Wenn Sie als Gründer viele verschiedene Aufgaben gleichzeitig bewältigen müssen und eine endlose To-do-Liste abarbeiten, können Sie es sich nicht leisten, noch mehr Zeit oder Geld damit zu verschwenden, fundierte Vermutungen über KI-Investitionen anzustellen, die zu viel versprechen und dann enttäuschen. 

Auch Investitionen in KI-Tools sollte man nicht auf die leichte Schulter nehmen. Dinge wie KI-Sprachautomatisierung gehören nicht zu den typischen SaaS-Anschaffungen. Es steht viel auf dem Spiel, wenn Ihre KI tatsächlich mit Ihren Kunden spricht. 

In einer perfekten Welt hättest du die Zeit, in aller Ruhe zu experimentieren. Aber seien wir ehrlich: Du musst schnell handeln.

Deshalb soll Ihnen dieser Leitfaden dabei helfen, herauszufinden, wo Sie einen Teil Ihres wichtigsten KI-Budgets investieren sollten, bevor Sie sich langfristig festlegen. 

Kurz gesagt

• Definieren Sie zunächst Ihr Problem – Ermitteln Sie Ihren konkreten Anwendungsfall (ausgehende Anrufe, Lead-Qualifizierung, Automatisierung von Nachfassaktionen oder Call-Coaching), bevor Sie Tools in Betracht ziehen, um kostspielige Anschaffungen zu vermeiden, die nicht Ihren tatsächlichen Anforderungen entsprechen.
• Finden Sie ehrliche Bewertungen von ähnlichen Unternehmen – Überspringen Sie Affiliate-Inhalte und suchen Sie auf Reddit, in Foren und in sozialen Medien nach authentischem Feedback von Unternehmen, die in Bezug auf Vertriebsstrategie, Teamgröße und Anwendungsfall zu Ihnen passen, um realistische Erwartungen zu entwickeln.
• Berechnen Sie die tatsächlichen Gesamtbetriebskosten – Berücksichtigen Sie dabei neben dem Grundpreis auch die Abonnementkosten, die Implementierungszeit, die Schulungskosten und die Herausforderungen bei der Akzeptanz durch die Vertriebsmitarbeiter und prüfen Sie die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Anrufaufzeichnung in Ihrem Bundesland.
• Nutzen Sie Testversionen, um die Leistung in der Praxis zu prüfen – Prüfen Sie, wie die KI mit Unterbrechungen umgeht, sich von Ausfällen erholt, die Konsistenz gewährleistet und sich in Ihre tatsächlichen Arbeitsabläufe einfügt, anstatt sich auf aufpolierte Demos zu verlassen.
• Bewerten Sie den laufenden Aufwand und den Grad der Integration – Prüfen Sie die Qualität des Kundensupports, die Onboarding-Ressourcen, die Möglichkeiten zur CRM-Integration sowie den laufenden Wartungsaufwand, um sicherzustellen, dass das Tool tatsächlich Zeit spart und nicht zusätzlichen Aufwand verursacht.

So bringen Sie das Problem, das Sie eigentlich lösen wollen, auf den Punkt

Allzu oft gehen Teams den falschen Weg. Sie konzentrieren sich auf das Werkzeug statt auf das Problem.

Vielleicht siehst du, wie ein anderer Gründer auf LinkedIn darüber schreibt, dass der Einsatz des neuesten, glänzenden KI-Tools für den Vertrieb „sein Leben verändert“ habe. Und schon setzt das FOMO ein. Du fragst dich: „Brauche ich dieses Tool auch?“

Bevor Sie diesen Weg einschlagen, sollten Sie jedoch Ihren primären Anwendungsfall definieren, also die konkrete Funktion (oder Abfolge von Funktionen), für die Sie dieses KI-Tool heute einsetzen können. Wenn Sie mit dieser KI-Software nur eine einzige Sache tun könnten, welche wäre das? Was ist das Ziel?

Lassen Sie uns das anhand eines Beispiels näher betrachten. Nehmen wir in diesem Szenario einmal an, Sie prüfen ein KI-Tool zur Sprachautomatisierung. 

Ihr Hauptanwendungsfall könnte sein:

• Ausgehende Anrufe: Erkennung von Voicemail , Unterbrechungsfunktionen, Verfolgung des „Verlaufs“ des Anrufs oder der emotionalen Verfassung der Person, die den Anruf entgegennimmt
• Lead-Qualifizierung: Qualität des Verständnisses natürlicher Sprache, Kalenderintegration für Sofortbuchungen, CRM-Zuordnung zur Erfassung von Lead-Kriterien
• Automatisierung der Nachverfolgung: Triggerbasierte Anrufe aufgrund von CRM-Ereignissen/Triggern, Berücksichtigung früherer Kundeninteraktionen, Erkennung der Stimmung zur Eskalation
• Anruf-Coaching/Analytik: Genauigkeit von Echtzeit-Transkriptionen, Kennzeichnung von Stichwörtern/Themen, Vergleich der Leistungen von Vertriebsmitarbeitern im direkten Vergleich

Unterschiedliche Ziele = unterschiedliche Möglichkeiten und Kompromisse. 

Vielleicht sind dir die Kompromisse einer bestimmten Software egal, weil dir die Nebenfunktionen nicht wichtig sind, aber du willst nicht erst monatelang mit einem neuen Tool arbeiten, um dann festzustellen, dass diese Kompromisse für dein Ziel verheerende Folgen haben.

Forschung jenseits der Funktionslisten

Funktionslisten sagen nichts darüber aus, wie sich eine Software in der Praxis anfühlt. Sofern du nicht über unendlich viel Zeit verfügst, um mit verschiedenen Optionen zu experimentieren und herauszufinden, welche Tools *tatsächlich* gut sind, wirst du dich wahrscheinlich auf Empfehlungen und ehrliche Produktbewertungen von Leuten mit ähnlichen Anwendungsfällen verlassen müssen.

Wie findet man also ehrliche Bewertungen?

• Webforen oder Beiträge in sozialen Medien können hilfreich sein, da man dort oft sieht, wie Nutzer offen darüber sprechen, welche Sprach-KI-Software ihren Anforderungen am besten entspricht. (Beispiele hierfür sind Discord, private Slack- oder WhatsApp-Gruppen usw.)
• Reddit ist sehr hilfreich, insbesondere bestimmte Communities wie r/SaaS, r/Entrepreneur oder r/ArtificialIntelligence. Du kannst auch einfach „Reddit“ an den Namen des Tools anhängen, nach dem du gerade googelst, um herauszufinden, was andere in einem öffentlichen Forum wie diesem darüber sagen.
• Mundpropaganda ist hilfreich, vor allem, wenn Sie Beiträge in Ihren persönlichen Social-Media-Konten veröffentlichen und Rückmeldungen von Freunden und Kollegen erhalten können.

Fragen, die man stellen sollte, um ehrlichere Bewertungen von KI-Tools zu erhalten:

• „Wie lange haben Sie das genutzt, bis sich Ihr Team voll und ganz daran gewöhnt hatte?“
• „Was hättest du gerne vor dem Kauf gewusst?“
• „Wie schnell reagiert der Support?“ 
• „Eignet es sich gut für [meinen speziellen Anwendungsfall]?“
• „Was ist die nervigste laufende Wartungsaufgabe? 

Führen Sie eine kurze Überprüfung der Social Proofs und Kundenstimmen durch

Foren und soziale Medien sind toll, aber eine kleine Erinnerung: Vertraue nicht jedem im Internet.

Glauben Sie Erfahrungsberichten nicht blind. Fragen Sie sich lieber: „Wer sagt das? Ist es jemand, dessen Geschäft meinem ähnelt?“ 

Ein paar Punkte, die Sie beachten sollten, wenn Sie sich in sozialen Medien umsehen oder Online-Bewertungen und Erfahrungsberichte lesen:

• Ihr Vertriebsansatz. Betreibt die Person, die das Kundenfeedback verfasst hat, Inbound-Marketing, während Sie hauptsächlich Outbound-Vertrieb betreiben? Konzentriert sie sich auf die Skalierung von KI, während Sie sich lediglich darauf konzentrieren möchten, KI-Tools zum Coaching Ihrer Teammitglieder einzusetzen? Suchen Sie nach Kundenfeedbacks von Personen, die denselben Anwendungsfall haben.
• Team-/Unternehmensgröße. Selbst ein ähnlicher Anwendungsfall funktioniert bei einem kleineren Team möglicherweise nicht so gut wie bei einem großen. Versuchen Sie zunächst, sich ein Bild von der Unternehmensgröße des Referenzgebers zu machen.
• Anwendungsfall: Selbst wenn jemand in Bezug auf die allgemeine Ausrichtung (Inbound vs. Outbound) und die Unternehmensgröße (beispielsweise ein mittelständisches Unternehmen) zu Ihnen passt – was ist, wenn er von einer Software schwärmt, weil sie Leads qualifiziert, was für Sie jedoch nicht so wichtig ist? Der Wert der Kundenreferenz wird dadurch … unvollständig.

Was aber, wenn alle Erfolgsgeschichten von Unternehmen wie dem Ihren zu stammen scheinen? Nun, das ist Ihr Signal: Es ist wahrscheinlich ein Kauf.

Compliance, Einwilligung und rechtliche Realitätsprüfungen

Wenn Sie es bis zu diesem Punkt im Evaluierungsprozess geschafft haben, ist es an der Zeit, sich den Aspekt der Compliance genauer anzusehen. Nicht jedes Tool existiert in einem völligen regulatorischen Vakuum. Bevor Sie sich also zu sehr für eine Demo begeistern, sollten Sie sich vielleicht zunächst über die rechtlichen und Compliance-bezogenen Gegebenheiten Ihrer Tools informieren.

Einige Punkte, die zu beachten sind:

• Aufzeichnungs- und Einwilligungsvorschriften. Wenn Sie Tools wie KI-Sprachassistenten verwenden , die Anrufe oder Gespräche aufzeichnen, müssen Sie prüfen, ob in Ihrem Bundesstaat die Einwilligung einer Partei oder beider Parteien erforderlich ist. Wen rufen Sie an und wo wohnt diese Person? Sind in dem Tool Opt-in-Funktionen integriert?
• Umgang mit Daten. Vergewissern Sie sich, dass die KI-Tools, die Sie in Betracht ziehen, vertrauliche Daten standardmäßig anonymisieren. 
• Steuerungsmöglichkeiten auf Plattformebene. Manche Tools sind für eine hohe Nutzungsintensität ausgelegt. Wenn sie so konzipiert sind, können sie zusätzliche Anforderungen mit sich bringen, die Sie möglicherweise gar nicht benötigen, wie zum Beispiel doppelte Anmeldungen für Ihre Kunden. Achten Sie darauf, dass der Anwendungsfall zum Tool passt.

Durch das Lesen einer Online-Rezension lassen sich vielleicht nicht alle Fragen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften beantworten. Aber Sie werden überrascht sein, was man mit ein wenig Recherche alles herausfinden kann. 

Ermittlung Ihrer Gesamtbetriebskosten

Es ist verlockend, einen kurzen Blick auf die Preisseite eines Anbieters zu werfen und es dabei zu belassen, doch die Grundgebühren für das Abonnement geben nur einen Ausschnitt der Gesamtkosten wieder. Hinzu kommen Einrichtungskosten, laufende Wartungskosten und Preise, die sich mit dem Wachstum Ihres Unternehmens anpassen. Möglicherweise müssen Sie auch die Anzahl der Nutzer in Ihrem Vertriebsteam im Auge behalten. 

Wenn Sie die Qualitätssicherung nicht einbeziehen, laufen Sie Gefahr, sie zu vernachlässigen. Dann haben Sie falsch zugewiesene Verkaufskontakte oder fehlerhafte Daten in Ihrem CRM. Und die Kosten dafür lassen sich nur schwer beziffern.

• Grundgebühr vs. nutzungsabhängige Abrechnung. Zahlen Sie pro Token oder eine Pauschalgebühr? Achten Sie auch darauf, wie die Preisstufen gewichtet werden, z. B. nach Minuten, Anrufen oder Nutzern/Lizenzen. Manche Angebote sind vielleicht günstiger, als Sie denken.
• Implementierung. Sind die Kunden von der Software begeistert, beschweren sich aber über einen langwierigen Einarbeitungsprozess und hohe interne Einrichtungskosten? Vielleicht handelt es sich eher um eine Software für Großunternehmen als um eine Lösung, die ein kleineres Unternehmen bewältigen kann.
• Besprechen Sie die Einführungskosten mit Ihren Vertriebsmitarbeitern. Sind neue Schulungen erforderlich? Werden Ihre Vertriebsmitarbeiter Widerstand leisten, weil sie das Gefühl haben, dass das System ihre Arbeit übernimmt? Haben Sie ihre Zustimmung?

Selbst wenn Sie glauben, die kostengünstigste Option Ihrer bevorzugten Anbieter zu kennen, wissen Sie es erst wirklich, wenn Sie die Gesamtbetriebskosten ermittelt haben.

Kundenservice bewerten (bevor man ihn braucht)

Die einfache Wahrheit über den Kundensupport ist, dass wir gar nicht darüber nachdenken. Doch sobald etwas kaputtgeht, wird einem klar, wie dringend man ihn braucht.

Deshalb sollten Sie hier „Kundensupport“ auf Ihre Checkliste setzen. Gehen Sie dabei jedoch einen Schritt weiter, als nur zu prüfen, ob überhaupt Support angeboten wird.

• Lies die ehrlichen Bewertungen. Vergleiche das Versprechen eines „Kundensupports rund um die Uhr“ mit dem tatsächlichen Eindruck, den die Kunden von der Betreuung hatten. 
• Schau dir an, welche Kundensupportkanäle zur Verfügung stehen. Das sagt zwar nicht alles aus, ist aber ein wichtiges Kriterium. Wenn es zum Beispiel nur E-Mail-Support gibt, bekommst du möglicherweise nie die persönliche Unterstützung beim Onboarding, die du brauchst.
• Achten Sie auf die Reaktionszeiten. Eine gute Reaktionszeit verschafft Ihnen zumindest die Kontrolle über Ihr Problem. 

Denken Sie daran: Sie erwerben damit auch eine Reihe von Lernmaterialien

Im Idealfall ist die Implementierung von KI einfach, intuitiv und schnell umsetzbar. Wenn dies jedoch – wie so oft – nicht der Fall ist, denken Sie daran, dass Sie sich damit auch auf eine kleine Lernerfahrung einlassen.

Schau dir also an, welche Ausbildungsmöglichkeiten sie anbieten. 

• Irgendeine Art von Training? 
• Eine umfangreiche Wissensdatenbank mit Anleitungsvideos und nützlichen Inhalten? 
• Gibt es irgendetwas, das die Einarbeitung beschleunigen und Ihnen den Einstieg erleichtern könnte? 
• Ein Onboarding-Spezialist, der Ihrem (eher) kleinen Team zur Seite steht?

Halten Sie Ausschau nach Anbietern, die dies deutlich machen: Einarbeitung, Dokumentation und sogar Beispiele dafür, wie Teams das Tool nutzen. Wenn Sie diese Informationen bereits vor der Anmeldung online finden können, ist das in der Regel ein gutes Zeichen.

Je schneller Ihr Team versteht, wie man die KI einsetzt, desto mehr Nutzen ziehen Sie aus der Sprachautomatisierung. Schließlich geht es darum, den Prozess letztendlich zu automatisieren. Das funktioniert jedoch erst, wenn Sie herausgefunden haben, wie all die sprichwörtlichen Schalter und Rädchen funktionieren.

Checkliste für den Kauf von KI-Lösungen

Bevor Sie kaufen:

Wie geht es weiter? Hier ist eine kurze Checkliste, die Sie anhand der Informationen aus dem Vorherigen nutzen können. 

Checkliste für den Kauf von KI-Lösungen

Nutzen Sie diese Checkliste, um jede KI-Automatisierungsplattform zu bewerten, die Sie in Betracht ziehen. 

Wenn Sie verschiedene Lösungen recherchieren und testen, bewerten Sie jede auf einer Skala von 1 bis 5 danach, wie gut der Anbieter abschneidet. Eine Bewertung von 1 bedeutet, dass die Lösung hinter den Erwartungen zurückbleibt oder Sie diesen Schritt noch nicht abgeschlossen haben, während eine 5 anzeigt, dass die Lösung in diesem Bereich herausragend ist. 

Wenn Sie alle sieben Kriterien bewertet haben, addieren Sie Ihre Gesamtpunktzahl. Jede Plattform, die mehr als 28 Punkte (80 %) erreicht, ist wahrscheinlich ein starker Anwärter, während alles unter 21 Punkten (60 %) Anlass zur Vorsicht geben sollte. Führen Sie für jeden Anbieter, den Sie bewerten, eine eigene Checkliste, damit Sie diese nebeneinander vergleichen und eine datengestützte Entscheidung treffen können, anstatt sich ausschließlich auf Verkaufsargumente zu verlassen.

Häufig gestellte Fragen zur Investition in KI-Tools

Muss ich KI-Tools wirklich erst testen, bevor ich sie kaufe? 

Ja. Demos sehen toll aus, aber sie sind ja auch darauf ausgelegt, toll auszusehen. In der Praxis werden sich die Reibungspunkte zeigen, die man sonst vielleicht nicht erwarten würde.

Wie finde ich ehrliche Bewertungen, die keine Affiliate-Inhalte sind? 

Geh dorthin, wo die Leute offen ihre Meinung sagen. Reddit-Communities wie r/SaaS und r/Entrepreneur, Branchenforen wie Hacker News und sogar deine eigenen sozialen Netzwerke sind voller ehrlicher Antworten.

Mit wie viel laufendem Arbeitsaufwand muss ich nach der Einrichtung rechnen?

Das hängt vom jeweiligen Tool ab. Sie sollten jedoch damit rechnen, dass die fortlaufende Optimierung, Überwachung und Qualitätskontrolle dazu gehören. Seien Sie bereit, im Rahmen Ihrer Recherchen aktuelle Nutzer zu diesen Themen zu befragen.