Vertriebspipeline-Management: Der bewährte und umfassende Leitfaden

Frage an Sie: Schöpfen Sie Ihre Vertriebspipeline voll aus?

Eine Vertriebspipeline oder eine visuelle Darstellung des Vertriebsprozesses eines Unternehmens ist häufig in verschiedene Abschnitte unterteilt, von der Lead-Generierung bis zum Verkauf. Sie soll den Vertriebsmitarbeitern helfen, ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren und Interessenten erfolgreich in Kunden zu verwandeln.

Es ist so: Die meisten Vertriebsteams haben eine Vertriebspipeline, aber nur wenige wissen, wie sie diese effektiv verwalten können. Tatsächlich ist das Management der Vertriebspipeline eine der schwierigsten Aufgaben im Vertrieb.

Wenn Sie die in diesem Leitfaden beschriebenen Fähigkeiten erlernt haben, werden Sie in der Lage sein, Ihre Pipeline langfristig zu verwalten und jetzt und in Zukunft das Beste daraus zu machen.

Was ist Sales Pipeline Management?

Beim Vertriebspipeline-Management geht es darum, Ihre Pipeline zu analysieren, zu verfolgen und zu organisieren, damit sie reibungslos läuft und sauber bleibt.

Es ist die Aufgabe von Vertriebsleitern und Managern, sich um die Pipeline zu kümmern, dafür zu sorgen, dass sie aktuell ist, und sie im Laufe der Zeit zu verbessern.

Warum ist das so wichtig?

Denn Ihre derzeitige Pipeline wird Ihnen in einem Jahr oder in fünf oder in zehn Jahren keine guten Dienste mehr leisten. Der Markt verändert sich ständig, und Ihr Vertriebsprozess muss sich mit ihm verändern. Wenn das geschieht, muss Ihre Pipeline an die aktuellen Bedingungen angepasst werden.

Wenn Ihre Pipeline im Laufe der Zeit aktualisiert, verbessert und bereinigt wird, können sich die Vertriebsmitarbeiter auf den Verkauf konzentrieren und vermeiden, dass sie im Lärm der Pipeline untergehen. Außerdem können Vertriebsmanager und Führungskräfte genau sehen, was in der Pipeline passiert, wo sich die wichtigsten Geschäfte befinden und wie ihre Mitarbeiter in jeder Phase abschneiden.

Stadien in der Vertriebspipeline

Seit dem späten 19. Jahrhundert werden die Phasen der Vertriebspipeline unterschieden. Das ist kein Scherz. John H. Patterson hat dies 1887 getan, um seinem Unternehmen, National Cash Register, beim Abschluss von Geschäften zu helfen.

Heutzutage unterteilen die meisten Verkaufsteams ihre Verkaufszyklen in sieben verschiedene Phasen:

• Erkundung: In dieser Phase geht es um die Generierung von Leads. Ihre Vertriebs- und Marketingteams sollten versuchen, eingehende und ausgehende Interessenten durch Taktiken wie Kaltakquise, E-Mail und SEO (Suchmaschinenoptimierung) und Linkaufbau zu gewinnen. Diese Art der Akquise zielt speziell auf hochwertige Backlinks ab, die die Autorität Ihrer Website und ihr Suchranking verbessern können.
• Qualifizierung: In der nächsten Phase geht es um die Bewertung der potenziellen Kunden. Nicht jede Person ist für die Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens geeignet. Sie müssen die "bad-fits" frühzeitig im Verkaufsprozess identifizieren und sie aus Ihrer Verkaufspipeline entfernen.
• Erstkontakt: Sobald Sie schlecht geeignete Interessenten ausgeschlossen haben, gehen Sie zu Phase drei über. In dieser Phase wenden sich Ihre Mitarbeiter an potenzielle Kunden und versuchen, eine Beziehung zu ihnen aufzubauen. Die am häufigsten verwendeten Kommunikationskanäle sind Telefon und E-Mail.
• Treffen/Demo: Einige Interessenten möchten mehr über Ihre Produkte/Dienstleistungen erfahren. Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um Besprechungen und/oder Produktdemonstrationen zu vereinbaren. Dies gibt den Vertretern die Möglichkeit, potenzielle Kunden zu einem Verkauf zu bewegen.
• Bedürfnisanalyse: Nach einem Treffen mit potenziellen Kunden sollten Ihre Vertreter eine gute Vorstellung davon haben, was diese brauchen. Der Vertreter kann dann entscheiden, ob Ihre Produkte/Dienstleistungen dem potenziellen Kunden helfen, die gewünschten Ziele zu erreichen. Ist dies der Fall, kann der Vertreter zur nächsten Phase übergehen.
• Close: In dieser Phase des Verkaufsprozesses sind die potenziellen Kunden bereit, eine Entscheidung zu treffen. Werden sie bei Ihnen kaufen oder werden sie weggehen? Wenn Ihre Mitarbeiter ihre Leads richtig qualifiziert haben, gute Demos gegeben haben usw., sollten sie das Geschäft abschließen.
• Nachbereitung: Der erste Verkauf ist noch nicht das Ende! Erfolgreiche Vertriebsmitarbeiter legen stets Wert auf Nachfassaktionen. Auf diese Weise können sie bei potenziellen Kunden in Erinnerung bleiben, eine reibungslose Einarbeitung gewährleisten, um Empfehlungen bitten und die Wahrscheinlichkeit künftiger Verkäufe erhöhen.

Warum ist Sales Pipeline Management wichtig?

Eine ordnungsgemäße Verwaltung der Vertriebspipeline führt zu größeren und wertvolleren Geschäften, besseren Prognosen und einer höheren Vertriebsgeschwindigkeit. Schauen wir uns diese drei Vorteile einmal genauer an.

Weitere wertvolle Deals

Eine gute Verwaltung der Vertriebskette hilft Ihrem Team, sich auf hochwertige Leads zu konzentrieren, die zu höherwertigen Verkaufschancen führen. Dies wird zu einem größeren Unternehmenswachstum führen.

Eine kürzlich durchgeführte Studie der Harvard Business Review ergab, dass Unternehmen, die dem Pipeline-Management Priorität einräumen, eine durchschnittliche Wachstumsrate von 5,3 aufweisen, was einer Steigerung von 15 % entspricht.

Bessere Umsatzprognosen

Eine effektive Strategie für das Pipeline-Management hilft Ihnen auch bei der Erstellung von Prognosen.

Wie das? Sie können die Aktivitätskennzahlen jedes Teammitglieds und die verschiedenen Phasen, in denen sich die Interessenten befinden, einsehen. Sie können dann diese Datenpunkte kombinieren, um zu ermitteln, wie viele Verkäufe Ihr Team in den nächsten 30, 60 oder 90 Tagen realistischerweise tätigen wird.

Es ist wichtig zu wissen, wie viel Umsatz Ihre Verkaufsabteilung in den kommenden Monaten machen wird. Ohne diese Informationen haben die wichtigsten Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen nicht die Informationen, die sie benötigen, um Ihr Unternehmen effektiv voranzubringen.

Höhere Verkaufsgeschwindigkeit

Und nicht zuletzt wird eine gute Verwaltung der Vertriebspipeline Ihre Geschäftsgeschwindigkeit erhöhen.

Indem Sie die Länge Ihres Verkaufszyklus minimieren, schließen Sie Geschäfte schneller ab, was bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter mehr Zeit haben, sich mit anderen potenziellen Kunden zu beschäftigen und Beziehungen zu ihnen aufzubauen. Dies ist besonders wichtig im B2B-Vertrieb, wo die Vertriebszyklen im Allgemeinen länger sind als im B2C-Vertrieb.

Sie müssen schnell sein - ein gutes Pipeline-Management hilft Ihnen, dieses Ziel zu erreichen.

5 Aspekte eines effektiven Sales Pipeline Managements

Da Sie nun wissen, was Vertriebs-Pipeline-Management ist und warum es wichtig ist, lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie den Prozess rationalisieren und Ihre Arbeitsabläufe verbessern können. 

Dies ist wahrscheinlich ein guter Punkt, um innezuhalten und zu erwähnen, dass die Verwaltung und Pflege Ihrer Pipeline mit einem robusten, reaktionsschnellen CRM wie Close sehr viel einfacher ist. Schauen Sie sich unsere Demo an und fahren Sie dann fort.

Diese fünf Tipps helfen Ihnen, Ihre Pipeline effektiv zu verwalten.

1. Einen klar definierten Verkaufsprozess aufbauen und aufrechterhalten

Um einen effektiven Vertriebsprozess aufzubauen, müssen Sie eine Reihe von wiederholbaren Schritten entwickeln, mit denen Ihr Team Leads durch die Pipeline schieben und in zufriedene Kunden umwandeln kann.

Wenn Ihr Vertriebsprozess klar definiert ist, wissen Ihre Mitarbeiter, was in den einzelnen Phasen der Vertriebspipeline geschehen muss, um Engpässe zu vermeiden.

So kann es beispielsweise sein, dass Sie feststellen, dass Ihr Prozess aufgrund von Veränderungen auf dem Markt oder bei Ihrem Produkt angepasst werden muss. Vielleicht hat sich die Customer Journey verändert, und die Art und Weise, wie Menschen Ihr Unternehmen entdecken oder mit ihm interagieren, hat sich geändert. In diesen Fällen müssen Sie die Phasen Ihrer Vertriebspipeline an die aktuellen Marktbedingungen anpassen, um ein Umsatzwachstum zu gewährleisten.

Achten Sie nur darauf, dass sie sich immer um diese sieben Hauptphasen der Pipeline drehen:

Geben Sie Ihren Vertretern einen soliden Plan - und ermutigen Sie sie dann, ihm zu folgen.

2. Prognostizieren wie ein Profi

Ihre Vertriebspipeline sollte kein Ratespiel sein. Um Ihr Team und die Aktionen innerhalb Ihres Verkaufstrichters effektiv zu verwalten, müssen Sie datengestützte Prognosen erstellen.

Fragen Sie sich nie, wie es mit Ihrem Umsatz weitergeht!

Um Prognosen wie ein Profi zu erstellen, sollten Sie Ihren gesamten Verkaufsprozess und die spezifischen Ziele, die Sie für Ihr Team festgelegt haben, verfolgen. Berücksichtigen Sie dann bestimmte Informationen, z. B. wie viel Ihr Produkt kostet, was Sie pro Lead ausgeben, den potenziellen Markt und etwaige bevorstehende Preisschwankungen.

Und schließlich sollten Sie Daten über Ihre Pipeline und Ihre Gewinnrate sammeln. Gibt es Lecks, die Sie stopfen müssen? Wie oft werden neue Opportunities zu zahlenden Kunden?

Mit diesen Informationen und einem effektiven CRM-System wie Close sind Sie in der Lage, diese Daten in genaue Prognosen umzusetzen. (Hinweis: Für verschiedene Teams sind unterschiedliche Strategien zur Umsatzprognose sinnvoll. Sie müssen entscheiden, welche Art von Prognosen Sie benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen).

3. Essen Sie Ihre Schlüsselkennzahlen zum Frühstück

Es gibt eine ganze Reihe wichtiger Vertriebskennzahlen, die Sie kennen müssen.

Um Ihre Pipeline erfolgreich zu verwalten, sollten Sie sich jedoch nur auf die Kennzahlen konzentrieren, die für Ihren individuellen Prozess wirklich wichtig sind. Vermeiden Sie es, sich in einem komplexen Datenwirbel zu verlieren.

Einige der wichtigsten Kennzahlen, die Sie im Auge behalten müssen, sind:

• Pipeline-Wert
• Durchschnittliches Geschäftsvolumen
• Geschwindigkeit der Vertriebspipeline
• Konversionsrate pro Stufe
• Leistung der Vertriebsmitarbeiter in der Pipeline

Diese und andere wichtige Kennzahlen helfen Ihnen, den Zustand Ihrer Pipeline im Auge zu behalten. Sie geben Ihnen auch in Echtzeit Aufschluss darüber, wo Sie Anpassungen vornehmen müssen.

4. Implementieren Sie ein effektives Sales Rep Tracking

Die Überwachung der Vertriebsaktivitäten Ihrer Mitarbeiter in der Pipeline ist für eine effiziente Verwaltung der Pipeline unerlässlich.

Es ist die Aufgabe des Vertriebsleiters, dafür zu sorgen, dass jedem Vertriebsmitarbeiter die richtige Anzahl von Geschäften zugewiesen wird, dass potenzielle Kunden rechtzeitig kontaktiert werden (per Telefon, E-Mail, über soziale Medien usw.) und dass sich die Verkaufschancen in der Pipeline kontinuierlich weiterentwickeln.

Indem Sie die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter während des gesamten Verkaufszyklus überwachen, stellen Sie sicher, dass jeder eine aktive Rolle beim Aufbau eines gewinnbringenden Verkaufsprozesses spielt.

5. Regelmäßige Überprüfung der Vertriebspipeline

Der letzte Aspekt der Verwaltung der Verkaufspipeline ist der Überprüfungsprozess.

Planen Sie jeden Monat oder jedes Quartal eine Überprüfung der Vertriebsleistung ein und nutzen Sie diese, um Ihre Pipeline zu analysieren und zu bereinigen. Wie viele Geschäfte haben Sie letzten Monat verloren? Wie viele kalte Leads verstopfen Ihre Pipeline? In welcher Phase der Pipeline gibt es die meisten Lecks?

Analysieren Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Daten, um diese Fragen zu beantworten. (Hinweis: Pipeline-Management-Tools wie Close erleichtern die Auswertung des Verkaufsprozesses).

Sie können Ihre Besprechungen zur Überprüfung der Vertriebspipeline auch nutzen, um mit Ihren Vertretern über die aktuellen Geschäfte zu sprechen, die auf dem Tisch liegen, insbesondere über die großen Fische in der Pipeline. Gemeinsam kann Ihr Team Hindernisse besprechen und Ideen für einen schnelleren Abschluss entwickeln.

Hacken Sie den Vertriebsprozess mit effektiver Pipeline-Management-Software

Um Ihre Vertriebspipeline effektiv zu verwalten (und keine Zeit zu verschwenden!), müssen Sie bestimmte Prozesse und Automatisierungen einführen. So erhalten Sie die Informationen, die Sie brauchen, ohne dass Sie sich durch Unmengen von Daten wühlen müssen.

Lassen Sie uns über fünf Methoden sprechen, mit denen Sie den Prozess der Vertriebspipeline verbessern und effizienter gestalten können.

1. Verwenden Sie ein Sales Pipeline CRM für 10x Automatisierungen

Die Erstellung Ihrer Vertriebskette in einer Tabellenkalkulation (z. B. SalesTable) kann für kleine Teams funktionieren. Aber Sie können Ihre Produktivität steigern, indem Sie ein CRM verwenden, um Daten automatisch zu verfolgen und zu organisieren.

Wir sind vielleicht etwas voreingenommen, aber wir sind der Meinung, dass Close eine der besten Optionen ist, um Ihren gesamten Vertriebsprozess zu automatisieren, von der Lead-Pflege bis zum Geschäftsabschluss.

Zu den Berichtsfunktionen vonClose gehört beispielsweise ein Opportunity Funnel-Bericht, der Ihnen alle wichtigen Metriken der Vertriebspipeline auf einen Blick liefert, darunter:

• Konversionsraten pro Stufe
• Gewinnrate
• Verkaufsgeschwindigkeit
• Durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss

Holen Sie sich die Informationen, die Sie brauchen, um effektive Entscheidungen zu treffen - ohne dabei viel Zeit zu verlieren. Close hilft Ihnen, Ihre Daten schnell zu sehen.

2. Verwenden Sie Vorhersagevorlagen, die mit Ihren Daten integriert werden können

Die Wahl der richtigen Prognosetools und Vorlagen hilft Ihnen, Ihre Pipeline besser zu verwalten. Außerdem erhalten Sie einen genaueren Überblick darüber, wohin sich Ihr Vertriebsteam bewegt.

Wenn Sie z. B. eine Vorlage für Umsatzprognosen verwenden, die in ein Google Sheet konvertiert werden kann, können Sie diese mit Hilfe von Zapier problemlos in andere Tools und Datenpunkte integrieren. Gewinnen!

Sehen Sie sich hier unsere Prognosevorlage an:

3. Kombinieren Sie Vertreteraktivitätsdaten und Pipeline-Konversionsraten, um effektiver zu planen

Genau zu wissen, was Ihre Mitarbeiter in jeder Phase des Verkaufsprozesses tun, ist nur ein Teil einer umfassenden Strategie für das Pipeline-Management.

Wenn Sie diese Informationen mit anderen relevanten Datenpunkten kombinieren, können Sie in die Zukunft sehen (ohne die Hilfe von Docs Delorean)!

Vergleichen Sie zunächst die Aktivitätsdaten der Vertreter für eine bestimmte Phase mit ihren Konversionsraten.

Welche Aktivitäten führen zum Beispiel in der Qualifizierungsphase zu Abschlüssen? Schließen Mitarbeiter, die sich auf Anrufe konzentrieren, mehr Geschäfte ab als solche, die nur E-Mails verschicken? Oder gibt es eine Kombination aus Telefon- und E-Mail-Kontaktpunkten, die zu einer größeren Anzahl von Abschlüssen führt?

Um Fragen wie diese zu beantworten, sollten Sie sich Zeit nehmen, um die Daten für jede Phase zu analysieren. Ziehen Sie dann anhand dieser Daten genaue Schlussfolgerungen und halten Sie sie fest. Sie könnten zum Beispiel feststellen, dass:

• Es braucht mindestens 4 Berührungen, um ein Treffen mit einem potenziellen Kunden zu bekommen
• Demos funktionieren in 74 % der Fälle besser als Verkaufspräsentationen

Sobald Sie diese Schlussfolgerungen haben, können Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter dazu anleiten, die richtigen Maßnahmen zur richtigen Zeit durchzuführen. Mit Close können Sie zum Beispiel die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter verfolgen und sogar eine Rangliste einrichten. Mitarbeiter, die mehr der angestrebten Aktionen durchführen, klettern in der Rangliste nach oben.

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Diese Schlussfolgerungen werden Ihnen auch helfen, Ihre Prognosen zu verbessern. Wenn Sie z. B. wissen, dass es im Durchschnitt drei Nachfassaktionen braucht, um Verhandlungen abzuschließen, können Sie die Zeit, die Sie für den Abschluss neuer Leads benötigen, genauer vorhersagen.

4. Integrieren Sie verschiedene Tools, um automatisch die richtigen KPIs zu verfolgen

Ihr CRM ist ein hervorragender Ort, um wichtige Daten zu sammeln. Aber es ist nicht das einzige Tool, das Sie zum Sammeln von Informationen und Analysieren von Metriken während des Pipeline-Management-Prozesses verwenden werden.

Wenn Sie alles in Ordnung halten wollen, müssen Sie ein System einrichten, das die Erfassung wichtiger Daten automatisiert und sie an einem zentralen Ort zusammenführt. Auf diese Weise müssen Sie nicht ständig verschiedene Tools und Systeme überprüfen, um die benötigten Daten zu finden.

Deshalb lieben wir bei Close Integrationen. Durch die Integration Ihrer bevorzugten Datenerfassungstools können Sie relevante Daten auf der Grundlage einer Handvoll wichtiger Kennzahlen sammeln, die Sie für Ihr Team ausgewählt haben.

Sobald Sie wissen, welche Kennzahlen Sie verfolgen müssen, erstellen Sie eine Liste der Tools, die Sie verwenden müssen.

Beginnen Sie mit Ihrem CRM. Hier sammeln Sie Daten über Ihre Kunden, eröffnen neue Geschäftsmöglichkeiten und sehen die Aktivitäten Ihrer Vertreter.

Fügen Sie dann weitere Tools hinzu. Verwenden Sie zum Beispiel Tools für die Kundenkommunikation wie Drift, MailChimp oder Zendesk? Was ist mit Analysetools wie Gong oder Google Analytics?

Sobald Sie diese Liste haben, sollten Sie einen Weg finden, alle diese Anwendungen zu integrieren.

Da Close CRM nativ mit allen oben genannten Tools integriert ist, können Sie problemlos detaillierte Daten sammeln und analysieren.

Wenn Sie möchten, können Sie Ihre Daten in ein Google Sheet einspeisen, oder Sie können sie mit einem Tool wie Geckoboard visuell darstellen.

Mit diesem Tool können Sie Ihr eigenes benutzerdefiniertes Dashboard mit Informationen aus verschiedenen Quellen erstellen und es dann für Ihre Vertreter anzeigen. Mit Zapier können Sie Geckoboard mit fast jedem Tool verknüpfen, das Sie möchten, einschließlich Close.

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Indem Sie Ihre Daten über verschiedene Tools hinweg analysieren, organisieren und integrieren, sparen Sie Zeit und haben einen besseren Überblick, um Ihre Vertriebspipeline effektiv zu verwalten.

5. Vorlagen für die Vertriebsplanung für Überprüfungen verwenden

Eine weitere Möglichkeit, Ihr Pipeline-Management zu verbessern, besteht darin, Ihre Besprechungen zu automatisieren.

Besprechungen sind zwar ein wesentlicher Bestandteil des Pipeline-Managements, aber die Vorbereitung und Teilnahme an ihnen kostet Zeit, die Entscheidungsträger wie Sie für andere wichtige Aufgaben verwenden könnten, z. B. für die Analyse der Leistung von Vertretern und die Entwicklung neuer Vertriebsstrategien.

Um den Zeitaufwand für Besprechungen zur Pipeline-Überprüfung zu verringern, können Sie Ihre Arbeitsabläufe mithilfe von Vorlagen automatisieren.

Warum erstellen Sie nicht zum Beispiel eine Vorlage für die Tagesordnung? So können Sie sicherstellen, dass Ihre Besprechungen nach einem ähnlichen Muster ablaufen, was allen Beteiligten hilft, den Überblick zu behalten. Wenn Sie Ihre Tagesordnungsvorlage in Google Docs erstellen, kann Ihr gesamtes Team zusammenarbeiten und seine Gesprächspunkte direkt in die Vorlage einfügen.

Diese Vorlage für die Tagesordnung könnte Punkte wie diese enthalten:

• Überprüfung der Aktionspunkte der letzten Sitzung
• Erwähnen Sie die Siege der letzten Woche/des letzten Monats
• Lassen Sie die Vertreter eine oder zwei Gelegenheiten hervorheben, von denen sie begeistert sind bzw. bei denen sie vor Herausforderungen stehen, und holen Sie das Feedback des Teams ein.
• Legen Sie für jeden Vertreter klare Aktionspunkte für die nächste Woche/den nächsten Monat fest.

Sie können in diesen Besprechungen auch benutzerdefinierte Dashboards für Metriken verwenden. Sie können zum Beispiel die Pipeline-Ansicht in Close verwenden, um eine visuelle Darstellung Ihrer Kennzahlen zu gewährleisten, während Sie mit Ihrem Team aktuelle Chancen diskutieren. So werden die Zahlen leichter nachvollziehbar.

Verwenden Sie diesen Prozess zur Verwaltung der Vertriebskette, um Ihre Vertriebskette zu verbessern

Ich möchte Sie erneut fragen: Schöpfen Sie Ihre Vertriebspipeline voll aus?

Wenn Sie die oben genannten Schritte zur effizienten Verwaltung Ihrer Pipeline durchführen, können Sie die richtigen Kennzahlen sowie die Aktionen Ihrer Vertreter verfolgen. Auf diese Weise können Sie Ihre Pipeline vollständig optimieren.

Wie das? Ihre Mitarbeiter sind besser darauf vorbereitet, sich um die qualifizierten Leads in ihren Pipelines zu kümmern, und Sie haben einen besseren Überblick über Ihre aktuellen Umsätze und zukünftigen Prognosen.

Wenn Sie bereit sind, Ihre Pipeline für Ihr Unternehmen vollständig zu optimieren, benötigen Sie die richtigen Tools für den Anfang. Sehen Sie, wie Close Ihnen helfen kann, eine optimierte Pipeline für Ihr Unternehmen zu erstellen.