" setzen:

• Lead- und Kontaktmanagement: Dies mag zwar ein wenig offensichtlich erscheinen, aber Sie sollten sicherstellen, dass das von Ihnen gewählte CRM über ein optimiertes Lead- und Kontaktmanagement verfügt. Sie wollen nicht, dass wichtige Informationen verloren gehen. Stellen Sie also sicher, dass der automatische Lead-Import eine Option ist.
• Historische Ansicht der Interaktionen: Um Beziehungen zu verwalten, müssen Sie frühere Interaktionen sehen. Dies ist ein Muss für jedes gute CRM.
• Pipeline-Management: Eine übersichtliche Vertriebspipeline verschafft Ihnen einen einfachen Überblick über offene Verkaufschancen. Ihr CRM-System muss über eine Pipeline-Ansicht verfügen, damit Sie sehen können, wie sich Geschäfte durch den Trichter bewegen, wo Ihr Team Unterstützung benötigt und welche Geschäfte noch einen zusätzlichen Anstoß benötigen, um zum Abschluss zu kommen.

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• Telefoniefunktionen: Nahezu jedes Vertriebsteam weltweit telefoniert mit seinen Interessenten, Leads und Kunden. Wenn das von Ihnen gewählte CRM keineintegrierten Telefoniefunktionenbietet (wie beispielsweise integriertes VoIP, einen Power Dialer,einen Predictive Dialer oder automatische Aufzeichnung und Voicemail-Hinterlegung), sollte es sich zumindest nahtlos in ein Tool integrieren lassen, das diese Funktionen bietet.
• E-Mail und Automatisierung: E-Mails sind ein weiteres unverzichtbares Werkzeug im Repertoire eines Vertriebsmitarbeiters. Ein gutes CRM ermöglicht es Ihnen, E-Mails zu versenden und diese automatisch zu protokollieren. Ein hervorragendes CRM bietet Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit,automatisierte E-Mail-Sequenzeneinzurichten und Vorlagen zu erstellen, die Ihr Team nutzen und spontan anpassen kann.
• Lead-Segmentierung: Ein gutes CRM liefert Ihnen nicht nur eine riesige Liste von Leads. Es ermöglicht Ihnen, diese Leads nach von Ihnen gewählten Kriterien zu segmentieren und zu gruppieren. Dies sieht je nach System unterschiedlich aus – in Close können Sie beispielsweise „Smart Views“ einrichten, die sich automatisch aktualisieren, sobald neue Leads eingehen oder sich deren Status ändert. Sie können alles Mögliche tun, von der Erstellung einer Liste mit Leads, die Ihrem Idealprofil entsprechen und in den letzten 7 Tagen nicht kontaktiert wurden, bis hin zur Erstellung einer Liste mit Demo-Teilnehmern, die noch keinen Termin für das nächste Gespräch mit einem Vertriebsmitarbeiter vereinbart haben.
• Einfache Suche: Jedes gute Tool für das Kundenbeziehungsmanagement sollte über eine Suchleiste verfügen, mit der Sie nach wichtigen Informationen, Leads oder Unternehmen in Ihrer Pipeline suchen können.
• Aufgaben und Benachrichtigungen: Damit Ihr Team den Überblick behält, sollte die Plattform Aufgabenfunktionen und Benachrichtigungen über anstehende Aufgaben oder geplante Sitzungen enthalten.
• Vertriebsberichte: Wichtige Vertriebskennzahlen sollten in Ihrem CRM erfasst werden, und die Berichte sollten leicht zugänglich und exportierbar sein. Eine gute Plattform lässt sich zudem mit anderen Tools für die Vertriebsberichterstattung integrieren, sodass Sie bei Bedarf jederzeit die Möglichkeit haben, Ihre Berichterstattung zu optimieren.
• Aktivitätsberichte für Vertriebsmitarbeiter: Da Ihr CRM die zentrale Drehscheibe ist, an der Ihr Team am aktivsten ist, sollten Aktivitätsberichte leicht zugänglich sein. So erfahren Sie, wie viel Zeit Ihre Vertriebsmitarbeiter am Telefon verbringen, wie viele E-Mails sie versenden und erhalten weitere wichtige Kennzahlen zu ihren Aktivitäten. (Bonus: Einige Systeme verfügen über eineintegrierte Rangliste, die auf den Vertriebsaktivitäten basiert und den Vertriebsmitarbeitern einen zusätzlichen Anreiz bietet, zum Telefon zu greifen und es an die Spitze der Liste zu schaffen.)

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• Zapier-Integration: Welche Integrationen für Sie am wichtigsten sind, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab, dochZapier ist eine Integration, auf die Ihr CRM nicht verzichten sollte. Wenn ein CRM über eine integrierte Verbindung zu Zapier verfügt, eröffnet dies die Flexibilität, eine Verbindung zu mehr als 1000 anderen Tools herzustellen und diese auf vollständig individuelle Weise miteinander zu verknüpfen.
• Funktionen zur Umsatzprognose: Die Einschätzung der Abschlusswahrscheinlichkeit, der prognostizierte Geschäftswert und die Verfolgung des Verkaufszyklus sollten alle Teil Ihres CRM-Systems sein.Prognosefunktionenhelfen Ihnen dabei, Ihre Ziele im Blick zu behalten, und warnen Sie frühzeitig, wenn Sie in Verzug geraten. In Close beispielsweise zeigt Ihnen die Pipeline-Ansicht den Wert aller Geschäfte in einer aktuellen Phase sowie den erwarteten Jahres- und Monatswert an. Diese Werte werden automatisch aktualisiert, wenn Geschäfte die verschiedenen Phasen durchlaufen.
• Einfache Anpassung: Ihr Vertriebsprozess und Ihr Team sind einzigartig – Ihr CRM sollte diese Einzigartigkeit berücksichtigen, anstatt sie in generischen Standardlösungen einzuengen. Benutzerdefinierte Felder für Leads, benutzerdefinierte Pipeline-Phasen und benutzerdefinierte Berichts-Dashboards sind nur einige Beispiele für Anpassungsmöglichkeiten, die Ihr CRM bieten sollte.

CRM-Ratgeber: So bewerten Sie die besten CRM-Lösungen

Sie haben mit Ihrem Team gesprochen. Sie haben Prioritäten gesetzt. Sie haben eine "Must-have"-Liste und eine "Nice-to-have"-Liste erstellt. Und Sie haben bereits damit begonnen, verschiedene CRMs zu testen.

Sie stehen mehr denn je kurz vor einer Entscheidung. Aber wie können Sie beurteilen, welches CRM für Ihr Team am besten geeignet ist?

Wenn Sie Ihre Optionen eingrenzen und eine endgültige Entscheidung treffen wollen, finden Sie hier einige Faktoren, um die beste CRM-Lösung für Ihre individuellen Anforderungen zu finden:

Der wichtigste CRM-Bedarf Ihres Teams

Oben haben wir Sie gebeten, eine klare Priorität für Ihr CRM zu setzen.

Vergleichen Sie nun die von Ihnen ausgewählten CRM-Optionen mit der von Ihnen festgelegten Priorität.

Wenn das CRM Ihre wichtigsten Anforderungen erfüllt, hat es die erste Phase bestanden.

Unterstützung und Erfolg

Um eine gute Entscheidung zu treffen, ist es wichtig zu wissen, welche Art von Unterstützung Sie vom Team Ihres neuen CRM erhalten werden.

Finden Sie heraus, welche Art von Support-Optionen dieses CRM bietet. Müssen Sie mit einem Chatbot durch Reifen springen oder können Sie bei Bedarf direkt mit dem Support-Team kommunizieren?

Verfügt dieses CRM auch über ein spezielles Erfolgsteam? Müssen Sie dafür bezahlen, oder können Sie sich kostenlos mit diesem Team verbinden?

Einarbeitung und Schulung

Wenn Sie mit einem neuen CRM beginnen, benötigen Sie und Ihr Team einige grundlegende Schulungen und Einweisungen.

Bietet Ihnen dieses CRM einfache Schulungsmöglichkeiten? Gibt es Ressourcen, die Sie in Ihrem eigenen Tempo durchgehen können? Welche Art von Onboarding kann Ihr Team erwarten?

Optionen für die Datenmigration

Ihre historischen Verkaufsdaten sind ein wesentlicher Bestandteil Ihres Unternehmens. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie sich über die einzelnen Schritte informieren, die Sie unternehmen müssen, um Daten aus Ihrem bisherigen CRM in Ihr neues CRM zu importieren.

Gibt es einen einfachen Importprozess? Bietet das Unternehmen Ihnen Hilfe an? Wenn Sie Hilfe bei der Datenmigration erhalten können, müssen Sie dafür bezahlen?

Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz

Ein großer Funktionsumfang ist ein glänzendes Spielzeug, das von einer schlechten Benutzeroberfläche ablenken kann. Aber die Benutzerfreundlichkeit des Produkts ist viel wichtiger als die Anzahl der Funktionen, die es Ihnen bietet.

Warum? Wenn das System nicht benutzerfreundlich ist, wird Ihr Team noch weniger motiviert sein, es zu nutzen. Sie zahlen mehr für ein System, das Ihnen nicht den erwarteten ROI bringt, weil die Endbenutzer in Ihrem Team nicht zufrieden damit sind.

Je benutzerfreundlicher Ihr neues CRM ist, desto besser wird es von Ihrem Vertriebsteam angenommen.

Flexible Integrationen

Integrationen sind gut, aber die Flexibilität innerhalb dieser Integrationen ist entscheidend.

Bevor Sie sich also für ein CRM entscheiden, sollten Sie dies tun:

• Erstellen Sie eine Liste der Integrationen, die Ihr Team wünscht oder benötigt
• Führen Sie die spezifischen Funktionen auf, für die Sie diese Integrationen benötigen

Wenn Sie dann mit Ihrem CRM-Anbieter sprechen, sollten Sie genaue Angaben zu den für Sie wichtigen Integrationen machen. Wenn es sich um eine native Integration handelt, erfüllt sie die Aufgabe, die Sie benötigen?

Wenn Sie sich diese Fragen nicht stellen, könnten Sie später von einer schwachen Integration, die nicht das tut, was Sie brauchen, unangenehm überrascht werden.

Das ist einer der Gründe, warum Zapier eine so wichtige Integration für jedes CRM und jedes Team ist. Wenn Ihr CRM mit Zapier verbunden ist, können Sie sicher sein, dass Sie mehr flexible Optionen für Integrationen haben.

Preistransparenz

Jetzt wissen Sie, wie viel Sie bereit sind, für ein CRM auszugeben. Aber wissen Sie auch genau, wie viel dieses CRM kosten wird?

Die Transparenz des Preises kann ein entscheidender Faktor beim Kauf eines CRM sein. Einige Systeme haben komplexe Preispläne mit vielen Zusatzleistungen und versteckten Kosten. Wenn Sie die wichtigsten CRM-Optionen vergleichen, sollten Sie alle Preisseiten auf den Websites der Anbieter vergleichen.

Wie transparent ist die Preisgestaltung? Gibt es einen festen Preis pro Nutzer/pro Monat oder basiert der Preis auf einer Kennzahl wie der Anzahl der Leads? Sind Ihre wesentlichen Funktionen in einem niedrigeren Tarif enthalten, oder sind sie nur in teureren Tarifen verfügbar? Oder schlimmer noch, können Sie auf Ihre wichtigsten Funktionen nur zugreifen, wenn Sie für zusätzliche Add-ons bezahlen?

Die Transparenz der Preisgestaltung sagt viel über das Unternehmen aus, bevor man überhaupt mit ihm gesprochen hat.

Sicherheit und Compliance

Die Daten Ihrer Kunden sind sensibel, deshalb müssen Sie dafür sorgen, dass sie sicher sind.

Die Sicherheit ist ein wichtiger Faktor, der Ihnen bei der Entscheidung für oder gegen den Kauf eines CRM helfen kann.

Je nach Art Ihres Unternehmens kann auch die Einhaltung bestimmter rechtlicher Anforderungen über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Wenn Ihr Unternehmen im Umgang mit Kundendaten behördlichen Auflagen unterliegt, sollten Sie sicherstellen, dass das von Ihnen verwendete CRM-System über die notwendigen Funktionen verfügt, um diese Auflagen zu erfüllen.

Soziale Bestätigung

Ganz gleich, ob wir uns für ein Eis entscheiden, eine neue Haargelmarke aussuchen oder eine Software für unser Unternehmen kaufen - wir alle lieben es, zu sehen, wie anderen etwas gefällt, bevor wir uns zum Kauf entschließen.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich informieren, was andere Leute über das CRM sagen, das Sie kaufen möchten.

Beginnen Sie mit Kundenberichten und Fallstudien auf der Website des CRM-Anbieters. Wie nutzen die Kunden das Produkt? Mit welchen Funktionen sind sie besonders zufrieden? Welche Integrationen und Automatisierungen nutzen sie?

Bewertungsportale wie G2 oder Capterra können Ihnen ebenfalls helfen, die allgemeine Zufriedenheit mit diesem CRM zu ermitteln.

Und schließlich sollten Sie sich an die sozialen Medien wenden. Was sagen die Leute online über dieses CRM?

Bei der Durchsicht all dieser verschiedenen Arten von Social Proof sollten Sie nicht nur darauf achten, ob die Person mit dem CRM zufrieden war oder nicht. Suchen Sie nach spezifischen Erwähnungen des Support-Teams. Suchen Sie nach Bewertungen, die sich auf die Benutzeroberfläche beziehen.

Und vor allemsollten Sie versuchen, konkrete Erfahrungsberichte von Unternehmen zu finden, die Sie als vergleichbar ansehen – sei es, weil sie in derselben Branche tätig sind oder etwa dieselbe Größe haben. So erfahren Sie nicht nur, ob es sich um ein gutes CRM-System handelt, sondern auch, ob es für Ihr Unternehmen geeignet ist.

12 Fragen, die Sie Ihren CRM-Anbietern stellen sollten

CRM-Anbieter wissen, wie sie ihr Produkt verkaufen können - ein guter Verkäufer ist ein Experte für sein CRM und weiß, wie er es richtig präsentiert.

Natürlich wollen Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Informationen erhalten, um die verschiedenen Optionen fair zu bewerten. Was sollten Sie Ihren CRM-Anbieter also fragen, was er Ihnen im Verkaufsgespräch vielleicht nicht sagt?

Wenn Sie klare, positive Antworten auf diese Fragen erhalten, können Sie beim Kauf eines CRM-Systems eine fundiertere Entscheidung treffen.

Wie man den Erfolg eines CRM-Systems bewertet

Endlich ist der Tag gekommen - Sie haben alle verschiedenen CRM-Optionen verglichen und diejenige ausgewählt, die für Ihr Team garantiert funktioniert.

Oder doch nicht?

Wie können Sie nach einiger Zeit sicher sein, dass sich der Kauf gelohnt hat?

Hier sind einigewichtige Vertriebskennzahlen und KPIs, anhand derer Sie erkennen können, wie erfolgreich Ihr CRM ist:

• ROI:Dies ist natürlich die wichtigste Kennzahl zur Bewertung Ihres neuen CRM-Systems. Bringt es Ihnen mehr Geld ein, als Sie dafür ausgeben? Wenn ja, wie viel mehr? Messen Sie den ROI regelmäßig, um festzustellen, wie wertvoll dieses CRM-System für Ihren Vertriebsprozess und Ihr Unternehmen ist.
• Ziel- und Quotenerreichung:Was wollten Sie mit diesem neuen CRM erreichen? Haben Sie diese Ziele nach einer angemessenen Zeitspanne erreicht?Erreichen Ihre Vertriebsmitarbeiterihre Quoten regelmäßig? Wenn ja, sind Sie auf dem richtigen Weg.
• Konversionsrate:Anhand der Gesamtkonversionsrate sowie der Konversionsrate nach Phasen können Sie erkennen, ob das CRM dazu beiträgt, Ihren Prozessablauf reibungsloser zu gestalten.
• Verkaufszyklusdauer:Ein gutes CRM-System hilft Ihrem Vertriebsteam, produktiver zu arbeiten. Wenn alles reibungslos funktioniert, sollte sichdie DauerIhresVerkaufszyklusverkürzen.
• Umfang der Kundenansprache:Eine höhere Produktivität bei den Vertriebsaktivitäten sollte sich auch in der Anzahl der Kundenansprachen widerspiegeln, die Ihr Team innerhalb derselben Arbeitszeit durchführen kann.
• Akzeptanz und Aktivität:Die Verkaufszahlen mögen schwanken, doch wenn die Akzeptanz gering ist, leidet auch alles andere darunter. Behalten Sie im Auge, wie Ihre Vertriebsmitarbeiter mit dem neuen CRM arbeiten, und sprechen Sie regelmäßig mit ihnen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie sie das neue System empfinden. Wenn Sie ein Problem feststellen, sollten Sie zunächst zusätzliche Schulungen anbieten, damit sie sich mit dem neuen System besser zurechtfinden.

Wenn alles in Ihrem neuen CRM reibungslos läuft, sollten sich diese Kennzahlen im Laufe der Zeit allmählich verbessern.

So nutzen Sie diesen CRM-Einkaufsratgeber

Wir haben mehr getan, als Ihnen eine unübersichtliche Liste von Hunderten von Funktionen zu geben, die Ihr CRM haben kann oder nicht.

Stattdessen haben Sie jetzt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Auswahl, Prüfung und Bewertung des Erfolgs eines neuen CRM.

Alles beginnt mit Ihren individuellen Zielen als Vertriebsleiter und als Team. Sie bestimmen, was für Ihre Mitarbeiter am wichtigsten ist, und davon lassen Sie sich bei Ihren Entscheidungen leiten, wenn Sie sich durch das Meer von Kundenbeziehungsmanagement-Optionen auf dem Markt wühlen.