Automatisierung ist effizient, doch die Automatisierung der falschen Dinge kann Ihre Vertriebspipeline zum Erliegen bringen. Die eigentliche Frage lautet nicht, ob man automatisieren soll, sondern was man automatisieren sollte. Zu viele Teams verwechseln Schnelligkeit mit Strategie und automatisieren den emotionalen Kern ihrer Marke, anstatt Routineaufgaben und logistische Engpässe zu automatisieren, die niemand sieht.
Aber was ist eigentlich „Routinearbeit“? Was sind diese logistischen Engpässe? Wir haben das auf einen Grundsatz reduziert, an den wir uns halten: Automatisiere den Prozess, nicht die Beziehung.
Lassen Sie uns das in konkrete Entscheidungen aufschlüsseln, damit Sie entscheiden können, was automatisiert werden soll und was den Menschen überlassen bleiben soll.
Was sollte automatisiert werden? (und warum)
Automatisierung funktioniert am besten, wenn es viele technische Aufgaben gibt, die besser von einer Maschine erledigt werden. In der Regel handelt es sich dabei um einen Rückstau an Routinearbeiten, die mindestens eines der folgenden Merkmale aufweisen:
🔁 Routinemäßig: Aufgaben , die weder Urteilsvermögen noch Feingefühl oder menschliches Einfühlungsvermögen erfordern. Sie eignen sich perfekt, wenn sie zeitaufwendig, aber wenig menschlicher Interaktion bedürfen. Dazu gehören beispielsweise Erinnerungsnotizen, die Terminplanung und Zusammenfassungen von Telefonaten.
📈 Datengestützt: Prozesse, die Mustererkennung erfordern. Dazu gehören beispielsweise das Lead-Scoring, die Berichterstattung über Ihre Umsatzprognosen oder die Analyse des Kundenverhaltens anhand von Tabellen zur Lead-Konversion.
⏰ Logistisches: Dinge , die du nicht mehr selbst erledigen musst, seit es Computer gibt. Dazu gehören interne Benachrichtigungen, die Einarbeitung neuer Kunden oder die Nachverfolgung, welche Angebote du an welche Kunden verschickt hast.
„Der faule Marketingfachmann wird KI nutzen, um sein faules Marketing auszuweiten“, sagte Kieran Flanagan, Leiter des Bereichs KI & GTM bei HubSpot. „Der Marketingfachmann mit fundiertem Fachwissen wird sie nutzen, um die Wirkung zu steigern.“
Bevor Sie jedoch etwas bewirken können, benötigen Sie Automatisierung, die Ihnen Zeit spart. Je weniger Zeit Sie mit logistischen Rückständen verbringen, desto mehr Zeit haben Sie, sich auf andere Menschen zu konzentrieren.
Vor diesem Hintergrund wollen wir uns einige Anwendungsfälle für die Automatisierung ansehen, die Ihnen helfen, diese Wirkung zu verstärken.
Datenanreicherung
Bei der Datenanreicherung werden die fehlenden Angaben zu Leads ergänzt, die in Ihr CRM eingegeben wurden. Unternehmensgröße, Berufsbezeichnung, LinkedIn-URL – es handelt sich dabei um alle Informationen, die Sie aus externen Quellen beziehen können, um Ihre Vertriebspipeline zu optimieren.
Sie können KI nutzen, um Felder in Close auszufüllen, Close Ihr Team alle wichtigen Informationen auf einen Blick hat. Dabei versendet kein Bot LinkedIn-Direktnachrichten, um diese Informationen zu erhalten. Alles basiert auf einfachen Webrecherchen, die Sie auch selbst hätten durchführen können. (Zumindest vor der Einführung der KI.)
Leitungsführung und Zuständigkeit
Die Lead-Weiterleitung leitet eingehende Leads an den richtigen Vertriebsmitarbeiter in Ihrem Team weiter. Dieser Prozess stützt sich auf vordefinierte Regeln wie Gebiet/Standort, Branche oder das voraussichtliche Geschäftsvolumen.
So sieht das in der Praxis aus: Stellen Sie sich vor, ein Interessent füllt auf Ihrer Website ein Formular für eine Produktdemo aus. Close erkennt den Filter für die Unternehmensgröße und ordnet den Interessenten dem Vertriebsmitarbeiter zu, der für größere Unternehmen zuständig ist.
Es gibt keinen Überfluss an eingehenden Leads. Es gibt lediglich eine Pipeline, die potenzielle Kunden anhand der von Ihnen festgelegten Kriterien an das zuständige Teammitglied weiterleitet. Und da die Vertriebsmitarbeiter weniger zu tun haben, können sie sich darauf konzentrieren, mit einer menschlichen Note auf die Kunden zuzugehen – persönlich und authentisch, nicht künstlich.
Triggerbasierte Abläufe
Eine triggerbasierte Sequenz löst automatisierte Aktionen aus, die auf dem Verhalten des Interessenten basieren. Wenn ein Interessent beispielsweise einen Leitfaden von Ihrer Website herunterlädt, aber innerhalb von drei Tagen keinen Termin vereinbart, Close automatisch eine freundliche Erinnerung versenden, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind.
Terminplanung
Durch die Terminvereinbarung können Interessenten einen Termin in Ihrem Kalender auswählen, ohne dass es zu unnötigem Hin und Her wie bei einem „Telefon-Pingpong“ kommt.
Diese Terminplanungs-Tools sind mittlerweile so weit verbreitet, dass potenzielle Kunden heutzutage oft eine automatische Abwicklung erwarten. Die Automatisierung übernimmt die Terminbestätigung, indem alle relevanten Angaben in eine E-Mail übernommen werden.
CRM-Pflege
Unter CRM-„Hygiene“ versteht man , die Pipeline übersichtlich und funktionsfähig zu halten. Das bedeutet: keine Duplikate oder veralteten Statusangaben zu potenziellen Kunden, die einen daran zweifeln lassen, ob überhaupt jemand den Überblick behält.
Im Idealfall fehlen bei Ihren CRM-Interessenten keine Informationen. KI kann doppelte Kontakte kennzeichnen oder das zuständige Teammitglied daran erinnern, den Status eines Leads zu aktualisieren, wenn seit längerer Zeit keine Aktualisierung vorgenommen wurde. Auf diese Weise überschätzen Sie die Größe Ihrer Pipeline nicht.
Was niemals automatisiert werden sollte
Unsere Faustregel: Wenn Emotionen oder eine persönliche Note gefragt sind, ist dies wahrscheinlich ein Fall für die Interaktion von Mensch zu Mensch.
Der Vertrieb ist nach wie vor ein von Menschen geprägtes Geschäft. Wenn Sie sich nicht wohl dabei fühlen, einen Teil Ihrer Pipeline zu automatisieren, müssen Sie das auch nicht tun. Und wenn Sie so empfinden, gibt es dafür meist einen Grund.
Hast du schon mal vom „Uncanny Valley“ gehört? Das ist die Vorstellung, dass eine Simulation eines Menschen in der Robotik oder Computergrafik zwar größtenteils den Erwartungen entspricht, aber dennoch unsere inneren „Grusel“-Alarme auslöst. Und obwohl KI sehr nützlich ist, um viele tolle Dinge zu automatisieren, gelingt es ihr nicht immer, dieses Tal zu umgehen.
Man sollte etwas nicht automatisieren, wenn man seine beste Arbeit leistet, wenn es…
- Emotional: Selbst wenn es sich um etwas so Unverbindliches handelt wie jemandem vor einem dreitägigen Wochenende einen schönen Tag zu wünschen, sollte diese Geste deine Menschlichkeit zum Ausdruck bringen.
- Vertrauensaufbau: Wenn du einen Kommentar unter einem Social-Media-Beitrag hinterlässt und dabei offensichtlich ist, dass du den Beitrag gar nicht gelesen hast, hat der Verfasser das Gefühl, dass du ihn nur nach Likes und Interaktionen abfischst.
- Persönliches: Wir bleiben oft einer Marke treu, wenn wir dort jemanden kennen. Aber „kennt“ man jemanden wirklich, wenn zwischen den eigenen Kontaktaufnahmen und den Antworten ein Kokon aus KI-Automatisierung steht?
Schauen wir uns einige konkrete Beispiele an.
Individuell angepasste Kaltakquise-E-Mails
KI kann Informationen über einen potenziellen Kunden abrufen und Ihnen dabei helfen, gemeinsame Interessen zu finden. So weit, so gut. Aber hier ist ein Beispiel dafür, was Sie nicht schreiben sollten :
Herzlichen Glückwunsch dazu, dass du ein… [wir werfen einen Blick auf die Biografie]… ergebnisorientierter B2B-Vordenker bei Acme bist!
Es ist offensichtlich, dass du dir einfach nur die Biografie angesehen und den Text kopiert und eingefügt hast. Es ist besser, wenn ein Mensch selbst etwas entdeckt, das ihr tatsächlich gemeinsam habt, und das als Anlass nimmt, Kontakt aufzunehmen.
KI kann Ihnen definitiv dabei helfen, Ideen zu entwickeln. Allerdings muss ein Mensch die Erstkontakt-E-Mail vor dem Versand noch einmal überprüfen.
Kommentare auf LinkedIn
Die Stimmung ist entscheidend. Nirgendwo wird das deutlicher als in den Kommentaren zu einem LinkedIn-Beitrag, wo es vor allem auf durchdachte, persönliche Interaktionen (inklusive Insider-Witzen und Verweisen auf den Beitrag selbst) ankommt.
Niemand möchte so jemand sein. Jemand, der ganz offensichtlich KI einsetzt, um 50 schnelle Kommentare zu produzieren, nur damit er im Algorithmus auftaucht. Jemand, der den gerade gelesenen Beitrag in fünf kurzen Worten zusammenfasst und dann geht, ohne noch etwas beizutragen.
Wenn du also nicht so jemand sein willst, gibt es nur einen Weg, das zu vermeiden. Du kannst das nicht automatisieren.
Eine Reaktion, die vom emotionalen Kontext abhängt
Manche Nachfass-Nachrichten sind völlig in Ordnung, wenn sie von einer KI stammen. Manchmal erwarten die Leute nichts weiter als eine kurze Rückmeldung in einem Satz, ohne viel zusätzlichen Kontext.
Was aber, wenn es noch mehr Hintergrundinformationen gibt?
Vielleicht hast du diesen bestimmten Kunden durch eine schwierige Produktvorführung begleitet, bei der er immer wieder Einwände vorbrachte. Würde ein fröhliches „Vielen Dank für deine Zeit! Bleiben wir in Kontakt!“ in diesem Zusammenhang wirklich funktionieren?
Stattdessen kann ein Mensch dem Nachfassgespräch diese zusätzliche emotionale Ebene verleihen. Lassen Sie einen Menschen das Ganze prüfen. Halten Sie inne. Spüren Sie die Stimmung im Raum. Haken Sie mit einer kleinen Nuance nach: „Ich verstehe vollkommen, welche Bedenken Sie hinsichtlich der Umsetzung hatten – wenn Sie dafür offen sind, würde ich Ihnen gerne erzählen, wie ein anderer Kunde genau diese Hürde gemeistert hat.“
Vordenkerrolle
Das Ziel von Thought Leadership ist es, sich von der Masse abzuheben. Das birgt Risiken. Es erfordert, gegen den Strom zu schwimmen. Es erfordert den Mut, etwas zu posten, wodurch man vielleicht ein paar Follower verliert.
Das ist in der Regel auch nicht die Stärke generativer KI. Wenn Sie dieselben Tools verwenden wie alle anderen – und dazu noch dieselben Eingabeaufforderungen –, dann wird Ihre Vordenkerrolle so klingen, als stamme sie aus derselben Content-Fabrik.
Weil es so war.
Vordenkerrolle muss neue Wege beschreiten. Manchmal sollte sie auch für Reibung sorgen. Doch die einzige Reibung, die Sie damit auslösen, ist die innere Unruhe, die jemand verspürt, wenn er sich Ihre Inhalte zur Vordenkerrolle ansieht und denkt:
„Warum klingt das so … mechanisch?“
Persönliche Anmerkungen oder Hinweise
Spontane E-Mails, Dankesbriefe und kurze Nachfragen – wenn es nicht viel Aufwand erfordert, kann eine kleine persönliche Geste viel bewirken.
„Ich habe gehört, dass du bei X gesprochen hast“ oder „Ich habe gesehen, dass du diese Woche Y vorgestellt hast“ oder „Dein Beitrag hat mir sehr gefallen, weil ich auch Z mache“ – das sind tolle Möglichkeiten, Kontakt aufzunehmen – vorausgesetzt, es stimmt auch.
Der Versuch, solche Inhalte mit KI zu erstellen, kann unangenehme Folgen haben. Außerdem haben Menschen ein sehr gutes Gespür für Unsinn und merken schnell, wenn etwas nach einer reinen Transaktion wirkt. Sag der KI nicht, sie solle behaupten, dass du auch [Thema hier einfügen] liebst, denn eines Tages könnte dich jemand darauf ansprechen.
Die Grauzone meistern: Menschlich gesteuert, KI-gestützt
Im Idealfall sollte Ihr Vertriebsteam in einer automatisierten Grauzone agieren.
Die Grauzone entsteht, wenn man nicht alles automatisiert. Man ignoriert aber auch nicht die Existenz der KI. Stattdessen nutzt man KI, um bestehende Prozesse zu optimieren, indem man die Geschwindigkeit im Backend erhöht, ohne dabei den Blick dafür zu verlieren, was das Vertriebsteam im Frontend so erfolgreich macht.
Sieh es mal so: Es wird noch eine Weile dauern, bis KI uns alle ersetzt. Bis dahin ist sie einfach nur ein weiteres Werkzeug.
- Vielleicht schreibt die KI den Entwurf … aberdu überprüfst die Details noch einmal, peppst ihn auf und fügst vielleicht eine persönliche Anmerkung hinzu, bei der du dich nicht schämen musst.
- Vielleicht schlägt die KI Gesprächspunkte vor … aberman arbeitet während einer Produktdemo oder einer Videokonferenz nicht mit dem Finger direkt am Skript.
- Vielleicht fasst die KI Anrufe oder E-Mails zusammen … aberdu bist immer noch derjenige, der entscheidet, was in die Notizen aufgenommen wird oder welche Aufgaben in die To-do-Liste einer Person aufgenommen werden.
- Vielleicht ergänzt die KI die Datenfelder für Sie … abervielleicht sollten Sie nach fehlenden Informationen suchen, bevor Sie einen potenziellen Kunden in der Pipeline weiterleiten.
Man sollte sich vor Augen halten, dass der eigentliche Vorteil der KI in der Geschwindigkeit liegt. Sie ist kein Ersatz. Wenn jemand auf dich kommt – also die Person, mit der er auf LinkedIn interagiert hat –, dann kann das keine noch so ausgefeilte KI-Automatisierung ersetzen. Noch nicht.
Idealerweise setzen Sie KI im Backend umfassender ein. Lassen Sie sie technische Aufgaben wie die Datenverwaltung oder die Automatisierung von Arbeitsabläufen übernehmen. Lassen Sie sie Ihren Bestand an potenziellen Kunden bereinigen und auf Duplikate prüfen.
Ein Beispiel? Ein Vertriebsmitarbeiter könnte „AI Enrich“ in Close nutzen, um Unternehmensdaten eines potenziellen Kunden abzurufen. Die KI übernimmt die mühsame Recherchearbeit und ermittelt, ob es sich um ein produktorientiertes Unternehmen handelt oder nicht. Diese Informationen fließen dann in eine von der KI entworfene E-Mail ein, die zur Überprüfung bereitsteht.
Das bedeutet jedoch nicht, dass die für die Öffentlichkeitsarbeit zuständige Person entbehrlich wird. Sie muss den Text weiterhin vor der Veröffentlichung prüfen, um sicherzustellen, dass er immer noch ihrem Stil entspricht.
Die falsche Art von Waage
Betrachten Sie dies als eine Art Warnung: Hier erfahren Sie, was Sie mit KI nicht tun sollten.
KI spart Ihnen Zeit, doch der Ersatz des menschlichen Faktors bei der Gewinnung neuer Interessenten ist nicht der Hauptvorteil dieser Tools. Denn wenn Sie schlechte Kundenansprache in großem Stil betreiben, haben Sie nichts erreicht, außer Ihre Marke als eine Art künstliche, unechte Ansammlung von KI-Tricks zu etablieren.
Lass dich von der KI nicht faul machen. Und sie macht dich faul, wenn du die KI nutzt, um:
- Passen Sie eine Sequenz an, die nicht funktioniert oder für die Sie außer „Sende diese E-Mail 48 Stunden nach der ersten Kontaktaufnahme …“ keine weiteren Anweisungen gegeben haben.
- Versenden Sie personalisierte Nachrichten anhand einer vorprogrammierten Vorlage mit grundlegenden Eingaben, beispielsweise indem Sie Informationen an den Interessenten wiederholen.
- Beiträge in sozialen Netzwerken automatisch liken oder kommentieren, ohne etwas zur Unterhaltung beizutragen.
Wenn man es gar nicht skalieren will, ist es dann wirklich notwendig, es mit KI auszustatten?
Kann man Rollen neu überdenken und die menschliche Note automatisieren?
Wir sind nicht gegen KI. KI leistet Erstaunliches, unter anderem durch die Erweiterung von Close um unglaubliche Funktionen.
Doch die KI entwickelt sich rasant weiter. GTM-Leiter Florin Tatulea geht davon aus, dass die Einstiegsposition als SDR innerhalb von fünf Jahren aussterben wird. Das bedeutet, dass bestimmte menschliche Aspekte in Zukunft perfekt skalierbar sein werden, wie zum Beispiel:
- Vordenkerrolle und Erstellung von Inhalten. „Anstatt fünf SDRs für die Outbound-Akquise einzustellen, wird ein Unternehmen einen Content-Creator mit 100.000 Followern und einer starken Präsenz in seinem spezifischen Markt engagieren“, sagte Florin. Und dieser Creator wird KI nutzen, um seine bestehende Vordenkerrolle zu stärken und die Kundenansprache organischer wirken zu lassen.
- Growth Hacking wird an Zuverlässigkeit gewinnen, wenn automatisierte Abläufe eingerichtet werden, die kontextbezogene Auslöser nutzen. Tatulea stellt sich das so vor, dass KI-„Dirigenten“ Kampagnen mit makellosem, kontextgesteuertem Timing erstellen, um emotional relevante Auslöser zum richtigen Zeitpunkt zu setzen und auszulösen.
Letztendlich kann man jedoch nichts skalieren, bevor man nicht das skaliert, was bereits funktioniert. Für manche bedeutet das vielleicht, mit KI-Tools zu experimentieren, um die Routinearbeiten zu erledigen.
Da Menschen diese Aufgaben übernehmen, bei denen es auf Feinheiten ankommt, können sie strategische Entscheidungen auf höherer Ebene treffen. Diese könnten eines Tages ebenfalls an die KI übergehen. Aber im Moment legen Sie erst einmal das Fundament.
Sollte man also automatisieren oder nicht?
KI wird uns noch eine ganze Weile begleiten, daher lohnt es sich, sich damit auseinanderzusetzen. Die Automatisierung wird immer besser werden. Wenn Sie KI-Tools jedoch blindlings einsetzen, könnten Sie zu weit gehen, unechte Kampagnen in großem Stil durchführen und potenzielle Kunden verprellen, die Ihr Unternehmen sonst vielleicht gemocht hätten.
Fangen Sie stattdessen klein an. Nutzen Sie KI für die Backend-Logistik und geben Sie Ihren Mitarbeitern mit Skripten und Vorlagen Anregungen. Lassen Sie die Mitarbeiter dann den Autopiloten ausschalten und das Flugzeug selbst landen.
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