Deine Pipeline ist undicht, und deine Geschäfte stauen sich.
Die gute Nachricht? Das ist kein Notfall, der einen sofortigen Einsatz eines Klempners erfordert. Wahrscheinlich befindet sich Ihre Vertriebspipeline im manuellen Modus. Jedes Mal, wenn Sie beispielsweise über ein Online-Formular einen neuen Vertriebskontakt erhalten, landet dieser im E-Mail-Posteingang eines Mitarbeiters – doch es passiert nichts, bis ein Vertriebsmitarbeiter eingreift und den Ball ins Rollen bringt.
Das ist kein schlechtes System, wenn man ein oder zwei neue Leads pro Tag erhält. Wenn das Volumen jedoch größer ist, neigen manuelle Pipelines dazu, zu verstopfen.
Das Ergebnis: Ihr Team reagiert nur zögerlich auf potenzielle Leads. Das ist schlimmer als ein Problem mit der Datenpipeline. Es ist ein Vertriebsproblem. Laut Inside Sales sind Ihre Konversionsraten achtmal höher, wenn Sie innerhalb der ersten fünf Minuten reagieren.
Wie ein altes Sprichwort sagt: „Das Glück liegt im Nachfassen.“ Deshalb reichen manuelle Pipelines nicht mehr aus – denn sonst könnte es sein, dass Sie etwas länger auf das Glück warten müssen.
In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie leistungsstarke, native Close erstellen können, damit Sie nie eine Nachfassaktion verpassen oder einen Lead verlieren. Sie reagieren schneller auf Kundenanfragen, reduzieren Ihre Abbruchraten und bleiben im Gedächtnis, wenn Ihre Leads am interessantesten sind.
Was sind Workflows in Close– und warum sind sie wichtig?
In Close können Sie Ihre automatisierte Vertriebspipeline in einem sogenannten Workflow aufbauen. Jeder Workflow ist eine integrierte, mehrstufige Abfolge von Auslösern und Reaktionen innerhalb von Close. Ein Auslöser kann eine Reihe neuer Aktionen in Gang setzen, fast wie bei einer Rube-Goldberg-Maschine.
(Aber viel weniger kompliziert.)
Ein Workflow könnte beispielsweise mit einem Auslöser beginnen, etwa wenn ein Kunde ein Kontaktformular auf Ihrer Website ausfüllt. Sie würden dies in Close als Auslöser festlegen und anschließend eine Abfolge von Vertriebsaktivitäten – wie SMS-Antworten oder E-Mail-Nachfassaktionen – erstellen, die daraufhin in Gang gesetzt werden.
Das Tolle an diesen Workflows ist, dass Sie sie automatisieren können, um schnellere Reaktionszeiten zu erzielen – selbst wenn der zuständige Vertriebsmitarbeiter gerade nicht an seinem Schreibtisch ist. Und wenn er an seinem Schreibtisch sitzt , wird ihm der neue Lead ganz oben auf seinem Close angezeigt.
Wenn Sie Ihre Lead-Erfassung über automatisierte Workflows abwickeln, bietet Ihnen das einige Vorteile:
- Schnellere Reaktionszeiten. Und da wir festgestellt haben, dass die Konversionsraten um das Achtfache steigen können, wenn man innerhalb der ersten fünf Minuten antwortet, ist dies der wertvollste Moment im Workflow. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie eine natürliche Verzögerung einstellen, damit die Antwort sich weiterhin „menschlich“ anfühlt.
- Verfolgung Ihrer Leads. Da diese Leads nun in Close nachverfolgt Close und der von Ihnen im Voraus ausgewählten Person zugewiesen) werden, müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen, dass Kunden untergehen könnten. Jedem potenziellen Lead wird innerhalb des CRM ein Vertriebsmitarbeiter zugewiesen. Sie können sogar festhalten, ob sie zu Kunden werden oder nicht, sodass Sie Ihre Erfolgsquoten in den verschiedenen Phasen des Workflows einsehen können.
- Ihr Team kann sich ganz auf den Verkauf konzentrieren. Da Close die Nachverfolgung per SMS und E-Mail übernimmt, muss Ihr Vertriebsteam nicht mehr das Gefühl haben, ständig hinter Leads her sein zu müssen. Die Pipeline übernimmt die Nachverfolgung. So kann sich Ihr Team ganz auf die Kunst des Verkaufens konzentrieren. Ihr Vertriebsprozess wird skalierbarer, sodass Ihre Vertriebsmitarbeiter mit weniger Aufwand mehr erreichen können.
Aber genau das ist der Grund. Konzentrieren wir uns nun darauf, wie Sie Ihre automatisierten Workflows in einige grundlegende Schritte unterteilen können.
Schritt 1: Einen Smart-Trigger einrichten
Jeder Workflow beginnt mit einem Auslöser. Der Auslöser ist eine Aktion oder eine Datenbedingung, die den Prozess in Gang setzt – der Impuls, der die Reaktion auslöst.
Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Immobilienmakler. Sie richten auf Ihrer Website ein Kontaktformular ein, damit potenzielle Hauskäufer ihre Daten eingeben und Kontakt mit Ihnen aufnehmen können.
Anschließend erstellen Sie ein Formular mit einigen Optionen. Angenommen, Sie möchten mit Erstkäufern von Immobilien arbeiten. Dann könnten Sie in Ihrem Formular zur Lead-Erfassung die Frage „Sind Sie Erstkäufer einer Immobilie?“ stellen, um Ihre Leads bereits vor dem Klicken auf „Absenden“ zu qualifizieren.
Sobald dies geschehen ist, können Sie jeden „qualifizierten“ Immobilien-Lead weiterverfolgen, ohne einen Finger mehr rühren zu müssen. Und so läuft es ab:
- Erstellen Sie den Trigger. Gehen Sie in Close zu „Workflows“ -> „Neuer Workflow“ -> „Trigger hinzufügen“.
- Legen Sie Ihre Filter fest. Sie können Filter wie „Lead-Status: ‚Qualifiziert‘“ anpassen, um sicherzustellen, dass nur qualifizierte Leads in Ihren Workflow mit höchster Priorität gelangen. Das Gleiche gilt für Variablen wie „Branche: Immobilien“.
Warum sollte man so ins Detail gehen? Sie können mehrere Workflows erstellen, die auf die individuellen Bedürfnisse verschiedener Kundengruppen zugeschnitten sind. Vielleicht leiten Sie beispielsweise neue Immobilienkäufer an einen bestimmten Vertriebsmitarbeiter weiter und verwenden einen etwas offensiveren Workflow für Ihre Folge-E-Mails.
Die einzige wirkliche Grenze ist hier deine Vorstellungskraft.
Probieren Sie die Auslöser ruhig aus und erstellen Sie sogar mehrere Workflows, wenn dies Ihren Anforderungen entspricht. Das Prinzip ist einfach: Sie erstellen automatisch hochspezifische Workflows, um neue Leads zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Vertriebsmitarbeiter weiterzuleiten.
(Optional: Zapier für externe Tools verwenden)
Psst. Lust auf ein bisschen mehr Automatisierung?
Während die meisten Teams auf native Close zurückgreifen, kann Zapier genutzt werden, wenn Sie externe Tools einbinden müssen.
Das ist ideal, wenn Sie außerhalb von Close dieselben Automatisierungsfunktionen nutzen möchten Close Ihnen Close in Close zur Verfügung stehen. Erfahren Sie hier mehr über die Integration von Zapier und Close .
Schritt 2: Automatische Zuweisung eines „Hauptverantwortlichen“
Hier kommen Workflows ins Spiel, um Ihre überlasteten Pipelines zu entlasten. Wenn Sie lernen, wie Sie Ihren eingehenden Leads einen „Verantwortlichen“ zuweisen – und das automatisch –, können Sie den manuellen Aufwand ganz einstellen und Close jedes Mal die richtige Person benachrichtigen lassen.
Der Begriff „Lead-Verantwortlicher“ bezeichnet in diesem Zusammenhang die Person, die für die Nachverfolgung zuständig ist. Diese Person erhält die Details und ist dafür verantwortlich, Kontakt mit dem Lead aufzunehmen. Sobald ein neuer qualifizierter Lead Ihren Workflow auslöst, haben Sie mehrere Möglichkeiten, wie Sie diesen zuweisen können:
- Weisen Sie einen bestimmten Mitarbeiter zu. Kümmert sich Debra in Ihrer Agentur um die Immobilienkäufer, während Declan die Verkäufer betreut? Prima. Weisen Sie Leads für Immobilienkäufer einem bestimmten Mitarbeiter zu – in diesem Fall Debra – und Sie können sicher sein, dass immer die richtige Person die Nachverfolgung übernimmt.
- Weisen Sie ein Team zu. Wenn Ihre Organisation größer ist als die von Debra und Declan, können Sie mehrere Teammitglieder in Close integrieren Close das gesamte Team mit der „Hauptverantwortung“ betrauen.
- Verteilen Sie die Zuweisung von Leads nach dem Zufallsprinzip. Sie können die Software auch einen „Lead-Verantwortlichen“ nach dem Zufallsprinzip zuweisen lassen. Dadurch wird die Zuweisung innerhalb Ihres Teams rotiert, um die Aufgaben gleichmäßig zu verteilen. Das ist nicht nur eine faire Vorgehensweise, sondern trägt auch dazu bei, die Arbeitslast zu verteilen, sodass Sie nicht überfordert sind, wenn neue Leads ins System gelangen.
Schritt 3: Beginnen Sie Ihre Antwort, indem Sie eine Aufgabe hinzufügen
Eine Aufgabe löst in Close sofort eine Benachrichtigung zur Nachverfolgung aus, die dem von Ihnen ausgewählten Teammitglied mitteilt, dass eine neue Aufgabe vorliegt, beispielsweise: „Nimm so schnell wie möglich Kontakt zu diesem Immobilien-Interessenten auf.“
Wenn Sie in Close das Fälligkeitsdatum auf „sofort“ setzen, wird die Aufgabe automatisch ganz oben im Close angezeigt. Dies ist entscheidend, wenn Sie eine schnellere Reaktionszeit erzielen möchten. (Vergessen Sie nicht, dass laut einem von Google mitverfassten Whitepapers bis zu 50 % der B2B-Verkäufe an den Anbieter gehen, der als Erster auf Kundenanfragen reagiert.)
So geht’s in Close:
- Füge einen Aufgabenschritt hinzu, zum Beispiel „So schnell wie möglich bei der Immobilienanfrage nachhaken“.
- Legen Sie das Fälligkeitsdatum auf „sofort“ fest, damit die Nachricht ganz oben im Posteingang Ihres Vertriebsmitarbeiters erscheint.
- Weisen Sie es dem zuständigen Verantwortlichen zu.
Schritt 4: Automatisieren Sie Ihre Kanäle für die Nachverfolgung
Ihr Vertriebsmitarbeiter muss nicht an seinem Schreibtisch sitzen, um sofort nachzufassen. Close kann die erste Nachfassaktion mit einer automatisierten Nachricht durchführen. Hier sind die Möglichkeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen – und wie Sie diese umsetzen können.
Automatisierte SMS
Du kannst in Close vorgefertigte SMS-Vorlagen verwenden Close deine eigenen erstellen. Zum Beispiel: „Hallo [Name], vielen Dank für deine Nachricht! Hast du heute Zeit für ein kurzes Gespräch?“ Mit einer einfachen Aufgabe in deinem Workflow stellst du sicher, dass Close auf jeden eingehenden Lead Close .
Du kannst eine Verzögerung einbauen (zum Beispiel 5 Minuten nach dem Aufgabenschritt), damit der Ablauf natürlicher wirkt; sonst wirkt das Ganze etwas mechanisch.
Ein weiterer cooler Trick: Versende die SMS über die Nummer des Lead-Eigentümers, damit sie persönlicher wirkt. Du kannst sogar den Namen des Lead-Eigentümers in die SMS innerhalb deines Workflows einfügen.
Optionaler Schritt per Telefonanruf
Was ist, wenn sie nicht auf Ihre SMS antworten? Dann können Sie es als Nächstes mit einem Anruf versuchen. Fügen Sie einen Schritt mit einer Verzögerung hinzu (z. B. 30 Minuten nach der SMS) und weisen Sie diesen dem Lead-Verantwortlichen zu.
Aber hier ist der Clou: Machen Sie diesen Schritt optional. Auf diese Weise läuft der Workflow in jedem Fall zum nächsten Folgeereignis weiter, auch wenn der Hauptverantwortliche nicht an seinem Schreibtisch sitzt, um das Kästchen für die telefonische Nachverfolgung anzukreuzen.
Folge-E-Mail
Ein beliebter letzter Kontaktpunkt in der Follow-up-Sequenz ist die E-Mail. Sie müssen sie nicht unbedingt so gestalten; Sie können den Workflow gerne anpassen und optimieren, bis er dem Tempo der Erwartungen Ihrer Kunden entspricht.
Wenn Sie eine Folge-E-Mail automatisieren, können Sie eine vorhandene Vorlage in Close auswählen Close eine neue Vorlage erstellen, die auf Ihrem spezifischen Lead-Typ basiert.
„Ich wollte nur mal nachfragen – hast du dir unsere Optionen schon angesehen?“
Die E-Mail wird automatisch versendet, sobald Sie den Befehl dazu geben, sodass Ihre Vertriebsmitarbeiter sich auf andere Aufgaben als die Nachverfolgung konzentrieren können.
Schritt 5: Messen und optimieren
Workflows können ein Werkzeug sein, das man einmal einrichtet und dann nicht mehr beachtet. Sie sollten sie jedoch als lebendige Dokumente betrachten. Testen Sie sie. Passen Sie sie an. Probieren Sie Neues aus.
Close integrierte Berichtsfunktionen, mit denen Sie erkennen können, welche Kontaktpunkte in Ihrem Workflow die meisten Konversionen erzielen. Wenn die meisten Kunden bereits beim Telefonat konvertieren, ist das großartig! Dann müssen Sie die Folge-E-Mail vielleicht nicht davor einfügen.
Nutzen Sie die integrierten Berichtsfunktionen von Close Folgendes anzuzeigen:
- Welche Nachrichten werden beantwortet?
- Welche Schritte führen zu den meisten Konversionen?
- Wo die meisten Leute aussteigen
Sie können jederzeit Verzögerungen zwischen den Schritten hinzufügen oder entfernen, Ihre Nachrichten anpassen oder die Reihenfolge der Schritte ändern, um Ihren Workflow zu optimieren.
Zusammenfassung des Arbeitsablaufs: Alles unter einen Hut bringen
Sind Sie bereit, einen Workflow zu erstellen? Hier ist ein Beispiel, wie dieser aussehen könnte:
- Auslöser: Neuer Lead mit dem Status „Qualifiziert“ + Branche „Immobilien“
- Weisen Sie einen neuen Hauptverantwortlichen zu ( d. h. ein Mitglied des Immobilien-Teams)
- Aufgabe hinzufügen: Sofort nachfassen (um den Verantwortlichen zu benachrichtigen)
- SMS mit einer Verzögerung von 5 Minuten versenden , damit eine schnelle Nachverfolgung gewährleistet ist
- Fügen Sie einen optionalen Telefonanruf mit einer Verzögerung von 30 Minuten hinzu
- Schicken Sie eine E-Mail, falls keine Antwort eintrifft
Warum Workflows es fast unmöglich machen, Kunden zu übersehen
Workflows sind ein Paradoxon. Sie verleihen Ihren Nachfassaktionen eine persönliche Note (dank Anpassungsmöglichkeiten) und nehmen ihnen gleichzeitig den menschlichen Faktor (dank automatisierter Aufgaben, die Ihnen Zeit sparen). Das System übernimmt die Hauptarbeit.
In der Zwischenzeit konzentriert sich Ihr Team ganz auf die Kunst des Verkaufens, und kein Kunde fällt durch das Raster.
Workflows sind in den Versionen „Startup“, „Professional“ und „Enterprise“ von Close verfügbar. Nachdem Sie Close kostenlos getestet haben, sollten Sie daher ein Upgrade auf den „Base“-Tarif in Betracht ziehen, um mit der Automatisierung Ihrer Workflows zu beginnen.
