Das Unternehmen, das als erstes auf eine Anfrage reagiert, hat in der Regel die Nase vorn. Bleibt eine Demo-Anfrage jedoch 60 Minuten lang unbeantwortet, ist dieser „heiße Lead“ schon längst kalt geworden.
Meistens entgehen Umsätze nicht, weil das Marketing versagt hat, sondern weil die Nachverfolgung versagt hat.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Für die meisten Inbound-Teams ist die Gewinnung von Leads in der Regel nicht das Problem. Es kommt vielmehr darauf an, was passiert, nachdem jemand das Formular ausgefüllt hat.
Ein Interessent meldet sich, und dann … bleibt der Lead unbesetzt. Das kommt oft vor. (Wir wissen das, weil wir es getestet haben.) Die Nachverfolgung verzögert sich. Oder schlimmer noch: Niemand weiß so recht, wer dafür zuständig ist.
Close löst das erste Problem, indem es Leads sofort in Close überträgt.
Workflows lösen das zweite Problem, indem sie sicherstellen, dass sofort etwas geschieht, sobald ein Lead eingeht.
Zusammen sorgen diese Funktionen dafür, dass das Absenden eines Formulars automatisch zum ersten Schritt Ihres Inbound-Vertriebsprozesses wird.
Lassen Sie uns darüber sprechen, wie das funktioniert und wie Sie diese Funktion für Ihr Team aktivieren können.
Warum Formulare und Workflows zusammen besser funktionieren
Einen Vorsprung herauszuspielen, ist meist der einfache Teil. Bei der Geschwindigkeit und der Konstanz tun sich die Teams schwer.
Wenn Close Formulare mit Workflows verknüpfen, können sie:
- Manuelle Leiterbahnführung entfernen
- Standardisieren Sie die Art und Weise, wie eingehende Leads in die Pipeline gelangen
- Sofortige Nachverfolgung auslösen, ohne sich auf das Gedächtnis verlassen zu müssen
Anstatt dass die Vertriebsmitarbeiter selbst nach neuen Leads Ausschau halten müssen, Close das für sie.
Hier ein Beispiel:
Ein ICP fordert über Ihr Close auf einer Landingpage eine Demo an. Der Workflow führt sofort folgende Schritte aus:
- Weist den Lead einem SDR/Setter zu
- Setzt den Status auf „Potenzial“
- Erstellt eine Anrufaufgabe, die in 5 Minuten fällig ist
- Sendet eine interne Slack-Benachrichtigung
- SDR/Setter ruft innerhalb von 5 Minuten an
Bumm. Geschwindigkeit, um die Führung zu übernehmen = schnell.
Von der Einreichung bis zur ersten Durchsicht (Schritt für Schritt)
So läuft das in der Regel bei Close ab, die einen Inbound-Vertrieb betreiben.
Schritt 1: Ein Interessent reicht ein Close ein
Ein Besucher füllt auf Ihrer Website ein Formular aus: eine Demoanfrage, ein Kontaktformular oder eine Anfrage über die Website.
Sobald sie einreichen:
- In Close wird ein neuer Lead angelegt Close oder ein bestehender aktualisiert)
- Die übermittelten Felder werden direkt dem Lead-Datensatz zugeordnet
- Integrierte Sicherheitsvorkehrungen tragen dazu bei, Duplikate zu vermeiden und die Daten sauber zu halten
Keine Integrationen, um die man sich kümmern muss. Keine Synchronisierungsverzögerungen.
Bis hierhin ist der Lead vorhanden – super! Aber der eigentliche Mehrwert kommt erst noch.
Schritt 2: Verwenden Sie die Formularübermittlung als Auslöser für einen Workflow
Close in Workflows einen Auslöser für „Formular gesendet“.
Damit können Sie eine einfache Regel festlegen: Wenn dieses bestimmte Formular abgeschickt wird, soll dieser Workflow ausgeführt werden.
Sie können dies auf ein einzelnes Formular oder mehrere Formulare anwenden und optional Filter hinzufügen, um je nach den Antworten in den Formularen unterschiedliche Verhaltensweisen zu erzielen.
Dadurch wird die passive Lead-Erfassung zu einem aktiven Prozess.
Schritt 3: Den Lead automatisch zuweisen
Die Eigentumsverhältnisse sollten kein Ratespiel sein.
Mit Workflows können Sie:
- Weisen Sie den Lead einem bestimmten Verantwortlichen zu
- Verteilen Sie die Leads gleichmäßig auf Ihr Team
- Die Route führt zu einer Gruppe wie SDRs oder Inbound-Mitarbeitern
Die Zuweisung erfolgt sofort, sodass jeder Lead in dem Moment, in dem er in Ihr CRM gelangt, einen eindeutigen Verantwortlichen hat.
Schritt 4: Den Lead-Status automatisch festlegen
Als Nächstes können Sie festlegen, wie eingehende Leads in Ihre Pipeline aufgenommen werden.
Zum Beispiel:
- Den Lead-Status auf „Potenzial“ setzen
- Stellen Sie sicher, dass jedes Formular bei der Übermittlung denselben Status hat
So bleibt Ihre Pipeline übersichtlich, und die Berichterstellung sowie die Priorisierung werden bei steigendem Arbeitsaufkommen vereinfacht.
Schritt 5: Setzen Sie die erste Nachfassaktion sofort auf die Warteliste
Eine schnelle Reaktionszeit ist wichtig, sollte aber nicht davon abhängen, dass sich jemand daran erinnert, zu handeln.
Mit Workflows Close automatisch:
- Eine Anrufaufgabe erstellen, eine E-Mail oder eine SMS an den zuständigen Bearbeiter senden
- Sofort nach dem Absenden des Formulars in die Warteschlange stellen
Sobald ein Vertriebsmitarbeiter Close abschließt, wartet bereits die nächste Aufgabe auf ihn.
Was ändert sich, sobald dies in Betrieb ist?
Sobald diese Einrichtung abgeschlossen ist, stellen Close in der Regel Folgendes fest:
- Schnellere Reaktionszeiten bei eingehenden Anfragen
- Weniger verlorene oder vergessene Einreichungen
- Ein einheitlicheres Vorgehen bei der Bearbeitung eingehender Anfragen im gesamten Team
- Weniger manuelle CRM-Bereinigung
Und da der Prozess automatisiert ist, funktioniert er auch dann noch, wenn Ihr Team und Ihr Lead-Aufkommen wachsen.
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt
Hier sind einige Profi-Tipps, die Sie beachten sollten, bevor Sie loslegen.
Zu vermeiden:
- Leads zuweisen, ohne eine Folgeaufgabe anzulegen
- Eine Aufgabe erstellen, aber ohne eindeutigen Verantwortlichen
- Eine Routing-Logik, die zu früh zu komplex ist
- Den Folgetermin für „morgen“ statt sofort ansetzen
Sind Sie bereit, das in die Praxis umzusetzen?
Wenn Sie Close bereits nutzen, dauert die Anbindung an einen Workflow nur wenige Minuten und kann Ihren Inbound-Prozess erheblich verbessern.
Wenn Sie noch keine Erfahrung mit Forms haben, beginnen Sie damit, Leads in Close übersichtlich zu erfassen. Fügen Sie anschließend Workflows hinzu, um die weiteren Schritte zu automatisieren.
Bei „Speed to Lead“ geht es nicht um bloße Eile. Es geht darum, ein System aufzubauen, das sofort reagiert, sobald jemand sich meldet.
Wenn Sie noch kein Close sind, können Sie das gesamte System im Rahmen einer kostenlosen Testversion ausprobieren. Erstellen Sie ein Formular, verknüpfen Sie es mit einem Workflow und erleben Sie, wie schnell Ihr Team reagiert, wenn alles an einem Ort zusammengefasst ist.
